電子帳簿保存法対応で経費精算システムをフル活用する

令和５年度税制改正で電子取引の保存に新たな猶予規程

電子取引の保存義務化の宥恕（ゆうじょ）期間が終了する2024年1月に向けて、多くの企業が電子取引の電磁的記録の保存（以下、「電子保存」）に取り組んでいます。

そのなかで、電子取引の電子保存について、令和5年度の税制改正において、一定の要件を満たせば出力書面による保存が認められることとなる新しい猶予措置が設けられました。

この猶予措置が出たことで、ある程度ペースを落として電子取引の電子保存への対応をする企業も出てくることが予想されます。

ただ、猶予措置はあるものの原則的に電子取引には電子保存の義務があるため、無理なく進められるのであれば原則的なルールに従って、電子取引は電子保存していきたいものです。

今回は、まだ電子取引の電子保存に関して進捗が芳しくない方向けに、どのような領域から進めるのが効率的かというテーマでお話をしたいと思います。

カバー領域を広くするためには経費精算システムが有益

電子取引の全てを電子保存しなければならないと考えると、請求書以外にも見積書、契約書、注文書、場合によってはメールの文面に至るまで、あまりにも範囲が広すぎてうんざりしてしまいますよね。

新たな猶予措置も設けられましたので、一気に全ての電子取引の保存方法を原則的な方法で保存するのでなく、原則的な方法で保存する範囲を絞ってから始めるというのも現実的と考えます。

そのような場合に、有益なのは電子取引で受領した請求書や領収書を電磁的に保存できる経費精算システムの活用です。

最近よく見かけるクラウド型の経費精算システムの場合、電子取引の保存要件である
真実性の要件のうち、タイムスタンプを付与できる機能が実装
していたり
可視性の要件の検索機能に関して、検索機能を確保できる機能が実装
されているものが多いです。

そのため、原則的な方法で電子取引を電子保存できるようになります。

では、実際どのような取引が経費精算システムでカバーされるのでしょうか。

利用方法　その１　従業員経費精算

まずは従業員の経費精算で利用するのが一般的な方法です。

以前は紙の領収書等しかもらっていなかったかもしれませんが、最近は従業員がインターネット経由でものを購入して経費精算をする場合などは、領収書等を電子取引で入手するケースも多いです。

この場合、入手した電子取引をどのように保存すべきか、ということが問題になってきますが、経費精算システムを導入していれば、入手した電子取引をシステム上に格納可能です。

登録する際に、日付はもちろん入力しますが、取引先も登録しておけば、日付、取引金額、取引先で検索が可能となります。一般的なシステムであれば日付または金額にかかる取引項目については、範囲を指定した検索や２以上の任意の記録項目を組み合わせた条件での検索も可能です。

この結果、経費精算システムを導入することで、従業員の経費精算にまつわる取引については電子取引の電子保存が完了することになります。

また、副次的な効果として、紙で入手した領収書等をスキャナ保存することで、電子帳簿保存法に規定されているスキャナ保存要件を満たすことも可能です。

こうすることで、従業員の経費についてはペーパーレス化が実現されます。

利用方法　その２　業者払い支払業務

せっかく導入した経費精算システムですが、従業員の経費精算だけで使うのはもったいないですよね。

仮に経費精算がほとんど発生しない従業員が多数いた場合、システム利用料金が高くつくことになってしまうかもしれません（従業員のアカウント数で課金されるシステムの場合）。

そこで、それ以外にも利用できたらコスパが良くなりますが、他の利用シーンとしては、業者払いのための支払処理として経費精算システムを活用するケースがあります。

業者払いの場合は、通常請求書を入手してそれを元に支払処理をしますが、最近の請求書は電子取引で入手するケースも多くなってきます。

そこで、電子取引で入手した請求書を経費精算システムに格納しておくのです。従業員の経費精算と同じように格納をすれば、電子取引の電子保存は完了します。

利用方法　その３　ワークフローがあるとなおよい

業者払いの経費精算を行う場合は、事前に社内の稟議等の決裁を受ける場合が多いと思います。

この際に、入手した見積書等を稟議書等に添付すると思いますが、見積書を電子取引で入手した場合には、どのようにその見積書を保存すべきかを電子帳簿保存法の視点から検討しなければなりません。

この場合に、経費精算システムにワークフローシステムも実装されていて、そのシステムに電子取引で入手した稟議書等を格納できれば、電子取引で入手した各種資料も電子保存が可能となります。

今回は、経費精算システムを活用した電子取引に関する電子保存対応についてお話をしました。まだ、進め方で悩んでいる方のお役に立てれば何よりです。