-運輸・物流業界向け-
請求書ソフトの選び方・よくある課題・事例集

更新日:2024年2月13日

運輸・物流業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性


運輸・物流業界では、近年のインターネットショッピングの急速な浸透などによって市場環境が大きく変化しています。貨物輸送のニーズは減少する一方、宅配荷物は小口かつ多頻度化しており、消費者にとっての利便性向上のためには物流拠点の細分化が必要です。

国土交通省が公表する「令和4年度 宅配便等取扱個数の調査及び集計方法」によると、令和4年度の宅配便の取扱個数は約50億個に達しており、過去10年以上にわたって右肩上がりで増加し続けています。
参考:令和4年度 宅配便・メール便取扱実績について| 国土交通省

しかし運輸・物流業界では、慢性的なドライバー不足や高年齢化、燃料費の高騰による利益率の悪化といった課題に直面しています。さらに2024年4月からはじまるトラックドライバーの時間外労働の上限規制による「2024年問題」への対応も検討しなければなりません。

十分な対策ができなければ、輸送能力が低下する可能性も考えられるため、運輸・物流業界では生産性向上への取り組みが必要不可欠です。そのためには配達業務だけでなく、バックオフィス業務の見直しによる労働力の確保も重要であるため、DX化や自動化を通じて業務効率化を追求しましょう。

運輸・物流業界における請求業務のよくある課題

①取引者数が多く、請求書受取・発行の件数が多い

多数の請求書のイメージアイコン


運輸・物流会社では、複数の取引先を持つケースが大半であるため、取引先の件数に比例して請求書の送付先が増加します。またドライバーなどの従業員に加え、複数の拠点や輸送用トラックなどの設備を有することから、さまざまな経費が発生しやすく、受領する請求書の枚数も多いことが特徴です。

請求書の受取や発行のプロセスが手作業で行われる場合には、業務効率の低下やヒューマンエラーの発生リスクが高まることにも注意しなければなりません。

②紙の請求書発行をしていることも多く、印刷・封入・郵送に時間がかかっている

紙の請求書アイコン


運輸・物流業界では、長年にわたって運送業を営むような歴史ある企業が多く、長い年月をかけて社内インフラが構築されていることから、アナログな業務体制から脱却しきれていないケースもあります。

取引先への請求書の送付も紙媒体で郵送しているケースも多く、請求書の印刷や封入、郵送作業に大きな工数が毎月発生します。さらに請求書の内容に間違いがあれば再発行の手間が発生し、適切な管理ができないと未回収や二重支払いのリスクも増加します。

③本部の経理担当者が少なく、業務負担が多い・属人化しやすい

2人でパソコン作業をしているアイコン


運輸・物流業界の企業では、経理業務の担当者数が少ないケースが一般的です。このため一人あたりの業務量が増大し、オーバーワークやミスが発生しやすくなります。また、手作業による業務が中心となっている場合には、より一層担当者の育成や業務の引き継ぎが難しく、属人化のリスクが高まります。

社内での請求業務は煩雑になりやすく、経理担当者などの特定の従業員に依存せざるを得ない場合も多いことから、残業時間の拡大や業務のブラックボックス化が加速する場合も少なくありません。

運輸・物流業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例

①請求書送付業務を自動化したい場合

マネーフォワード クラウドインボイス
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
マネーフォワード クラウドインボイス」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。

またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。

②CRM・販売管理システムと連携して、手入力なしの請求書発行を実現したい場合

マネーフォワード クラウド請求書Plus

取引先に発行する請求書を作成する際には、自社のCRM・販売管理システムと連携し、受注データを呼び出すことで請求明細の入力を自動化させることが重要です。「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRM・販売管理システムと自動連携することで手入力なしの請求書作成を実現し、請求業務の大幅な効率化を実現できます。

CRM・販売管理システムの受注データを分割・合算(請求締め)して請求書を作成することも可能であり、社内で承認を受けたあとは、取引先に対してメールや郵送で一括送信できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも連携でき、売上仕訳の自動生成によって、経理業務の効率化にも有用です。

③請求書の受領~会計処理を効率化したい場合

クラウド債務支払
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。

受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。

運輸・物流業界の企業様に参考となる請求書・経費業務の改善事例

株式会社ガイアドリーム

請求書受領・発行業務の改善例①

小売や流通、外食、食品製造業を中心とした環境対策支援サービスを提供する株式会社ガイアドリーム様では、取引先から受領する請求書に関する電子帳簿保存法への対応に悩んでいました。
以前からストレージサービスを利用していたものの、毎月さまざまな形式で請求書が届くため、スキャニング業務が頻発していたそうです。

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電気機械器具製造業社イメージ画像

請求書受領・経費精算業務の改善例①

電気機械器具の製造を扱う同社では、請求書受領からの支払業務に多くの手間と時間がかかることを問題視していました。
紙で受領する請求書から会計ソフトへと振込システムへそれぞれ入力するようにしていたため、入力や転記ミスへの不安も大きかったようです。

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株式会社ナリヅカコーポレーション

請求書受領・経費精算業務の改善例②

製菓・製パンメーカー向けに食品香料や原材料の製造販売、輸入販売を行う株式会社ナリヅカコーポレーション様では、紙やエクセルを中心に行う経理業務に課題を抱えていました。
各拠点から、紙媒体で経費精算の申請書や請求書を本社へ郵送・一括処理しており、経理業務にタイムラグが発生していました。

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請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料

  • クラウドインボイス(送付)資料

    マネーフォワード クラウドインボイス

    法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減!

    すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。

    詳しくはこちら

  • 請求書Plus_資料

    マネーフォワード クラウド請求書Plus

    請求書発行から消込まで債権管理業務を一元管理!

    上流システムともシームレスに連携。手入力なしのクラウド請求書発行システムです。

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  • 債務支払資料

    マネーフォワード クラウド債務支払

    受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん&効率化!

    メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。

    詳しくはこちら

運輸・物流業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント

取引先・品目の自動入力

運輸・物流会社では、毎月継続して取引を行う得意先が大半であり、請求書作成においても同様の請求項目が反復される場合が多いです。このような背景において、毎回手書きやエクセルなどによって請求先や請求内容を記載することは効率的ではありません。また請求内容が似ていることで入力間違いにも気づきにくくなり、ミスが発生するリスクも高まるでしょう。

取引先や品目の登録機能を持つ請求書ソフトを導入することで、顧客情報や過去に作成した請求書の請求項目を呼び出すことができ、自社の請求書作成業務の自動化を促進することが可能です。

郵送やメール送付の効率化

取引先の件数が増加するほど、手作業による請求書の送付手続きではミスが発生しやすくなります。また送付作業にはまとまった工数を要するため、毎月の請求書発送手続きのために、経理担当者が時間外労働を繰り返している企業も多いです。

取引先への請求書の郵送やメール送付機能が備わっている請求書ソフトを導入することで、毎月の送付作業を大幅に短縮できるだけでなく、送付ミスの発生リスクを軽減することにもつながります。また請求書ソフトの導入を通じて、請求書送付のペーパーレス化を促進できれば、郵送コストの削減も期待できます。

CRM・販売管理システムとの連携

運輸・物流会社では、CRM・販売管理システムを導入しているケースが多いです。請求業務においては、CRM・販売管理システムの受注データなどに基づいて請求書を作成するため、請求書ソフトを導入する際には、社内のCRM・販売管理システムとの自動連携機能を有していることが重要です。

これらのシステム間連携ができない場合には、販売管理システムの受注データを手作業で請求書に転記しなければならず、計算間違いや入力ミスなどのリスクが高まります。