グループウェアの導入メリットとは？Google WorkspaceとMicrosoft365の特徴と機能比較も

テレワークの普及に伴い、従来と同じ業務のやり方では効率が落ちてしまうという課題が出てきています。そのような課題解決に効果的なツールが、Google Workspace（旧G Suite）やMicrosoft365（旧Office365）などのグループウェアです。グループウェアはクラウド上にストレージを持ち、社内スタッフや外部の方とのファイルの共有や編集が手軽にできたり、リモート会議ができたりと、テレワークにさまざまなメリットをもたらします。本記事ではグループウェア導入のメリットに加え、Google WorkspaceとMicrosoft365についてその特徴と機能比較を紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内で効率的に業務を行うためのツール群のことです。メールやスケジュール、タスク管理、ファイル共有（クラウドストレージ）、オフィスソフトなどが含まれており、社内スタッフや社外メンバーとの情報共有や業務推進に効果的なツールとなっています。

一方、テレワーク特有の業務効率の悪さを改善するツールとしても注目度が高いです。数あるグループウェアの中でも特に有名なものがGoogle Workspace（旧G Suite）とMicrosoft365（旧Office365）であり、本記事ではこれらを中心に紹介します。

グループウェアの導入メリット

グループウェアの導入メリットの1つが、コミュニケーションの活性化です。グループウェアの中には、メールやカレンダー、オンライン会議、チャットなどが実施できるツールが含まれており、テレワークでも円滑なコミュニケーションが可能になります。

また、社内だけでなく社外の方とも共有可能なクラウドストレージや、共同編集機能がある点も、さまざまな場所で業務を行うテレワークには非常に便利です。さらに、文書作成や関数を利用した表計算、プレゼンテーションのためのスライドを作成するツールも含まれているため、日常業務のほぼすべてをグループウェアでカバーできるでしょう。

Google WorkspaceとMicrosoft365の比較

代表的なグループウェアであるGoogle WorkspaceとMicrosoft365には、それぞれどのような違いがあるのか、価格や容量、共同編集機能の観点から比較します。

価格・容量

Google WorkspaceとMicrosoft365の各プランと価格・容量の関係は下表のようになります。

Google Workspaceは利用可能なクラウドストレージ容量の違いによって、価格が変動する仕組みです。また、ビデオ会議に参加できる最大人数や、セキュリティ性についても違いがあります。

一方、Microsoft365はどのプランでもストレージ容量が1TBです。上位プランになると、デスクトップ版Officeアプリを利用や、高度なセキュリティとデバイス管理が可能になります。

共同編集機能

社内スタッフや社外の方と一緒に仕事をするうえで欠かせないものが、ファイルの共同編集機能です。共同編集機能はGoogle WorkspaceもMicrosoft365でも利用可能で、機能的にも大きな違いはありません。どちらを選んでもテレワークにおける作業効率を改善してくれるでしょう。

また、どちらもパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったデバイスをサポートしており、テレワークの自由度をさらに向上することが可能です。

Google WorkspaceとMicrosoft365の主な特徴

同じ「グループウェア」にカテゴライズされるGoogle WorkspaceとMicrosoft365ですが、ここではそれぞれの強みや特徴を解説します。

Google Workspace

Google WorkspaceはクラウドストレージであるGoogle Driveを中心とした機能が魅力的です。ファイルのリアルタイム共同編集が可能であり、テレワークでは特に高い効果を発揮するでしょう。また、セキュリティ設定が充実しているところも、パソコンなどのデバイスを持ち歩くテレワークにおいては大きな強みといえます。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドといったオフィス系ソフトに加え、オンライン会議のためのGoogle Meet、スケジュール管理のためのGoogleカレンダーなど、業務に必要なツールが一通りそろっているため便利です。

Microsoft365

Microsoft365は何といってもエクセルやワード、パワーポイントなどを含むMicrosoft Officeが使える点が最大の強みといえるでしょう。比較的高価なソフトであるOfficeの最新版が常に使えるため、1,360円～2,180円という月額料金も決して高くは感じないでしょう。

また、オンライン会議やチャット、通話や共同作業を一括して行えるTeamsも魅力的なツールです。オンライン会議ではZoomのように簡単に操作がおこなえ、かつOutlookのスケジュールから予約もできます。

まとめ

本記事ではテレワークの業務効率改善に適したツールである、グループウェアについて解説しました。グループウェアはコミュニケーションの活性化やファイルの共有・共同編集に役立ち、テレワークを推進するうえでは欠かせないツールといえます。その代表格であるGoogle WorkspaceおよびMicrosoft365は、最初に検討するべき2大グループウェアといえるでしょう。

よくある質問

グループウェアとは？

メールやスケジュール、タスク管理、ファイル共有（クラウドストレージ）などが含まれている、組織内で効率的に業務を行うためのツール群のことです。

グループウェアの導入メリットは？

テレワークでも円滑なコミュニケーションが可能になることや、社内だけでなく社外の方とも情報共有が可能になることなどが挙げられます。

Google WorkspaceとMicrosoft365の特徴・機能比較は？

価格や容量、共同編集機能の観点でさまざまな特徴があります。詳しくは記事の内容をご覧ください。