電子帳簿保存法③~具体的なメリット~

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電子帳簿保存法に対応すると、経費精算が楽になるという想像はついているかもしれません。
ただ、実際に電子帳簿保存法に対応した場合どんなメリットがあるのでしょうか?
具体的に考えてみましょう。

電子帳簿保存法に対応した場合のメリット

・業務コスト・書類を探す手間の削減
・税務調査への対応
・保存の安全性
・環境にやさしい

業務コスト・書類を探す手間の削減

電子帳簿保存法に対応した場合、これまでの書面による領収書や証憑書類は全て破棄し、電子データを国税関係書類の原本とすることができます。
すなわち、保存場所・保存に必要なバインダー等の棚/文房具のコスト・そしてなにより人件費が削減できます。

また、同一の書類が複数発生することによるコストの増加やトラブルの可能性を排除することができます。
なぜなら、そのデータを必要な部署が、任意のタイミングで自由に閲覧できるようになるためです。
加えて電子データとして管理することにより、部門や用途別に分析をかけることができます。
例えば、いままではファイリングされた領収書を、一枚一枚手でめくって探さなければならないという煩雑さがありました。
しかし、これが電子データであれば検索をかけることができ経営管理の観点から生産性の向上へ役立てることができます。
経費申請フロー

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また、業務プロセス適正化に伴って本業の業務に時間をさくことで一人当たりの生産性を向上させることができます。

税務調査への対応

電子帳簿保存法に対応した場合は、税務調査において企業側の経理担当者が国税関係書類を探し出す必要がなくなり、調査官が自らデータの検索を行うこととなります。
したがって、税務調査対応時の時間やコストは電子帳簿保存法対応前と比べて大幅に削減されます。

また、大規模法人の場合には、現在でも、紙の証憑等を1枚1枚めくり確認することは手間がかかるため、電子データでの提出を求められることが多くなっています。電子帳簿保存法の承認を受けない場合、紙の証憑等を保存する必要がありますが、保存しておいた紙の証憑等は全く見られることがなく、保管コストが無駄になる事態になりえます。

保存の安全性

バックアップデータを適切に管理していれば、水害・火災等の災害があってもデータを普旧ことができます。もし書面で保存していた場合には、書面を失くしてしまえばデータを復旧させることはできません。電子データで管理すればスキャンされたデータを失うリスクはかなり少なくなることが期待されます。

環境にやさしい

コピーによる複製がなくなるため資源の節約・二酸化炭素の排出を減らすといった効果が期待されます。

まとめ

電子帳簿保存法に対応した場合は

・業務コスト・書類を探す手間の削減
・税務調査への対応
・保存の安全性
・環境にやさしい

上記のようなメリットがあります。これらのメリットに魅力を感じた方は、一度この機会に経費精算の仕組みを見直してみてはいかがでしょうか?

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Bizpedia編集部

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