「Excel脱却からマネーフォワード クラウド経費導入、運用、そして解約までの軌跡」 MF Expense expo2018イベントレポートvol.8

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株式会社ウィルヘルムセン・シップス・サービス 新田浩也氏

9月7日、「経理から始める働き方改革」をテーマに開催された「MF Expense expo 2018」。法人企業の管理・経理部門、経営層などを対象に、自社のバックオフィス業務の効率化に有益な講演やサービスにまつわる多様なセッションが実施されました。

その中から、株式会社ウィルヘルムセン・シップス・サービスの新田浩也氏による特別講演をレポートします。同社は世界125か国で船舶用商品や代理店ビジネスを展開するノルウェー企業の日本法人で、従業員は約70名。新田氏はそこで経理部長を務めます。3年前より経理部の働き方改革を推進し、その一環でマネーフォワード クラウド経費も導入。一連の改革によって劇的な効果を得られたといいます。その後、諸事情によってやむを得ず解約されましたが、そうした経緯を包み隠さず紹介していただきました。

経理部の働き方改革で、残業時間が月50時間から5時間に改善

まずは、劇的な効果が見られたという経理部の働き方改革の取り組みについてです。

株式会社ウィルヘルムセン・シップス・サービス 新田浩也氏

新田氏 「約3年前から、経理部では働き方改革に取り組んできました。改革前は残業時間が1人あたり月間40時間ほどありました。その経理部を統括する私にいたっては、50~100時間です。

それが改革後、激減しました。自分でも信じられないような結果です。ここ最近の3~4か月の数字を見てみると、1人あたりの月間残業時間は約5時間に、私も5~10時間ほどになりました。5時間というのはほぼゼロに近い感覚です。

経理部の主な定常業務である月次決算は、もともとレポーティングを含めて6営業日までに行っていました。ただしB/S(貸借対照表)チェックまでは、締めを終えるまでは手が回っていませんでした。ところが改革後は、4.5営業日くらいまでに終えられるようになり、さらにはB/Sチェックに関しても締め前に行えるようになりました。あまりの効果の大きさに、今ではもう昔が思い出せません(笑)」。

この劇的な改善の理由はどこにあるのか、経緯を追って、話が展開されました。

新田氏 「なぜそれが可能になったか、要因はいくつかあります。初めの1年間ほど力を入れたのが、業務のプロセス改善です。日々の経理業務のムダをなくし、効率化を図ったのです。ところが残業時間なかなか減ってきませんでした。

しかし2017年の頭ぐらいから、本で読んだアドラー心理学の考え方をチーム作りに取り入れ、チーム内の安心感や信頼関係、貢献意識が高まるよう取り組んでみたところ、そこからプロセス改善の効果が急に表れ出しました。おそらく安心感や信頼感が高まったことで、新しい業務プロセスにチャレンジしようという意欲を引き出したのではないかと思っています。

そうして残業がどんどん減り始めてきた中で、改革の切り札として導入されたのが、経費精算システムの刷新、すなわちマネーフォワード クラウド経費導入でした。これにより改革の効果が加速し、前述のような劇的な数字にまで至ったんです。

働き方改革では他にも、パソコンのモニターを追加して2画面にする、残業削減を部員の評価項目に入れる、フレックス制度の導入といった取り組みも行い、それらも業務効率改善の大きな後押しとなりました」。

経費精算システムの選定基準は、申請者が楽になること

数ある経費精算システムの中から、なぜマネーフォワード クラウド経費が選ばれたのでしょうか? システムの選定方法と、実際にどのように導入を進めたのかについてお話いただきました。

株式会社ウィルヘルムセン・シップス・サービス 新田浩也氏

新田氏 「経費精算業務はもともとExcelで行っていました。弊社の社員数が約70名で、そのうち経費精算を行うのは40~50人ほど。この処理には月に25~30時間ほどかかっており、当初はExcelのままマクロを組んで効率化させようかとも考えていました。

ところがここ何年かで非常に優れた経費精算システムが数社から出てきて、ついにユーザー目線でExcelに勝るシステムが現れた、と感じました。またスマホで撮った画像が電子帳票として認められるようになったのもポイントでした。そこで早速、経費精算システムの比較サイトでまとめて資料請求をし、弊社が求める要件を満たした5製品を絞りました。各社にデモをしていただき、さらに検討を進めました。

