支払依頼書は請求書と同じ?面倒な業務から解放される方法も紹介

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わざわざ請求書をもらったのに社内向けに書類を作らなくてはならないなんて…と、支払依頼書は「面倒な書類」と思われていないでしょうか。今回は支払依頼書とはなにか、そして「めんどくさい」を簡単に終わらせる「クラウドサービス」について解説します。

支払依頼書とは?


支払依頼書とは、取引先への買掛金などについて、実際に支払を行う経理部へ依頼をするために社内でやりとりされる文書のことです。

小さな企業では、担当者に届いた請求書をそのまま経理担当へ手渡しすることが多いでしょう。しかし、複数の部署があるような一定規模の企業ともなるとそうはいきません。その請求書が正しい内容か、部署長の承認を得ているのか、抜け漏れはないのか…などの情報を把握する必要があります。そのために支払依頼書が使用されるのです。

支払依頼書と請求書の違い


支払依頼書と請求書はどちらも何らかの取引があったことを証明する書類です。違う点としては、「社内用」か「社外用」かということです。

請求書は、何らかの商品やサービスの対価として発行されるものです。一方、支払依頼書は担当者に届いた請求書を、社内の経理部に支払処理を依頼するために使用されます。

支払依頼書は本当に必要?


社内向けの資料と軽視されがちな支払依頼書ですが、実は大事な役割を持っています。

支払依頼書を使うと、次のようなメリットがあります。

  • 請求内容に不正や誤りがないかをチェックできる
  • 取引先が指定した支払までの流れを確実に遂行できる
  • 支払がされるまでの流れがわかる
  • 支払依頼書を誰が担当したのかを明確にできる
  • 詳細が書かれているので、支払に滞りがなくなる

支払依頼書を作成すること自体は難しくありません。しかし、今まで導入していなかった企業がすぐに支払依頼書の仕組みが浸透できるかといわれると、短期的には難しいでしょう。いままで手渡しで終わっていた企業であれば社員の作業が増え反発も予想されますし、承認フローや回収方法など根付くまでに時間がかかります。それらを把握したうえで、支払依頼書の活用を視野に入れましょう。

支払依頼書の書き方


支払依頼書を作成するためには、Excelなどを使うのが一般的です。Excelでテンプレートを作成し、支払依頼が発生するごとにテンプレートを使用して作成するのがいいでしょう。作成した支払依頼書は印刷するもよし、PDFファイルとして経理部へ送信してもよしです。

また、支払依頼書はわかりやすくする必要があるので、シンプルなデザインが好まれます。デザイン性は気にせず、スムーズに支払処理を行うことを意識して使い勝手を重視して作成しましょう。

デザインが決定したら、以下の項目をすべて含むように作成してください。

  • 「支払依頼書」というタイトル
  • 支払依頼書の作成日
  • 支払依頼書の依頼者名/所属部署
  • 請求書ナンバー
  • 請求日(請求書の発行日)
  • 支払期日(支払の期限)
  • 支払先企業名
  • 支払方法(口座振込等)
  • 支払先情報(口座番号等)
  • 支払金額
  • 支払内訳
  • 承認欄(承認が必要な人数分)

これが最低限、支払依頼書に含む必要がある項目です。事業によってはほかにも必要な項目が出てきますので、しっかりと支払までの流れを想定して、漏れなく記入できる形にしておきましょう。

業務を効率化するクラウドとは?


請求書や支払依頼書に関する業務を効率化する手段として「クラウド」の活用があります。クラウドを使うことによってオンライン上で業務を遂行できるようになり、無駄な時間やコストのカットが可能になるのです。面倒な業務から解放されて、本来やるべき業務に集中することもできます。

支払依頼書を紙のままにしておくデメリット

支払依頼書を紙のままにしておくことには、たくさんのデメリットがあります。必要以上のコストがかかり、大きな損をしてしまうかもしれません。たとえば「印刷などのコストがかかること」や「情報の共有に時間がかかること」などがあります。デメリットをよく知ることによって、損失を回避する方法を考えましょう。

コストがかかる
たとえば印刷費用です。印刷する紙やインクなどだけではなく、印刷作業をする人件費もかかってしまいます。会社の規模が大きくなればなるほど、印刷の量や回数が増えます。そのうえ内容の修正があれば、対応後ににまた印刷をしなくてはなりません。

プロセスに時間がかかる
紙を使って支払依頼書を作成していると、コストだけではなく時間も無駄にかかります。なぜなら、支払依頼書を他の部署に回すには承認するプロセスが必要だからです。その場合、紙を回すため、上長にその場にいてもらい承認印をもらう必要があります。また修正や質問するときには、経理担当者が申請者へ実物を持っていく必要も生じます。このように時間がかかるのも紙であるデメリットです。

