イマドキの経費精算【電車代編】〜ICカードの読み込みでたった3ステップで完了

「営業担当からの経費申請が遅い……。」
「エクセルへの入力ミスが多くて差し戻しが面倒……。」
「月末になると一気に申請が来ていつも残業になる……。」

そんな不満を抱える経理担当者に朗報です。今ドキの経費精算システム*を使えば、下記のようにたった数ステップあっという間に申請作業が完了するんです。

(*当記事では、「MFクラウド経費」を活用した経費精算の方法を紹介します)

イマドキの経費精算方法【電車代編】

あっという間に、電車代の経費精算作業が完了してしまいました。

速すぎて見えなかった、という方のために、下記に画像で申請ステップをもう一度ご紹介します。

 

おさらい:イマドキの経費精算ステップ【電車代編】

①「MFクラウド経費」のアプリを開く

②交通系ICカード(Suica,PASMO等)をかざす

③データが自動で読み込まれる

完了。

申請者は、アプリを開き、ICカードをかざしてデータを読み込むだけです。アプリのインストールや初期設定は必要ですが、一度設定さえしてしまえば、こんなにもスピーディーに電車代の経費申請作業ができるのです。

電車の経路・料金はICカードの履歴から自動取得されます。もちろん、定期区間の料金は省かれた状態です。手入力をする必要がないため、入力ミスを防ぐことができるうえ不正申請の防止にもなり、経理担当者は電車代申請のチェック・差し戻しの手間を大幅にカットできます。

また、アプリを活用している企業では経費申請の早期化にも効果がありました(MFクラウド経費調べ)。スマホでいつでも簡単に作業を行えることで、申請者はこれまでより早く申請をあげるようになり、承認者からの差し戻しなどにもすぐ対応できることが大きいからです。

つまり、「月末の経費申請待ちでもう残業したくない……!」という多くの経理担当者のお悩みを解決することができるのがイマドキの経費精算システムです。

モバイルSuicaなら、電車代精算はさらに簡単

先に紹介したのは通常のICカードを使った方法ですが、モバイルSuicaであればカードリーダーも不要、さらに簡単に自動連携が可能です。

エクセルはもう古い?これまでの電車代の精算方法

経費精算システムを導入していない企業で、電車代精算によく使われているのはエクセルのシート。しかしこのエクセルシート、「日付」「訪問先」「往復経路」「電車代」を一つ一つ手入力する必要があります。営業など外出の多い社員は毎月数十件もの入力が必要で、多忙な月末に手間と時間がかかるため、いつも申請が遅延気味になってしまうケースも。

経理担当者は、その度に申請の遅い社員に催促をし、加えて入力ミスがあった場合には差し戻しをしなければなりません。多くの企業において、双方の心理的ストレスや月末月初の残業の原因にもつながっているようです。

イマドキの経費精算に変わった、担当者たちの声*

(*MFクラウド導入企業事例の声より抜粋)

WAmazing株式会社 代表取締役社長 / CEO 加藤史子様


アプリがとても使いやすいですね。これまで経費申請に関しては、領収書をまとめたり、交通費の経路を入力したり複雑な作業だと感じていて後回しにしてしまうことが多かったのですが、MFクラウド経費のアプリを使うことで、その都度経費申請することができています。

 

クラスメソッド株式会社 小川 哲也様

交通費精算の課題が特に大きかったので、MFクラウド経費は現在営業メンバーで利用しています。交通費の登録は、会社にICカードリーダーアプリの入ったAndroid端末を設置しており、オフィスに戻った際にこれを利用しているケースと、帰社しない場合は経路検索で登録しているケースがあります。経路検索だけでもかなり便利になったというフィードバックがありました。個人の定期を登録しておくと、定期区間を差し引いて電車賃を表示してくれるのが便利です。乗換検索だと調べるのがなかなか手間だったりしますので。

「MFクラウド経費」を活用した事例について、もっと知りたい方はこちらもご覧ください。

 

BIZ KARTE編集部

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