特に重視していたのは、営業社員の経費精算が楽になることです。その点マネーフォワード クラウド経費は、家計簿アプリ『マネーフォワード』と同様、アプリベースでスキマ時間に作業でき、操作もわかりやすい。またOCR機能やスキャン、交通系ICカードとの連携など、さまざまな手段で経費精算データを取り込めるのが魅力でした。

また、領収書の画像を送るとオペレーターが入力してくれる“オペレーター入力”が手頃な値段で使えたり、さらには使った人数分だけ料金に加算されるアクティブユーザー制など、料金体系がシンプルでわかりやすいことも決め手の一つになりました。こうして弊社に一番合っているのはマネーフォワード クラウド経費だろうということで、正式に導入を決めました」。

クラウドサービス 選定要件

導入当初の社内の反応に反して、大きな成果が得られた

検討を重ね、導入の決定がなされた経費精算システム。しかし実は新システムの導入を懸念する社員も多く、歓迎ムードではなかったといいます。

新田氏 「“3か月やってみてダメだったら解約する”と約束し、社員への説明会を数回開き、クイックマニュアルも自作しました。また並行して数人の社員に先行で試験運用をしたところ、これは楽だ、ととても喜んでもらいました。そうした声も追い風となり、スムーズに全社での運用に移ることができたのです」。

新田氏からは、その後システム導入によって起きた社内の変化や、経理部門、営業部門からの喜びの声についても語られました。そして、その後起きた悲劇についても…。

新田氏 「システム導入で変わったのは、まずは内部統制が強まったことです。Excelの時代は主に合算した数字を扱っていましたが、新システムは何百行という項目をそのまま取り込めるので、経費の見える化が大きく進みました。また経費レポートに関しても、これまでのように申請書の原本をたどったりせずとも、経費精算システムから楽に出せるので、手軽に分析できるようになりました。期待していたユーザビリティの部分も、実際に使ってみて、あらためてマネーフォワード クラウド経費にしてよかったと感じました。

そしてなんといっても大きかったのが、経費精算にかかる時間の短縮です。まず経理部門に関しては、これまで経費精算の処理に毎月25時~30時間かかっていたのが、なんと5時間ほどになりました。さらには営業部門の方に関しても、これまで経費精算の申請に1人につき月間2~3時間かかっていたのが、30分程度にまで減りました。人によっては“まったく時間がかかっていない”という感覚を持ったようです。これまで月に2回、週末の約半日を費やして精算作業を行っていたという営業の方も、その時間が大幅に短縮されたととても喜んでいました。そうした申請者の声が私にとって一番の励みになりました」。

株式会社ウィルヘルムセン・シップス・サービス 新田浩也氏

新田氏 「ところが、導入から半年ほど経った頃、解約の悲劇が訪れたのです……。

弊社のアジア統括の担当者より連絡があり、アジア地区で共通の経費精算システムを入れることになったと通達がきたのです。当然、マネーフォワード クラウド経費は解約しなくてはいけません。私は反対しましたが、日本法人だけ参加しないわけにもいかず、やむを得ず解約するに至りました。

新しいシステムは、シンガポールの会社のものです。正直、機能面では日本の代表的な数社のシステムより劣っている印象です。でも最低限の機能は備わっており、加えて価格面や、複数社で同時に使えることや、英語と中国語でのサポート体制が整っているという点でグローバル性が高いなと感じました。差し出がましいようですが、日本の経費精算システムでも、今後こうしたグローバル対応が進むことを期待しております」。

まとめ

今回語られた、経理部門での働き方改革の全貌。チームの“マインド面”も重要であることや、経費精算システム導入で実現した劇的な残業時間の改善、そして会社という組織柄、想定外のシステム変更もあること等々、非常に臨場感のある講演でした。当日聴いていらっしゃった方々にも、自社での働き方改革や、経費精算システム導入の参考にされた方が多かったのではないでしょうか。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

執筆:田嶋 章博 (たじま あきひろ)

ライター、編集者。ファッション誌編集を経てフリーに。ビジネスまわり、カレーまわり、インタビューものを中心に執筆。モットーは「心が動くライティングを」。https://www.muchbako.com/



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