紛失のリスクがある
モノである以上、紛失のリスクがあります。紛失した場合、なくしたことに気づかなければ取引先への支払が滞り、続けば会社の信用問題となりえます。また、気づいたとしたら、依頼書を探す時間が発生し業務が滞ったり、責任の押し付け合いも発生し社内の雰囲気も悪くなるかもしれません。

このように紙で管理することのリスクは沢山あるのです。

クラウドサービスで支払処理をするメリット


クラウドサービスを活用して支払業務を行うことは、非常に多くのメリットがあります。たとえば、簡単に支払依頼書の作成ができる、支払依頼から振込までの工程をワンストップで行うことができる、一連の支払業務がクラウド上で完結するため書類紛失のリスク回避になる、などです。また、テレワーク時にも支払依頼から処理までの業務が可能になります。

クラウドサービス上で支払依頼から振込までを行うことは、支払依頼の申請や承認、支払依頼書と請求書の確認作業、支払手続きといった工程の多い支払業務の効率化につながります。

書類作成が簡単になる

まず、クラウドサービスを活用することによって書類作成が簡単になります。なぜなら、クラウドサービス側がテンプレートを用意してくれるからです。さらには、入力ミスは通知で知らされます。よって、書類作成上の小さなミスも見逃しません。

支払依頼書はたくさんの項目をミスなく入力することが大事です。いくらExcelでテンプレートを丁寧に作成したとしても、支払依頼ごとに書く必要がある項目で入力を間違ってしまってはすべてが水の泡でしょう。

クラウドサービスを活用することで、書類作成を簡単かつ正確に行えます。

支払業務を効率化できる

クラウドサービスの活用によって、支払依頼から振込の処理までがワンストップで完結でき、支払業務を効率化することができます。

支払依頼から支払手続きまでには請求書と支払依頼書の確認作業から、支払依頼申請、承認、支払手続きの処理、申請、承認といった多くの工程が存在します。その工程をすべてクラウドサービス上でワンストップで行うため、作業時間の短縮にもつながり、支払業務の効率化ができます。

また、支払漏れの防止も可能です。支払漏れを一度でも起こしてしまうと、取引先との信頼関係に大きなヒビが入ってしまいます。未然に支払漏れを防止するためには、クラウドサービスを活用しましょう。

紙の支払依頼書では、支払漏れを防止するために、すべての支払依頼に対して「支払済」「未支払」をわかりやすく明記する必要がありました。しかし、クラウドサービスであればオンラインで簡単に支払状況の変更と確認が可能です。いままでの「Excelで別シートを作成して管理」という面倒な作業から一気に解放されます。

テレワークにも対応できる

クラウドサービスを活用すれば、テレワークへの移行もスムーズに対応可能です。従来の紙をベースとした支払依頼等の管理では、内容の入力や、申請・承認のために会社に行く必要がありました。しかし、クラウドサービスではオンライン上ですべてが完結するため、無駄な出社をする必要はありません。

出社不要で必要業務が行えるので、新型コロナウイルス感染症によって定番となったテレワークにも簡単に対応できるのです。

クラウドサービスを使うならマネーフォワードで


クラウドサービスを活用するといっても、どの製品を使うのか迷いますよね。多くの人がクラウドツールの選択で迷い、結局はそのままクラウドをやめてしまうのは非常にもったいないです。クラウド活用におすすめなのは、マネーフォワードです。

マネーフォワードのクラウドサービスは、他社にはないたくさんのメリットがあります。どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

3,000社以上の導入実績

マネーフォワードのクラウドサービスは、業種を問わず3,000社以上に導入されています。企業の規模も中小企業から上場企業などさまざまです。それほど多くの企業に導入されている実績もあり、サービスの質もたしかなものになっています。

新機能が随時更新される

マネーフォワードのクラウドサービスは常に進化を続けています。現在、他社にはないテクノロジーを活用し、経費精算領域だけでなく、支払管理から債務管理まで幅広く効率化を実現させていく予定です。

まとめ

支払依頼書は請求書とは違って、社内で支払処理を担当している経理部へ、各部署が支払の依頼をするための文書です。支払依頼書を活用することによって、お金の流れを正確に把握することが可能になり、支払における諸問題が解決します。

しかしながら、支払依頼の数が多くなってくるとミスの可能性もしばしば。そんなときにはクラウドサービスを活用することを検討してはいかがでしょうか。クラウドサービスを活用するなら、既に3,000社以上が導入しているマネーフォワードがおすすめです。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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Bizpedia編集部

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