生保業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月28日
生保業界における経費精算業務のよくある課題
領収書が多くて整理しきれない
生保業界において、営業要員は顧客との関係を構築するため、頻繁に顧客訪問して食事や面談の機会を作ります。このような接待交際の機会が多いと、領収書や請求書が蓄積して整理するのが困難になりがちです。
一方、従業員の営業活動における経費は会社にて精算することになります。経費精算を効率的に進めるためにも、溜まった書類をまとめて経費申請するのではなく、発生の都度、申請できる仕組みが望まれます。
経費精算が間に合わないことがある
経費申請にあたっては、申請者が必要な証拠書類を添付しなかったり、不適当な書類を提出したりすることも起こり得ます。その結果、経費締め日ギリギリになっての申請や差し戻しとなり、支払いが間に合わないこともあるでしょう。
経費精算の多い生保業界では、このような理由でスムーズな承認や支払いが困難になるケースもあります。従業員の立替経費の場合、決まった日に入金がないと、次の営業活動に支障が生じることも考えられるのです。
経費精算にかかる時間が多い
生命保険の商品について、顧客は営業要員からの説明によって保険への加入メリットを判断します。顧客への提案がスムーズに進むように、営業要員は保険商品に関する知識をはじめ、顧客ニーズの理解、顧客のリスク要因評価、法律の理解などに対する日々の勉強や入念な下調べが必要です。
したがって、経費精算などの内部事務には、あまり時間がかからずストレスの少ない環境が望まれます。
生保業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
経費が発生した時点で精算を始められるか？
経費精算については、経費が発生した時点で経費精算を開始できるシステムなのか見ておきましょう。
生保業界で発生する会議費や接待交際費などの経費は、一日何回も発生することがあります。経費発生の都度、移動時間などを利用して経費精算ができるかどうかは重要な機能です。
発生した経費をその都度スマホなどのデバイスなどから申請することによって、申請内容に不備があって差し戻しがあるとしても、スピーディーに対応できます。
申請者、承認者、経理担当者の三方よしであるか？
経費申請ソフトは、給与計算ソフトや会計ソフトとは異なり、多くの社員が利用します。生保業界においては、顧客へのセールスを担当する従業員だけでなく承認者も多忙であり、経理担当者も経費精算ばかりに時間を割いてはいれらません。
そこで、業務に沿って自由に設定できるワークフローや法人カード利用における条件外アラートなど、それぞれの立場での利用を考えた機能があるかを確認しましょう。
マスタ更新が自動化できるか？
社内利用者の多い経費精算システムでは、給与ソフトや会計ソフトとの連携が考えられます。生保業界の内部事務の業務効率化を考える場合、まずはAPIを利用して他システムとの接続が可能であるかを確認しましょう。
そして、その際に更新の多い従業員、得意先、補助科目などの各マスタデータとの同期も連携されるかどうかを確認します。マスタ更新の都度、マスタ変更依頼をしなければならないフローだと効率化は進みません。
生保業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
セブンセンスR&D株式会社様の事例
2021年冬頃より「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド経費」などの複数のサービスを利用しています。マネーフォワード ビジネスカードを導入し、経費用カードとして従業員に渡しているので、立替金が減って従業員個人の負担が軽減されました。また、バーチャルカードを発行できるおかげで、経費部門ごとにカードを分けられるようになりました。
Ascent-Business-Consulting-株式会社様の事例
導入前はエクセルで経費精算をしていました。エクセルでの管理の場合、全ての作業プロセスにおいて間違いが発生するリスクがありました。 経費申請する従業員も計算を間違えることがありますし、経理が経費申請データを取りまとめる際にもファイルが複数にわたるため作業漏れが発生したりしていました。
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
生保業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
生保業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
生命保険業界は、長期的な契約に基づく保険商品を提供し、顧客の生命や健康を保障する業界です。生命保険業界の課題としては、低金利環境による運用収益の圧迫と、デジタル化の遅れによる顧客サービスの劣化が挙げられます。生命保険業界が低金利環境の課題と顧客サービスの向上の必要性に対処するには、デジタルツールの導入が有効な解決策となります。
デジタル化の推進は、内部プロセスの効率化だけでなく、顧客データの分析を通じて市場のニーズに即した新しい保険商品の開発につながります。特に退職世代からのニーズが高く、具体的には介護を受ける方や親の介護に関与する現役世代に向けた商品開発が求められています。
出典：金融庁「高齢化社会に対応した金融サービスの向上にむけて」
総務省の調査によると、国内の生産年齢人口（15〜64歳）は1995年をピークに減少の一途をたどり、2025年には高齢者人口が3,677万人に達すると予測されています。
出典：内閣府「高齢化の状況」
経費精算システムを利用することで、生命保険会社は経理業務の自動化と効率化を実現し、運用コストの削減につなげることが可能です。さらに、顧客関係管理システムや人工知能を活用したチャットボットなどのデジタルツールを組み合わせることで、顧客の問い合わせ対応や保険商品のパーソナライズがスムーズに行えるようになります。