インボイス制度の開始に合わせて発送業務もカイゼンを！

インボイス制度に合わせて業務改善に取り組む会社が増殖中

2023年10月から開始のインボイス制度。

経理部門のみならず、事業部門への負担もあり、後ろ向きになりがちですが、これを機会に業務改善に取り組んでいる会社も多く出現しています。

今回は、インボイスの発送業務をテーマに、現場における課題とDXを活用した対応例を見ていきたいと思います。

紙での発行に潜んでいる課題

DXが進んでいるとはいえ、今でも請求書の発送を郵送で行っている現場も多くあります。

郵送で発行する場合は、少なくとも

「請求書の印刷」

「請求書の封入」

「請求書の投函」

というステップを踏む必要があります。

たとえ数枚程度の請求書だとしても、印刷、封入、発送というのは手間がかかります。まして、月に数百枚以上の請求書を発行するとなるとかなりの工数を要することになります。

特に、日本の商習慣で請求書の発行は月締めで行うことが多く、月末から月初にかけては締めの作業から請求書の発送の完了まで一気に行う必要があり、ピーク時の業務量が跳ね上がりやすい傾向にあります。

請求書の発行は経理部門で行っている会社が多く、月初の月次決算と業務が重なり、残業が発生しやすい要因ともなっています。

そのような背景もあり、請求書の発行にかかる業務に課題感をおぼえていた会社は多いです。

オンライン発行によって解決できること

そのための手段として活用がされているのが、作成した請求データを紙の請求書として発行するのではなく、電子化した形式で発行する方法です。

具体的には、電子化された請求書をWebサイトからダウンロードする方法やメールに請求書を添付して送付する方法がとられています。

このようなオンラインでの発行方法に切り替えることによって、

「請求書の印刷」

「請求書の封入」

「請求書の投函」

という作業がなくなり、大幅に作業時間が縮減されます。

業務改善を志向して、オンライン請求が可能なサービスに切り替えている会社の数は相当数になっています。

実際、多くの企業から紙ではなく電子化された請求書が送られるようになってきているのではないでしょうか。

帳票形式が異なる場合への対応を求められることも

理想としては、全て同じ形式の請求書をオンラインで一律発行できるようになれば、業務フローは一つになり、かなりすっきりします。

ただ、請求書の発行は受取側の都合もあり、実務上は自社の都合だけで運用できないという面もあります。

例えば、請求書の形式が先方指定の形式で送らないといけないケースや、請求書以外の帳票として納品書や支払通知書を送らなければならないケースもあります。

先方指定の請求書発行の場合だけは郵送で送るとなると面倒ですよね。

そこで、そのようなニーズに応えるべく、システムベンダーが提供しているオンライン発行が可能なサービスのなかには、あらゆる帳票をオンラインで発行できるように設計されているものもあります。

そのようなサービスを活用すれば、帳票形式が変わったとしても紙で発行する必要はなく、オンライン発行を軸とする業務フローを大きく変えなくて済みます。

それでも紙で送ってほしいというニーズもある

実は、他にも現場では課題があります。

「オンラインの請求書の発行は受け付けないので、紙で送ってください。」という声への対応です。

「当社は、一切紙発行には対応しません。」と強気に言えればよいですが、それで取引終了となってしまうリスクを勘案すると、やはり紙で発送する対応も必要になってきます。

オンライン発行と紙発行が混在することになるので、取引先ごとに個別対応が必要になりますね。

このように業務フローが複雑になるのは手間ですが、紙での発行と比較するとオンライン発行の方が、業務効率がよいので、混在することも許容しつつ、徐々に紙発行の割合が低くなるように変えていくというのが現実的な対応でしょう。

私が関与しているケースでも、当初はオンライン発行と紙発行が半々程度でスタートしても、１年程度で大半がオンライン発行に理解を示してくれて、現在は限りなく100％に近い割合でオンライン発行に切り替わっているということも多いです。

郵送代行までしてくれるサービスも

このような紙発行が求められるケースを想定して、システムベンダーのサービスによっては、請求データをクラウド上にアップさえすれば、郵送代行をしてくれるというものもあります。

紙発行かオンライン発行かの区別は必要になりますが、郵送代行サービスを利用することで、自社で印刷、封入、投函といったことをしなくても済むのです。

さらには、郵送のみならず、FAXでの送付を希望している取引先もあるかと思います。このようなニーズにも応えるべく、FAX送付へ対応しているサービスもあります。

紙などの送付が残る企業については、そのような代行サービスも課題解決のひとつになりえます。

請求書のオンライン発行の流れに舵は切られていますが、まだまだ個別対応しなければならず、管理面で負担は大きいのが現実だと思います。

そのようななか、個別対応へ機動的に対応できるシステムをうまく活用することで、業務を改善できる余地はあります。

インボイス制度の開始に合わせてさらなる業務改善を考えてみてはいかがでしょうか。