2019年9月13日、『MF Expense expo 2019』が開催されました。
マネーフォワードが提供する経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」チームが主催するイベントで、前年に引き続き2回目となります。
今年のテーマは「Change Readiness 経理はニッポンの伸びしろだ」。経費精算や経理業務をテーマに、計13人の登壇者による9講演が行われ、最新のノウハウや事例、ツールが紹介されました。
vol.3の講演ハイライトでお届けするのは、20年以上にわたりキヤノンブランドのビジネス向けドキュメントスキャナーを開発してきたキヤノン電子株式会社。経理部門の業務効率化に与えるスキャナーのインパクトについて語られました。
複合機やスマホのスキャンとは一線を画す利便性で業務効率をアップ
デジタル管理・ペーパーレスの流れが加速するビジネスシーンにおいて、書類整理はもとより文書をデジタイズするOCRまで、スキャナーが果たす役割はますます大きくなっています。では、スキャナーは経理部門の働き方改革にどのような貢献をするのでしょうか。キヤノン電子株式会社IMS事業企画部販売推進課長の牧田幹彦氏は次のように説明します。
牧田氏：「経理・会計部門は、帳簿や決算関係など、業務において紙のドキュメントの取り扱いがとても多いです。また、いくら自社でペーパーレスを推進しても、取引先から請求書などの書類が紙で届くケースはまだまだ少なくありません。完全なデジタルシフトが難しいとはいえ、書類の保管を電子化するうえではスキャナーの需要が高まっています。紙からデジタルへの移行は、ワークフローの改善や業務処理スピードにも関わってきます。経理・会計部門の業務で発生する輸送コスト、保管コストなどの削減は、スキャナーを活用して得られる産物だと考えています」
しかし、スキャンという機能に関していえば、複合機はもとより、最近ではスマートフォンやタブレットなどのデバイスでもドキュメントを電子化できるアプリがリリースされています。複数の機能を兼ね備えた機器があるなか、スキャナーを導入する意義について次のように話します。
牧田氏：「複合機で領収書をスキャンするときは、カバーをあけて一枚ずつ並べます。この作業が手間ですよね。また、複合機はフロアにいる社員が複数で共有して使うことがほとんど。スキャンする書類の量が多いときに複合機を独占して作業するのは難しいと思います。また、スマートフォンやタブレットは、カメラ機能で人物や景色を写すには便利ですが、やはり大量の紙を電子化するには非効率な手段だといえるでしょう」
また、手書きの文字や印刷された文字をデジタルの文字コードに変換する技術「OCR」など、スキャンという同じ機能を持ち合わせていたとしても、専用機であるスキャナーは利便性が圧倒的に優位だと牧田氏は続けます。
牧田氏：「スキャナーなら、違うサイズの紙でも連続読み込みができますし、自動検知システムにより原本のままのサイズを読み取れます。また、原稿の傾きも補正して、向きを正しくそろえることができます。さらに、原本の文字が薄かったり、紙が汚れていたりしても、複合機にくらべてスキャナーは読み取りの精度が高いです。スキャンの後工程に控えるOCRのことを考えると、読み取りが正確なほど間違いを直す手間が省けます。そのため、性能が高いスキャナーの方が、作業がより効率的になるといえます」
オフィスの規模やビジネスニーズに即して、多様な機種を手がけているキヤノン電子。経理部門の業務効率化を推進するには、手元に置けるサイズのスキャナーの導入が望ましいといいます。
牧田氏：「手元にある紙の文書を複合機で電子化しようとする場合、自席を立って複合機まで歩いていき、紙をセットして送信先のPCを選択、自席に戻ってからさらにPCのフォルダを開いて保存したいファイルを選択……というのがスキャン業務における一連の流れです。割と手順が必要ですよね。業務を担当する社員の目線に立つならば、手元にスキャナーがあって、紙をセットしてブラウザのボタンを押すだけでスキャンできれば、とてもスムーズです」
またキヤノン電子は、スキャナーとマネーフォワード クラウド経費をはじめ、Salesforce、BOX、kintoneなどのウェブアプリを連携させるシステム「Canon Web Scan Solution」を無償で提供しています。たとえば、このシステムを使ってマネーフォワード クラウド経費と連携させる場合、アプリを立ち上げて、レシートをスキャナーにセット、ワンクリックすればクラウドにアップロードが完了し、経費精算処理が簡略化できます。
講演では、実際に日常的にスキャナーを利用している株式会社グラッドキューブの経理担当者が動画で紹介され「紙の文書を一気に読み込んでくれるのでとても楽になりました。主婦の仕事にたとえるなら、お皿洗いを手洗いから食洗機に変えたような感じです」と生の声を会場に届けてくれました。
RPAの効果測定でスキャンの先にある業務改善も支援
ホワイトカラー業務では、RPAの導入によりソフトウェアロボットによる定型処理の自動化が進んでいます。デジタルデータを自動処理するRPAの活用に際しては、OCRによって文字情報を電子化することが不可欠。OCRとRPAを組み合わせたデジタル管理によって、業務効率を飛躍的に向上させることができます。
では、デジタル管理への移行によってどれほどの業務効率化が期待できるのでしょうか。牧田氏に続き登壇した情報システム研究室室長の三浦大樹氏が、とある小売店の実例をもとに解説します。
三浦氏：「各店舗から本部に商品を発注するときには、紙に手書きしてFAXで送信していました。本部は受け取ったらFAXをエクセルに転記し、集計後に基幹システムに入力していたそうです。この業務プロセスを見直そうとしたときに、各店舗で働く現場の人にとって慣れ親しんだFAXでの発注方法を廃止することは現実的ではありませんでした。そこで、手書きでの発注はそのままにして、FAXで送信する部分だけをスキャナーに置き換えることに。スキャナーで発注書をスキャンし、AI-OCRが手書きの文字を読み込み、RPAが情報共有アプリ『kintone』にデータを蓄積する管理に移行することにより、本部の業務負荷が大幅に減る見込みとのことです」
デジタル管理への移行に際しては、費用対効果が求められるものです。しかし、効果測定はかなりの手間とコストがかかります。そこでキヤノン電子では、RPAの導入効果を診断するサービスも展開しているとのこと。
三浦氏：「『RPA導入効果診断レポート』は、パソコンの操作記録からログをとり、ルーチン業務を定量分析してするサービスです。いつ・誰が・どのPCで・何をしたかという操作履歴を可視化し、部門別の負荷状況を明らかにするというものです。これにより、業務のどの部分でRPAを有効活用できているのか、いないのかを把握することができます」
まとめ
アナログからデジタルへの移行は、今後ますます活発になることが予想されます。しかし、あらゆるビジネスシーンから紙の文書が排除されることは当面ないでしょう。とりわけ経理部門は、紙の文書と無縁ではいられません。全体の仕事量が多い経理部門こそ、テクノロジーを活用して無駄な工数をカットし、コア業務にパワーを割けるような業務改善が求められているはず。その観点からすると、スキャナーの導入はスマートな選択だといえるのではないでしょうか。
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