マネーフォワード クラウド経費 第1回ユーザー会レポート 『経理 × Forward Night!』 経費精算業務、どうしていますか?

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マネーフォワード クラウド経費 ユーザー会

「マネーフォワード クラウド経費」を導入する会社の経理ご担当者にお集まりいただき、情報交換会を開催しました。導入企業をお招きしてのユーザー会というのは、弊社では初の試みとなります。マネーフォワード クラウド経費をどのように活用しているか、そして日々の経理業務で感じる課題や気付きなどをざっくばらんに語らっていただきました。その模様をレポートします。

経理担当者のための“経理ナイト”がついに実現

会場となったのは、田町にある株式会社マネーフォワード本社の特設ルーム。開場の19時15分を過ぎたころから、各会社のご参加者が続々と到着されます。さっそく会場の各所で、はじめましてのご挨拶と名刺交換が行われます。

この日お集まりいただいたのは、8社・12名の方々。男女比率はちょうど半々でした。人材サービスからメディア制作、飲料水販売、海運事業まで、幅広い業種の経理ご担当者がそろいました。

19時30分、マネーフォワードの管理本部経理であり、この日の司会を務める高倉が、開会の挨拶をします。

高倉:「以前から経理部門の方々同士の情報交換会をやりたいと思っていて、それが本日実現しました。今日は経理の実務について、ぜひ熱く語っていただければと思います。

この会の趣旨として、「発信・実践・実務話(Notお勉強)」、「ユーザー中心(Notユーザー参加型)」、そして「Not売り込み」の3つを大事にしています。

双方向で発信し、持ち帰って明日から実践いただけるようなことをぜひお話しいただけたらということと、マネーフォワードが中心ではなく皆さまが中心となってお話しいただく場に。そして、こうした経理担当者によるコミュニティーを今後も継続し、日々の実務の問題を解決する場にできればと思っています。

最後に、『経理フォワードで、フォワード(攻める)経理へ!』ということで、第1回、開催します!」

会場にはアルコールやソフトドリンク、軽食も用意されています。

高倉:「まずは、乾杯しましょう。カンパーイ!」

参加者一同:「カンパーイ!」

「マネーフォワードのおかげで上場できました」

ここからはマネーフォワード クラウド経費を導入する企業さまから、実際に導入してみてどうだったか、プロジェクターを使って紹介していただきます。1社目は、株式会社ユーザベース経理マネージャー・松本さまです。2016年からマネーフォワード クラウド経費を導入されています。

ユーザベースさまは、法人向けの企業・業界情報プラットフォーム「SPEEDA」や、ソーシャル経済メディア「NewsPicks」などを提供しています。従業員数は海外拠点を含め約500名で、2016年に東京証券取引所マザーズ市場に上場しました。

松本さま:「導入前の経費精算は本当に“昭和のやり方”という感じで、従業員がエクセルファイルに申請内容を入力し、それを経理が1つのファイルにまとめ、会計ソフトに入力できる形に集計・加工するという流れで、基本的にすべて手作業でした。またイレギュラーな経費については、その都度本人か上長に確認を取っていました。

特に大変だったのが、チェック作業でした。領収書を台紙に貼って提出してもらう際に、全部重ねて貼ってしまっていたり、上下の向きがばらばらだったりと、貼り方がひどいことが多くて(笑)。それをチェックした後も、手作業で全員分を集計し直し、仕訳する、という作業をしていました。結果、経費処理業務に3~4日はかかってしまっていました。

導入してからは、そのチェック作業が劇的に効率化されました。まずは申請データに領収書の写真が添付されるようになり、両者を同時に見られるようになりました。また弊社では所属部の上長や経理などいろいろな観点からチェックするのですが、それを同時並行で行えるようになりました。

従業員にとっても、スマホで精算作業ができたり、ICカードから電車の経路を自動で取り込めたり、タクシーに関してもレシートから日付や金額が自動で取り込めたりと、作業がかなり効率化されました」

そしてここで、弊社にとってうれしいこんなお言葉も飛び出しました。

松本さま:「マネーフォワードさんのおかげで上場できた、ということです(笑)」

その後、参加者全員を交えての質疑応答が行われ、「会計システムは何を使っているか」「経費精算システムを従業員にどうレクチャーしているか」「転職者にはどう伝えているか」などの話題が上がりました。

