クラウド化で給与計算業務はどう変わるのか？
更新日：2024年2月13日
従来型の給与計算業務でよくある悩み
1.法令対応・社内規定変更のたびに起こるプログラム修正
柔軟な働き方を実現するために、人事制度などの社内制度を変更するケースが増加しています。しかし、従来型のオンプレミス型システムを利用している場合は、変更の都度、プログラムの修正をサービス事業者に依頼しなくてはいけません。
また、修正されたプログラム置き換えや、システムのアンインストール・インストールをするのは利用者側の作業となります。スピード感のある対応ができず、結果的に計算式を組んで手動計算する項目が増え、ミスが起こりやすくなることもあります。ミス回避のために確認作業が増えてしまうと、システムを導入してもかえって手間や時間が増えることになりかねません。
2.情報の取り扱いに不安を感じる
情報の取り扱いに不安を感じるケースも少なくありません。給与計算には、多くの個人情報が含まれます。強固なセキュリティシステムを構築して、情報漏洩を防がなくてはいけません。
しかし、給与計算に必要な情報を揃えるために人事管理システムや金融機関システムなどの複数のシステムを利用すると、データの書き出しやインポートにおいてミスが生じた場合、情報漏洩が生じる可能性はあります。情報流出を回避するためにも、データの書き出しやインポートなしに連携できるシステムが必要です。
3.特定の人しか業務を行えない
人事労務の業務には専門性が求められるため、長きにわたって特定の個人が業務全般を担当している企業は多いです。しかし、特定の個人が業務を独占する状態が続くと、業務プロセスがブラックボックス化し、進捗状況が把握できなくなるだけでなく、マネジメントが困難になります。
また、病気やケガなどにより、個人が急に業務を担当できなくなるリスクもあります。従業員への給与支給がスムーズに行われないと、会社の信頼性を大きく損ねることになりかねません。誰もが業務を行え、なおかつ担当者以外も進捗状況がわかる透明性も必要です。
クラウド型給与計算システムの業務プロセス
法改正のためのシステム対応しなくても最新版がいつでも使える
従来型（オンプレミス型）では、プログラムの修正はサービス事業者が対応します。ただし、実際にプログラムを置き換えたり、PCへのインストールを実施したりするのは利用者側です。一方、クラウド型ならサービス事業者がプログラムの修正からアップデートまで一貫して対応するため、利用者側の対応は不要です。法改正だけでなくシステムアップデートなどにより、給与計算システム導入後に何度もプログラムが変更されると予想されます。クラウド型なら、手間なく最新版を利用できて便利です。
勤怠管理システムなど必要データの連携をワンクリックでできる
従来型の中でもPCにシステムをインストールするタイプのものは、ほかのシステムとの連携は主に手動で対応する必要があります。データの書き出しから加工、取り込みまで、基本的には利用者側が手作業で実施しなくてはいけません。
クラウド型の場合、API連携やCSV連携に対応しているため、連携作業はすべてシステム上で簡単に行えます。すでに給与計算以外のシステムを導入している場合はもちろんのこと、これから導入する場合も、導入する前にほかのシステムと連携しやすいかどうかをチェックしておくことが大切です。
手当など変則的な支給項目の運用をすぐに開始
手当などの独自ルールを適用するときは、プログラムを修正し、システムの仕様自体を変更しなくてはいけません。プログラムの修正や仕様変更はサービス事業者側が実施するため、依頼から実行までに時間がかかります。
クラウド型なら利用者側で計算式を登録するだけで、すぐにシステムに反映することが可能です。ルール変更があっても、タイムラグなしに反映できます。
クラウド化が注目されている背景
クラウドサービスを利用する企業は、急速に増加しているといわれています。増加の背景としては、働き方の多様化やDXの推進といった利用者側のニーズの増加が挙げられるでしょう。クラウドサービスならインターネット上でログインすれば利用できるため、テレワークや外部への業務委託にも対応できます。
また、クラウドサービスの種類や提供事業者の増加も、利用者の増加の一因です。サービスの選択肢が広がり、価格も抑えられ、クラウドサービスを利用しやすい環境が整うようになりました。
給与計算システムも、クラウドサービスを選ぶ企業が増えてきています。頻繁に変わる法制度にもリアルタイムに対応でき、さらに複雑化・多様化するシステムともスムーズな連携が可能です。
クラウドシステムの仕組みを活用した業務効率化
業務効率化は、すべての企業が実現すべき課題です。給与計算システムにより業務効率化を推進し、給与確定前の確認作業やWeb給与明細の作成、振込などの手間のかかるプロセスをまとめて効率化しましょう。
クラウドサービスならオンプレミス型サービスとは異なりどの環境でも作業できるため、テレワークなどで対応できるようになるだけでなく、複数人で管理してミス回避体制を強化することも可能です。