当社経理に聞いた!電子帳簿保存法を運用してみて

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当社マネーフォワードでは、マネーフォワード クラウド経費をつかった電子帳簿保存法に対応した経費精算の運用が2017年1月よりスタートいたしました。そこで、当社管理本部経理の高倉(写真左)・植村(写真右)に実際に運用してみた感想をインタビューしました。

混乱がなくてホッとした

──まずはこの2ヶ月お疲れ様でした。電子帳簿保存法、スキャナ保存に対応したことにより業務フローが変わったと思います。振り返って感想教えていただけますか?

高倉:思ったよりも混乱が少なくてホッとしたというのが、率直な感想ですね。
業務フローを変更したことで社内からもっと不平が出るのかなと予想していましたが、全然そんなことがなく、良かったですね。

植村:そうですね。問い合わせも特になく、肯定的な意見が多かったのが印象的でした。

──なるほど。従業員が予想よりスムーズに業務フローの変更に適応したんですね。では、実際の経理業務ではどんな感想をもちましたか?

高倉:やっぱり領収書を探す時間が本当に減りました。
これが大きい変化です。すごく楽になりました。

植村:領収書との突き合わせがパソコンの画面上で完結するのは本当に楽ですよね。

高倉:いままでは台紙に貼られた領収書をいちいち探しており、これが手間でしたからね。

当社経理に聞いた!電子帳簿保存法を運用してみて

心にゆとりを持って業務に取り組めるようになった

領収書の保存方法これまでと電子帳簿保存法対応後

──従業員一人の承認作業にかかる時間はどれくらい減りましたか?

高倉:今まで申請が多い人だと一時間半はかかっていましたが、電子帳簿保存法に対応してからは一時間を超えることはなくなりましたね。

植村:そうですね。また、マネーフォワード クラウド経費だとアラートを一目で確認できるようになり心にゆとりを持って業務に取り組むことができるようになりました。

──不備がアラートで確認できるようになったことも業務の効率化に貢献しましたか?

植村:はい。注意してみるところとそこまで注意を払わなくてもいいところと重要度をつけることができ、業務が効率化されたなと感じます。

──領収書の突き合わせにかかる時間が減った以外に良かった点はありましたか?

植村:従業員の経費提出がいつもより早まりました。

高倉:意識の変化が起こっているみたいですね。すごくありがたいです。

スキャンするのは大変

──なるほど。では逆に大変だった点を挙げていただけますか?

高倉:画像が不鮮明であったり、タイムスタンプが3日を過ぎて押されていた場合は経理側で原本をスキャンしなければならないためそれが大変でしたね。

植村:そうですね。

当社経理に聞いた!電子帳簿保存法を運用してみて

──実際どんな不備が多かったでしょうか?

高倉:一番多かったのはタイムスタンプが法律の期限を過ぎて押されていたことですね。

植村:法律では領収書等を受領した翌日から3日以内と定められています。

──他に悪い事例はどういったものがあるでしょうか?

高倉:撮影例としては、このようにスマホが影になってしまっているものがあったり・・・。

領収書に影

高倉:光の使い方がフェルメールやん。美しい・・・。

フェルメール真珠の耳飾りの少女

出典:「真珠の耳飾りの少女」『フリー百科事典 ウィキペディア日本語版』
2017年3月28日 (火) 10:00 UTC、URL:Wikipedia

フェルメールとはネーデルラント連邦共和国(オランダ)の画家で、バロック期を代表する画家の1人である。映像のような写実的な手法と綿密な空間構成そして光による巧みな質感表現を特徴とする。フェルメール(Vermeer)の通称で広く知られる。本名ヤン・ファン・デル・メール・ファン・デルフト (Jan van der Meer van Delft)。

出典:「ヨハネス・フェルメール」『フリー百科事典 ウィキペディア日本語版』。2017年3月28日 (火) 10:00 UTC、URL:Wikipedia

高倉:これらは経理で撮り直すほどではありませんが、次回からは鮮明に撮影して欲しいですね。

──なるほど(笑)。ではこれらの領収書等は経理側で何件くらいスキャンしましたか?

高倉:電子帳簿保存法に対応した初月は申請1,246件中254件。次の月は申請1,129件中174件です。

植村:だいたい初月は申請数のうち20%で、次月は15%ですね。

──月を追うごとに減ってますね。

高倉:そうですね。件数で見れば80件ほど減っています。

植村:皆さんが運用ルールに慣れていけば、もっと経理側でスキャンする手間は減っていくと思います。目標は5%以下ですね(笑)。

──次に当社では2017年の1月より電子帳簿保存法に対応した運用を始めていますが、運用開始までのスケジュールを教えていただけますか?

高倉:はい。まず運用の3ケ月前には申請書を提出しなければならないので、2016年9月末に申請書を税務署に提出しました。
そこからは税務署の方とヒアリングが始まり、運用開始の1月までに数回やりとりをしました。

植村:訪問もありましたが、電話でのやりとりもありましたね。

高倉:はい。電子帳簿保存法に対応した運用フローが構築されているか確認がなされました。社内では運用一ヶ月ほど前から新しい業務フローの周知を図りました。

──新しい業務フローの周知を図るため、具体的にはどのような取り組みを行っていたのでしょうか?

高倉:当社では資料をオンラインで共有できるツールを導入しているので、そこに運用のルールをアップロードしたり、全社の朝会で説明したりチャットで情報を共有したりしていました。

植村:経費を特に使う営業担当には、時間をとって説明会を開いたり、ルールの理解が危なそうな人には個別でチャットを送り、念押ししていました(笑)。

全国に経理業務が楽になった感覚を広めてほしい

──最後に電子帳簿保存法に対応した運用ルールに変更して結果良かったですか?

高倉:良かったです!
いつもの経理業務が予想以上に楽になりました。ぜひ全国に経理業務が楽になったこの感覚を広めてほしいです(笑)。

植村:私もやって良かったと思います。まだ改善の余地はあると思いますが、総合的に考えるとプラスだと思います。将来的には撮影した領収書をその場で捨てられるようになったらいいですね。

「電子帳簿保存法に対応した結果」資料

マネーフォワードでは、経理担当者だけでなく営業など経費申請をする側の従業員にもマネーフォワード クラウド経費及び電子帳簿保存法に関するアンケートを実施し、その結果経費申請にかける時間がどう変化したか、新しい業務フローについて賛成か反対かなどの結果をまとめました。

ここではアンケート結果の一部を抜粋します。
経費システムの導入や電子帳簿保存法対応に際して、参考にしていただければと思います。

作業時間の変化

経費申請日の作業時間

業務フローの変更に賛成か。反対か。

法律の規定によりスキャナ保存の実施においては、領収書等を受領後3日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。また、領収書等には手書きで姓名を記入する必要があります。

タイムスタンプ3日以内ルール
手書きで署名するルール

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

Bizpedia編集部

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