-事務機器メーカー向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
事務機器メーカーの課題とDX化の必要性
事務機器・事務用品販売業界は急速に変化しており、デジタル技術の進化により新たなチャレンジが生じています。業界全体では、オンライン販売の拡大やクラウドサービスの普及が進んでいます。一方で、競争が激化し、価格競争に加えてサービスの差別化が求められるようになりました。
出典：NIKKEI COMPASS - 日本経済新聞「通信販売（事務用品）業界 市場規模･動向や企業情報」
事務機器・事務用品販売業界における課題として、デジタル化に伴う需要の変化、在庫管理の複雑化、そして効果的なオンラインプレゼンスの確立が挙げられます。顧客はより効率的なオフィス運営を求めており、持続可能性への関心も高まっています。これに対応するために、製品のデジタル化やクラウドベースのサービスの提供が必要です。
事務機器・事務用品販売業界において効率化が不可欠な理由は、競争が激しさを増す中でコスト削減や迅速なサービス提供が求められるためです。デジタルツールを活用して在庫管理や注文プロセスを最適化し、効果的な顧客サポート体制を築くことが必要です。さらに、データ分析を活用して需要予測を行い、適切な商品ラインナップを提供することで、顧客満足度向上と市場での競争優位性を確保できるでしょう。
事務機器メーカーにおける請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】仕入れる品種が増えている
企業のバックオフィス業務を円滑に進めるために欠かせないのが事務機器です。近年、事務機器メーカーでは、ペーパーレス化の推進により紙・インク・トナーによるランニング収益から新たなサービスへの移行も進んでいます。
そのため、事務機器メーカーで受領する請求書には、従来にはなかった商品やサービスも含まれる上、インボイス制度などへの対応を余儀なくされ、業務が複雑化しています。
【受領】手作業の請求書業務が残っている
Excelなどでの仕入管理を行っている場合、Excelデータと受領する請求書との突合せも手作業になりがちです。また、事務機器メーカーにおいては原材料の価格が上昇したり、運送コストが増えたりした場合に、仕入先の見直しも視野に入れなければなりません。
しかし、手作業に追われ、社内に提案する機会を逃すこともあります。債務管理においては、担当者がきっちりと仕入先管理ができる状態が望ましいと言えます。
【発行】請求書発行方法がいくつもある
事務機器メーカーでは、従来のように卸売業者に商品を販売する取引もありますが、メーカー直営Webサイトなどで消費者や企業に直接販売する取引も増えています。したがって、法人だけでなく、個人への請求書もあるため、比較的小さな取引における請求書の発行数が増えています。
法人との取引では紙の請求書、消費者との取引ではダウンロード方式など、請求書発行方法が多岐にわたることがあります。
【発行】まずは自社からDX化すべき
事務機器メーカーでは、スキャナやセキュリティ関連機器の取り扱いもあります。これらの機器は、政府のDX推進や電子帳簿保存法などの動向により需要が見込まれる可能性があります。
そのため、顧客に提案する場合には、自社にもデジタル機器やサービスを十分使いこなしている実績がほしいものです。自社の請求書発行も、少なくともDX化の途上であってもらいたいものです。
事務機器メーカーの請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
事務機器メーカーの企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善例
クラシコ株式会社様は、会社の成長とともに仕入先からの請求書が増え、業務負担が集中する中、銀行振込の自動化・ペーパレス化などの問題の解決を考えていました。
また、大量に届く請求書の開封や保管だけでも相当の事務量であり、紛失リスクも抱えていました。
請求書受領・経費精算業務の改善事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
事務機器メーカーの企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
事務機器メーカーにおいては、新たなビジネスモデルに対応すべく、種々の仕入先から受ける請求書について、極力データで管理できる体制を構築したいものです。小規模な事務機器メーカーであっても、業務フローを見直し、あまり費用をかけず、現行要員だけで新たなビジネスに対応できれば、社内の成功例を顧客にもアピールできます。
そのために債務管理においては、事前の購買申請から請求書の支払まで一貫して電子で処理できるソフトウェアが好ましいと言えます。紙で受領する請求書も受取・開封・ 保管などを引き受けてくれるオプションがあれば、コア業務に集中できるでしょう。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
顧客管理、債権管理は企業にとって重要な業務と言えます。バックオフィスの担当要員が限られている中で、これら管理業務以外に請求書発送業務が重くのしかかる場合、人為ミスの発生も考えられます。
債権管理ソフトを選択する際は、上流システムとの連携、受注データを分割・合算、収益認識基準への対応など多くの便利機能を持つものを選択し、効率化の可能性を広げるものがよいでしょう。事務機器メーカーは、今後は企業のバックオフィス業務の提案者としての立場に立って、債権管理ソフトを導入するという視点も重要です。