福祉業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2025年6月25日
福祉業界における経費精算業務のよくある課題
経費申請が後回しになることがある
ケースワーカーや福祉の専門家が関与する福祉サービス業界において、取り扱う情報の量は膨大です。オフィス内において情報の整理や共有、適切な保管がなされていないと業務が滞ってしまいます。
種々の情報を取り扱う中で、経費申請よりも優先度の高い業務があると、経費申請は先送りになることもあります。すると、バックオフィス業務に停滞や遅延が生じ、全体のパフォーマンスに影響を及ぼす結果となるでしょう。
コミュニケーション不足による遅延
福祉サービス業の経費申請において、申請者、承認者、経理担当の間でのコミュニケーションが不足している場合、情報の共有や問題の解決に時間がかかることがあります。
紙の運用に頼っていると、内容について問い合わせをするにも外出先からの帰社を待たなくてはならず、内容の確認ができないまま翌日に持ち越されることもあるでしょう。経費申請における不明点について、いつでも照会できるようなシステムが望まれます。
経費精算は手動で実施している
福祉サービス業においては、介護記録システムや勤怠管理システム、会計システム、人事給与システムなどを導入していても、経費精算処理は紙で運用しているところもあります。
新たなシステム導入によって発生する操作習得に係る労務や現場の混乱などから後回しになっていることも考えられます。しかし、少しずつシステムに慣れることで、従業員のITリテラシーの向上を目指すべきでしょう。
福祉業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
スマホでいつでも申請や承認ができるか？
福祉サービス業界においては、サービス利用者の経費を従業員が一時的に立て替えるケースが発生することもあります。
会社を通じて精算する場合、帰社後パソコンから経費申請するのではなく、経費発生時に申請できる体制になっていると効率的です。そこで、スマホで経費精算できる機能を搭載しているシステムを選びましょう。
スマホアプリなどを利用して、外出先での空き時間に経費申請できると帰社後の処理がラクになります。
ワークフロー上で申請者に問い合わせができるか？
システムを利用することで、コミュニケーションが増え、社内が活性化されることもあります。
福祉業界において、社内コミュニケーションは非常に重要であり、経費申請についても同様です。そこで、経費精算において、ワークフローに従って承認や支払の確認をする際、チャット機能などで細かく問い合わせができるものがおすすめです。
全体的な効率化を目指す場合、このような小さなやり取りの積み重ねが大切でしょう。
使い方について、いつでも問い合わせできるか？
福祉サービス業においても、従業員のITリテラシーの向上は必須ではありますが、システム利用経験の少ない人については、楽しみながら学べるようなサポート体制が必要です。
経費精算システムを導入する際には、社内でシステムに関するサポート窓口を設けることが一般的ですが、いつでも対応できるとは限りません。
そこで、使い方ガイドだけではなく、FAQや問い合わせ体制が明確になっているシステムを選びましょう。
福祉業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
ミス・パリ・グループ様の事例
マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。
株式会社HITOMIOテクノロジーズ様の事例
鍼灸接骨院を中心に、「健康寿命」を延伸するための仕組みづくりに取り組む株式会社HITOMIOテクノロジーズ様では、月6,000件を超える仕訳入力をすべて手作業で行っていました。月次決算に向けて休日出勤することもあったそうです。
また経費精算についても紙ベースでの申請・承認処理を行っていたため、非効率な経理や経費精算業務に課題を抱えていました。
福祉業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
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「しくじり事例」から学ぶ電子帳簿保存法への対応
令和5年度の税制改正大綱における電子帳簿保存法の改正ポイントを交え、電子化におけるしくじり事例のご紹介とその対策方法について解説します。
福祉業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
日本の高齢化は今後さらに進み、2060年ごろには75歳以上の人口が全人口の約25％を占めるとも言われています。それに伴い働く世代である生産年齢人口の割合も減少するものの、2040年における介護職員の必要数は約280万人と、現在の水準よりもはるかに多くの人材が必要となります。福祉分野に携わる人材の確保は、今後、一層厳しいものになるでしょう。
出典：厚生労働省「介護分野における「生産性向上」とは？」
この状況を打開するためには、ICTの活用や新しいマネジメントモデルの構築が求められます。デジタル化によって効率化できる部分はあるか、特定の職員に業務が偏っていないかなどを確認した上で、現在行っている業務を見直さなければなりません。
経費精算システムやICT機器を活用し、業務効率化を進めるのも一案です。