自社に合った人事管理システムを選ぶのに重要な3つのポイント
作成日：2024年10月22日
近年、従業員情報の収集・管理の業務効率化に注目が集まっています。しかし、専用システムを導入するのは初めてという方も多く、「自社にとって最適なシステム」を選定するのが難しいとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、自社に最適な人事管理システムを選定するための重要な3つのポイントを解説します。
ポイント1.何をしたいのか・そのために必要なことを整理する
システム選定中にさまざまなベンダーと話すうちに「もともと何がしたかったのか忘れてしまう」といったケースや、システム導入後に「思っていたのと違っていた…」といったことが起こるのは珍しくありません。そのため、本格的に選定を始める前に現状の課題・目指したいゴール・最低限必要な機能をメモにまとめましょう。
問題点や課題をリストアップ
- 従業員からの届出用紙を見ながら転記するのに手間がかかる
- 複数のExcelシートに分かれていて更新のミスが起こりやすい
- 新入社員の受け入れで必要書類をつくるのに時間がかかる
- 雇用契約書を入社日までに締結完了できるかスケジュールに不安を感じる
…など
具体的な目標を設定
- 従業員情報の一元化
- システム連携による労務業務全体の効率化
- 給与計算業務の効率化
- 従業員からの書類回収をペーパーレス化
…など
必要な条件や機能をリストアップ
- 給与計算や勤怠管理など周辺サービスと連携できる
- Web上で雇用契約書の作成から締結まで行うことができる
- 過去履歴/未来の情報変更(ex.住所変更の適用開始日指定など)が可能
- 管理したい項目を自由に追加することができる
- 担当者ごとに必要な項目の閲覧・編集権限を付与できること
- 従業員がPCやスマホから自身の情報を申請できる機能
…など
ポイント2.通常業務を行いながら導入を進めるのは可能か
システム導入には通常業務を行いながらの対応が必要なため、無理のない計画を立てることが重要です。すべての業務を一度にシステムに置き換えようとすると、負担も大きくなり、通常業務の効率が低下するリスクがあります。
そこで、マネーフォワード クラウドのように、ひとつの機能から段階的に導入できるシステムを選ぶことで、負担を軽減しながらデジタル化を進めることができます。
例えば、まずは給与計算システムを導入してから従業員情報の回収・管理をデジタル化し、さらに勤怠管理も追加していくといった方法です。
段階的な導入と計画的なスケジュール策定を通じて、無理のない計画を立て、企業の効率化と従業員満足度の向上を目指しましょう。
ポイント3.稼働後はスムーズにシステムを活用できるのか
システム導入はゴールではなく、むしろそこがスタートです。導入が完了した後、どのようにシステムを活用していくかが重要です。
そのなかで気になるのは「操作しやすい画面なのか」という点ではないでしょうか。従業員情報をオンライン上で回収して管理していく上で、従業員が使いこなせるという点が重要です。※マネーフォワード クラウドERPは「2021年度グッドデザイン賞」を受賞しています
また、給与計算システムなど他システムとの連携も気になる点だと思います。従業員情報を一元管理し、業務全体を効率化するにはスムーズな連携が必要です。候補システムが他の業務システムとどのように連携できるかを確認し、必要なデータがシームレスに共有されるかをチェックしましょう。これにより、データの二重入力や手動でのデータ移行といった手間を省くことができます。
※マネーフォワード クラウドは人事労務の領域はもちろん、経理財務領域までカバーしています。そのため業務全体のDX化を促進します。
システム選定の体験談
実際にシステムを導入した企業の体験談を知ることで、選定や導入後の効果について具体的なイメージを持つことができます。そこで「マネーフォワード クラウド人事管理」を導入した体験談を紹介します。システム選定のポイントや導入後の活用方法についての参考にしてください。
従業員情報のメンテナンス時間削減を目的に導入
勤怠管理や給与計算それぞれの専用システムを使っていましたが、従業員情報がバラバラでメンテナンスに時間がかかっていました。マネーフォワード クラウド人事管理を入れることで一元管理が可能に。業務の自動化や属人化解消に繋がったためスムーズに業務を行えるようになりました。(医薬品業界・従業員数1,000名)
抱えていた不安は「社内講習会」で解決
多くの従業員は外出しているため顔を合わせることが少なく、確認したいことがあっても時間がかかる状況でした。また、デジタルツールに明るくない従業員が多いため、使いこなせるのか不安でした。しかし、社内講習やお知らせを社内で行うことで解決。今では保険手続きも含めて郵送業務がなくなり、負担が大きく減ったと実感しています。(物流業界・従業員数300名)
取り残されていた届出書のデジタル化
従業員のスキルを把握し離職防止策を推進するよう経営層から指示を受け、先行してタレントマネジメント専用システムを導入していました。しかし、通常業務で必要な従業員情報の収集・管理はデジタル化しておらず「肝心な情報の収集がアナログ」という状況に。そこで、デジタル化するのであれば給与計算や経理システムと連携できることを重視して選定しました。
(IT業界・従業員数300名)
これらの体験談からも分かるように、システム選定の際には自社の課題や目指すべきゴールを明確にし、自社にとって必要な機能を判断することが重要です。また、段階的な導入と計画的なスケジュール策定を通じて、無理のない計画を立てることが成功の鍵となります。
