• 作成日 : 2026年1月14日

Outlookのメール業務をCopilotで時短｜機能・導入手順・注意点を解説

日々の業務で多くの時間を占めるのが、Outlookを使ったメール対応です。確認、要点整理、返信文の作成といった作業は一つひとつは短時間でも、積み重なることで大きな負担になりがちです。特に、長文メールやCCの多いやり取りが増えると、判断や対応に時間を取られ、「見えない残業」につながるケースも少なくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、Microsoft 365 Copilotです。CopilotをOutlookで活用すれば、メールの要約や下書き作成、表現調整などをAIが支援し、メール業務の効率化を図れます。

当記事では、Outlookで使えるCopilotの機能や導入手順、活用時の注意点を整理し、メール業務を時短しながら生産性を高めるためのポイントを解説します。

Outlookで使えるCopilotとは？

Microsoft Copilot for Microsoft 365（以下、Copilot）はMicrosoftが提供する生成AIであり、Outlookに組み込むとメール業務を自動的に支援可能です。Copilotは、Outlook上で受信メールの要約、返信文の下書き作成、文章の言い回し調整などを行い、日常的なメール対応の負担を軽減します。

CopilotはAIが過去の文脈や指示内容をもとに文章を生成しますが、ユーザーのメール内容そのものを勝手に学習・公開する仕組みではなく、Microsoft 365のセキュリティ基盤に基づいて動作します。そのため、業務利用を前提とした設計になっている点が特徴です。

特に、長文メールの把握や返信作成に時間を取られがちなビジネスパーソンにとって、作業効率を高める実務向けAIアシスタントとして注目されています。

なぜ今OutlookでCopilotが求められるのか？

OutlookでCopilotが求められる背景には、メール業務の負担増大と生産性向上の必要性があります。ここでは、OutlookでCopilotが必要となる理由を解説します。

増え続けるメール対応が業務効率を圧迫する

メール対応の増加は、気づかないうちに業務時間を大きく消費します。社内外から届く大量のメールは、確認・要点把握・返信作成といった工程が必要で、1通あたりの作業は短くても積み重なると大きな負担になります。

特に管理職や営業担当は、CCに含まれる情報共有メールや長文のやり取りを把握するだけでも時間がかかり、集中力の分断につながりがちです。その結果、判断の遅れや返信漏れ、内容の読み違いが起こるリスクも高まります。メール業務が「見えない残業」になっている点が、業務効率を下げる大きな要因です。

CopilotがOutlookユーザーにもたらす価値

Copilotは、メール業務にかかる思考と作業時間を同時に減らします。Copilotを活用すれば、長文メールの要点を短時間で把握でき、返信文も指示に沿って下書きを生成できます。これにより「何が書いてあるか考える」「どう書くか悩む」といった時間を削減できます。

また、文面のトーン調整や表現の整理も支援されるため、相手に配慮したメールを安定して作成しやすくなります。単なる時短だけでなく、メール対応の質を保ちながら業務全体の生産性を高められる点が、Outlookユーザーにとっての大きな価値です。

OutlookでCopilotを使うと何ができる？

OutlookのCopilotは、読む・書く・整理するというメール業務の基本作業を幅広く支援します。単なる文章生成にとどまらず、受信メールの理解から返信作成、情報整理までを一貫してサポートできる点が特徴です。

ここでは、OutlookでCopilotを使うことで具体的に何ができるのかを、代表的な機能を解説します。

メールの要約

Copilotは、長文メールや複数人のやり取りを短時間で要約します。Outlook上でCopilotを使うと、スレッド形式で続くメールや情報量の多い長文メールの要点を自動で整理できます。誰が何を求めているのか、決定事項や未対応事項は何かといったポイントを簡潔に把握できるため、全文を読み込む必要がありません。

特にCCが多い共有メールや、過去の経緯が長く続いている案件では効果的です。内容把握にかかる時間を短縮できることで、判断や次の行動にすぐ移れるようになります。

メールの添削

Copilotは、メール文章の表現や構成を整える役割を担います。作成したメールに対して、Copilotが文法の不自然さや冗長な表現をチェックし、より分かりやすい文章に整える提案を行います。

また、丁寧さを強めたい場合や、簡潔に伝えたい場合など、トーンの調整も可能です。これにより、相手や場面に応じた適切な表現を選びやすくなり、文章表現に自信がない場合でも、一定の品質を保ったメールを作成できる点が大きなメリットです。

メールの検索

Copilotを使うことで、メール検索を会話形式で行えます。従来のキーワード検索では見つけにくかったメールも、「先月A社から届いた見積に関するメール」といった自然な指示で探せます。

Copilotはメールの内容や文脈を理解し、条件に合うメールを抽出します。フォルダをまたいだ検索や、件名を正確に覚えていない場合でも対応しやすく、過去メールを探す時間を大幅に削減できます。

