労務業務の効率アップ！急成長企業が実践していることとは？
作成日：2024年3月25日
急成長企業にとって労務業務の効率化が重要な理由
急速に成長している企業でよくあるのが、新規事業の展開などをきっかけに社員数を増加するというケースです。それに伴い、労務担当者は入社対応・給与計算・社会保険手続きなど多岐にわたる業務量が増えるため非常に忙しい状態が続きます。従来の手作業や複雑な業務プロセスでは、これらの業務の効率は著しく低下し、結果的には企業全体の成長の妨げとなりかねません。
このような状況において、労務業務の効率化は、企業の成長を支える重要な基盤と言えます。急速な変化や成長に対応するには、業務の自動化やクラウドシステムの導入を通じた業務プロセス効率化・柔軟に対応できる環境づくりが不可欠です。
また、迅速かつ正確な入社者対応や福利厚生の管理は、労務業務の効率化は従業員の安心感や満足度向上にも寄与します。
こうした背景から、急成長企業では労務業務の効率化を実現するために、システムや業務プロセスの見直しが積極的に行われていると言われています。
実践！急成長企業が取り入れる効率化戦略
システムの一元化
システムの一元化は、業務の効率化を実現するために不可欠です。特に中小企業はバックオフィス業務の担当者が限られているケースが多く、システムの統合は重要な課題となります。しかし、多くの場合は異なるシステムが乱立し、手作業によるデータのやり取りが多くなりがちです。これは時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。
また、システム変更に伴う業務の混乱を最小限に抑えることも重要なポイントです。通常業務を行いながらのシステム移行は担当者の負担になりやすいため、段階的な導入もご検討ください。
業務の標準化
度重なるシステム改修が原因で業務プロセスが複雑化しており、特定の社員だけしか対応できない状態になっているケースもよくあります。そのままでは担当者の長期不在や離職によって業務が滞り、品質が劣化するなどの問題も起こりかねません。
この「属人化」の状態を改善するためには
まず現状を正確に把握することから始めます。その際、マニュアルの作成と並行して行うと効率的です。業務の流れや担当者の役割を見える化し、属人化している業務ごとにマニュアルを作成します。その過程では、社員が意見交換しながら共同作業することもノウハウの共有につながるため、業務の標準化につながります。
ペーパーレス化
ペーパーレス化を進めることで、入力ミスの減少・情報の迅速なアップデート・そして何よりも業務スピードの向上に期待できます。特に人事労務業務では、入社手続き書類・給与明細書・社会保険関連の書類など多数の文書が発生します。これらをデジタル化することで、書類の保管や検索が容易になり、労務担当者の時間を大幅に節約できるようになります。
デジタル化のもう一つの大きな利点は、遠隔地や異なる拠点間での業務連携の強化です。クラウドベースのシステムを利用することで、どこからでもアクセス可能になり、柔軟なワークスタイルを支援します。これは、働き方の多様化が進む現代において、特に重要な要素となります。
クラウド型システムによる自動化
クラウド型システムによる業務の自動化は、給与計算などの繁雑な業務の効率化につながります。マネーフォワード クラウド給与の場合、2日かかっていた業務が2時間まで減ったという事例もあります。また、企業の成長に合わせてシステムを拡張することができ、必要な機能を追加・調整できます。これにより、ビジネスの変化や成長に即座に対応することが可能となります。
自動化のもう一つの重要な側面は、コンプライアンスの遵守です。クラウド型システムでは、法令改正があった際にプログラムのアップデートを事業者側で行うため、企業は常に最新の規制基準に準拠することができます。