-化粧品業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
化粧品業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
日本製の化粧品は、コロナ以前においては世界第3位の市場規模でした。
参考：「化粧品産業ビジョン」の策定｜経済産業省、化粧品産業ビジョン
コロナ禍で落ち込んだ市場は今リカバリー期に入っており、その中で化粧品メーカーでは小売業者を通さず、直接顧客に商品を販売するDtoCモデルの拡大が進んでいます。例えば、ワタシプラス（資生堂）、My Kao Mall（花王）などのECサイトでは顧客データを収集し、それを活用して従来より細やかなマーケティング情報を得ることができます。実際に試さないとわからない「経験財」である化粧品が、ECへのシフトを進めたのはコロナ禍で対面販売が困難になったこともあります。しかし、DtoCの拡大は他業種からの参入を後押しし、化粧品業界をより活性化させることにつながりました。
そのような環境下で、化粧品業界のバックオフィスにおいても取引情報のデータ管理とIT技術の活用が求められます。例えば、請求書を受領するのも発行するのも従来は、「紙」を前提とした業務フローであったため、「紙」と「データ」が混在する現在も従来の業務フローが残っているケースが見受けられます。企業の競争力獲得のためにも、バックオフィスにおけるDX化は必須となりつつあります。
化粧品業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】ペーパーレス化がまだまだ進んでいない傾向
請求書の発行と受領では、その後の複雑さとしては受領のほうが難しいと言えます。加工業である化粧品メーカーにおいては、研究開発段階を経て商品化するために種々の素材を仕入れます。大量の請求書について、受取、内容確認、入力、承認、支払という過程を「紙の請求書」というものの流れで考えていると、ペーパーレス化はなかなか進みません。
ペーパーレス化は紙をなくすだけではなく、業務全体をデジタル化することです。
【発行】販管ソフトや受注ソフトなど、各種システムが多く、連携性が不十分なことも
化粧品小売業においては、在庫商品が多いのが特徴です。多数の在庫を販売管理ソフトや受注管理ソフトで管理し、そこから請求書発行ソフトに連携するケースもあります。多くの連携を経ても、処理の重複や多重管理にならなければ問題はありませんが、連携が多いほどリスクが多いと言えるでしょう。
システム間のデータ連携がうまくいくよう、システム間の整合性を保つために神経をすり減らすという本末転倒の状態も考えられます。
【発行】得意先の都合に応じて通常の締めサイクル以外で請求書を発行する場合も
化粧品業界においては大口顧客の都合により、顧客独自の請求書締めを要求されることがあります。本来であれば、自社の請求書締めのサイクルで請求書発行するところを、特別に手動で請求書締めを行うケースです。
顧客に合わせた請求書発行もサービスの一環ではあるものの、請求書発行担当者だけしかそれを知らないことは大きなリスクと言えます。顧客ごとに異なる処理ができ、忘れないような仕組みがほしいものです。
化粧品業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
化粧品業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善例
クラシコ株式会社様は、会社の成長とともに仕入先からの請求書が増え、業務負担が集中する中、銀行振込の自動化・ペーパレス化などの問題の解決を考えていました。
また、大量に届く請求書の開封や保管だけでも相当の事務量であり、紛失リスクも抱えていました。
請求書作成業務の改善例
一次産業の生産者を支援するdot science株式会社様は、創業当初より知人の経営者からのすすめで「マネーフォワード クラウド会計」と「マネーフォワード クラウド請求書」を導入しました。
創業時のメンバーにバックオフィス経験者がおらず、どう進めるか悩んでいたそうです。さらに発注先も多いため、請求書作成やその管理についても課題を感じていました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウドインボイス
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
化粧品業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
顧客から請求書を受領した時点で、通常は次の支払締めまでの間に処理を完了させなくていけません。化粧品業界は、他産業に比べて売上原価率が低く、販売促進費などが多い傾向にあります。
参考：「化粧品産業ビジョン」の策定｜経済産業省、化粧品産業ビジョン
多くの異なる種類の請求書を決められた期間内に手際よく処理する必要があるため、ルーチンワークはなるべくサッと済ませたいものです。
債務管理ソフトを選択する際には、紙の請求書のデータ化およびシステムへのアップデート代行などを支援するサービスがあるかをチェックしてみましょう。インボイス制度が導入された現在、請求書受領業務こそ簡素化すべき業務の一つと言えます。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
ECサイトの拡大から、化粧品業界はデジタルとリアルが融合した事業へと変化しようとしています。請求書発行においては、ECサイトでは主として消費者を対象とするためカードやキャッシュレス決済で済むケースが多い一方で、業者向けの販売ではインボイスが求められ、請求書控えの保管も義務付けられています。
印刷、封入封緘、郵送など、紙の請求書では時間も手間もコストもかかるため、大幅な業務効率化実現のために、請求書発行業務でどんなサポートが受けられるのかをチェックしましょう。