従業員へのレクチャーに関してユーザベースさまでは、「『マネーフォワード クラウド経費というシステムでこのように経費精算してください』というマニュアルを用意し、毎月の経費精算のアナウンスの際に添付しています。そのマニュアルの中に、マネーフォワードさんが作った詳細な使い方マニュアルのリンクを貼っています」とのことでした。

「経費の内容精査ができるようになりました」

2番目の登壇者は、株式会社ビズリーチで経理を担当されている塩田さまです。ビズリーチはインターネットを活用した人材サービス事業が主要業務で、エグゼクティブ向け転職サイト「BIZREACH」、20代向けの転職サイト「キャリトレ(旧:キャリアトレック)」、戦略人事クラウドサービス「HRMOS(ハーモス)」など、さまざまなサービスを展開しています。

塩田さま:「マネーフォワード クラウド経費を導入したのは2017年3月のことでした。背景には、業務拡大に伴う急速な人員拡大があります。従業員数は2015年7月には495名でしたが、2018年には1013名にまで増えました。最近は毎月30名近くが中途入社をしています。

マネーフォワード クラウド経費の導入以前は弊社も同様に、エクセルのフォーマットに従業員が入力し、それを紙に出して上長が承認の判子を押し、それを経理が集計して会計システムに取り込む、という流れでした。エクセルと領収書の金額が合ってないなどの諸々で、月初の2~3日は社内の従業員たちと差し戻しだけで毎月200通ほどのメールやりとりがありました。正直、内容の精査までは手が回らず、会計システムに取り込むだけで精いっぱいでした。

導入後は、承認までのすべてのフローをクラウド上で処理できるようになりました。経理では何かあれば差し戻したり、電話やメールで『ここがおかしですよ』と指摘したりしますが、システム上でメッセージのやり取りできるようになっている、アプリやウェブブラウザ上に用意されたチャット機能で、申請者とダイレクトにやりとりできるようになりました。ここが本当にありがたいなと思っています。

集計も今までは派遣社員の方に手で入れてもらっていましたが、それが自動的に集計されるようになり、内容の精査ができるようになりました。毎月おおよそ4~500人ほどが経費精算をするのですが、交通費をはじめICカードで読み取れるものは、ほぼ日付をチェックするだけで承認できるようになったのも非常に助かっています」

続いての質疑応答タイムでは、「メッセージに返事がない人はどうするか」「経理業務は何人で行っているか」「請求書の処理方法」「ルールを守らない人への対処法」「経理でどこまでチェックするか」「交際費の基準について」等々の話題が上がりました。経理でどこまでチェックするかに関して、塩田さまは以下のように答えていました。

塩田さま:「精算内容は各部署の上長が見て事業部のなかで完結してもらうようにし、経理ではほとんど見ない形にしています。

また、参加者からも積極的な意見が飛び交い、例えば、入力代行サービス(※レシートや領収書を撮影し、それをマネーフォワードのオペレーターが日付/支払先/金額を代理入力する機能)を積極的に活用している企業からは以下のような運用例があがっていました。

「弊社は領収書が大量に出るため、社員の精算作業は入力代行サービスの活用を推奨しており、実際に多くの社員がそれを使っています。入力オペレーターさんが間違えることはまずないので、ほぼチェックしていません。従業員自身が入力したもの集中的にチェックするようしています」

経理同士ならではの踏み込んだ話が交わせる場

その後、20時半ごろからは懇親会となりました。軽食がサーブされ、参加者一人一人が簡単な自己紹介をした後、フリータイムとなり情報交換が行われました。みなさん、思い思いに日々の経理業務の悩みや課題、気付きなどを熱く語らいながら、親睦を深められていました。

そして21時半頃、ユーザー会はお開きに。「会社を超えた経理同士という横のつながりはなかなかない」という声も多く聞かれ、普段あまり触れることのない、経理同士ならではの踏み込んだ話が交わせる場になったのではないかと思います。

今後もマネーフォワード クラウド経費では、こうしたユーザーさまによるコミュニティーやイベントを継続していきたいと思います。

執筆:田嶋 章博 (たじま あきひろ)

ライター、編集者。ファッション誌編集を経てフリーに。ビジネスまわり、カレーまわり、インタビューものを中心に執筆。モットーは「心が動くライティングを」。https://www.muchbako.com/



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