メールの下書き作成

Copilotは、指示内容をもとに返信メールの下書きを作成します。「会議日程の調整メールを作成してほしい」「丁寧にお断りする文章を書いてほしい」といった要望を伝えるだけで、目的に合った文面を生成します。ゼロから文章を考える必要がなくなるため、返信作成の心理的負担も軽減されます。

生成された文章はあくまで下書きなので、最終的な確認や調整は人が行う前提ですが、作業の出発点として十分に実用的です。

メールから予定作成

Copilotは、メール内容をもとに予定作成をサポートします。会議日時や場所、参加者が記載されたメールから必要な情報を読み取り、Outlookの予定表に反映する操作を補助します。手動で日時や内容を転記する手間が減るため、登録ミスの防止にもつながります。

複数の調整メールを確認しながら予定を作る場面でも、情報整理を助けてくれる点が実務に向いています。

Copilot Chatによる作業サポート

Copilot Chatは、メール業務全体を横断的に支援します。Copilot Chatを使えば、「このやり取りの次に取るべき対応は？」「この内容を簡単にまとめてほしい」といった相談をチャット形式で行えます。Outlook内の情報を踏まえた回答が得られるため、判断の補助や作業整理に役立ちます。

単機能ではなく、考える作業を支えるアシスタントとして活用できる点が、Copilotの大きな特徴です。

CopilotをOutlookで使うには有料プランが必要

OutlookでCopilotを利用するには、Microsoftが提供する有料のCopilotプラン契約が必要です。代表的なのが「Microsoft 365 Copilot Business」で、Copilot Chatの機能に加え、OutlookやTeams、Word、ExcelなどMicrosoft 365各アプリ内で、業務データを踏まえたCopilotを利用できます。

無料版のOutlookではCopilotは利用できないため、業務で本格的に活用したい場合は、有料プラン導入が前提となります。また、エンタープライズレベルのセキュリティやコンプライアンスにも対応しており、法人利用を想定した設計になっている点も特徴です。

OutlookでCopilotを使うまでの手順

OutlookでCopilotを使うには、事前に契約と利用環境の確認が必要です。ここでは、導入時につまずきやすいポイントを押さえながら、実際に使用するまでの手順を順番に解説します。

Copilotを契約する手順

Copilotは、Microsoft公式サイトから有料プランとして契約します。まず、Microsoft 365 Copilot BusinessなどのCopilot対応プランを選択し、利用人数分のライセンスを購入します。この際、Copilot単体では利用できず、条件を満たすMicrosoft 365プラン（Business Standardなど）が別途必要です。

契約後は、Microsoft 365管理センターで対象ユーザーにCopilotライセンスを割り当てることで、各ユーザーが利用可能になります。法人利用の場合は、事前に社内のセキュリティポリシーや利用ルールを確認しておきましょう。

OutlookでCopilotを確認する手順

契約後は、Outlook上でCopilotが表示されているかを確認します。Microsoft 365にサインインした状態で、Web版またはデスクトップ版のOutlookを起動します。対応環境であれば、メール作成画面やCopilotアイコンから機能にアクセスできるようになります。

もし表示されない場合は、OutlookやMicrosoft 365が最新バージョンになっているか、ライセンスが正しく割り当てられているかを確認してください。また、法人環境では管理者側でAI機能が制限されているケースもあります。設定に問題がなければ、特別な操作をしなくてもOutlookでCopilotを利用できます。

OutlookでCopilotをうまく活用するポイント

Copilotを効果的に使うには、任せきりにせず「補助ツール」として活用する姿勢が重要です。要約や下書きはそのまま使うのではなく、内容の正確性や相手への配慮を必ず人の目で確認しましょう。

また、「誰に・何を・どのように伝えたいか」を具体的に指示すると、Copilotの出力精度は高まります。定型的な返信や情報整理にCopilotを使い、判断や最終調整は人が行うことで、業務効率と品質を両立できます。

メール処理の時短で生まれた時間を、本来注力すべき業務に充てることが、Copilot活用の最大のポイントです。

CopilotでOutlookのメール業務を効率化しよう

OutlookにおけるCopilotの活用は、メール業務の負担を減らし、業務全体の生産性を高める有効な手段です。長文メールの要約や返信文の下書き作成、表現の調整、予定作成の補助など、読む・書く・整理するといった作業を一貫して支援してくれる点が大きな強みです。

一方で、Copilotはあくまで補助ツールであり、生成された内容の正確性や相手への配慮は人が最終確認する必要があります。また、OutlookでCopilotを利用するには有料プランの契約や利用環境の整備が前提となるため、導入前に条件を正しく理解しておくことも大切です。

定型的なメール処理や情報整理をCopilotに任せ、人は判断や付加価値の高い業務に集中することで、無理なくメール業務の時短と品質向上を両立できるでしょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド

  マネーフォワード クラウドが監修する「AIの基礎知識」です。ビジネスや生活に役立つAIの基本と最新情報を分かりやすく解説。AIを身につけ、新しい一歩を踏み出すのを応援します。