従業員増加時の負担軽減！社会保険手続きの効率化3つのポイント
作成日：2024年3月26日
従業員数の増加で負担がかかる業務のひとつに社会保険の手続きが挙げられるかと思います。給与支給額にも影響するため、正確かつ迅速な対応が求められます。そこで今回は、労務担当者の負担を軽減し、社会保険手続きを効率化するポイントを3つご紹介します。これらを活用することで、手続きのスピードアップはもちろん、ミスの防止にもつながります。
効率化するためには？
ポイント1.属人化の解消
社会保険手続きは専門的な知識が必要なため、特定の従業員しか業務の詳細な内容や進め方がわからない状態に陥っているケースがよく起こります。このような「業務の属人化」の状態のままでは従業員数増加に伴う業務量が増えたときの対応が困難になるため、企業にとって大きなリスクです。対策するには、現状の業務フローにおける課題を特定することが必要です。具体的なやり方が分からない場合は、業務マニュアル見直しから始めることをおすすめします。
ポイント2.電子申請システムを活用する
社会保険の手続きに関して、近年では電子申請システムの普及により、オンラインでの手続きが可能になっています。オンラインで手続きをすることで、申請から手続き完了までの時間を大幅に短縮できます。また、紙での申請に比べて書類の紛失リスクが低減されることも大きなメリットです。
ポイント3.各種システムとの連携
社会保険の申請には、家族情報を含めてさまざまな従業員情報が必要なため、入社時の書類から転記するなど手間がかかっている方も多いのではないでしょうか。手作業の場合はミスが起こりやすくなるため、ダブルチェックをするなど慎重な業務になっていることかと思います。
効率化のためには、システムの活用が有効です。マネーフォワード クラウドの場合、従業員情報をオンラインで回収し、ワンクリックで社会保険書類作成・提出のシステムに連携することが可能です。家族情報を含め、申請に必要な情報を取り込むことができるので、手作業をなくすことができて効率化につながります。
従業員数が増加する成長企業では、社会保険手続きの負担が大きくなりがちですが、属人化の解消・電子申請システムの活用・各種システムとの連携という3つのテクニックを用いることで、その負担を大きく軽減することが可能です。