2024年4月から施行される労働条件明示ルールの変更では就業場所・業務内容範囲が新たに追加されます。これまでのルールと何が変わるのか、その変更内容をまずはしっかりと理解しましょう。これらの変更により、企業はより詳細な情報を従業員に提供する必要があるため、作成・管理には細心の注意をはらう必要があります。
社労士が解説！「労働条件明示のルール変更～企業がやってはいけない5つのNG事項～」

労働条件通知書を適切に作成・管理するためのポイント

1. 変更される労働条件明示ルールの正確な理解とテンプレート活用
新たな労働条件明示ルールには、就業場所や業務内容範囲の追加など、重要な変更が含まれています。これらの変更点を正確に理解し、企業は従業員への通知をより詳細に行う必要があります。書類作成においては、これらの新しい要素を適切に組み込むことが必須です。

2. 個々の従業員に合わせたカスタマイズと迅速な更新
入社者対応が多い企業や複数の就業場所・業務内容を持つ企業では、通知書の作成と送付に特に注意が必要です。従業員ごとに個別化された通知書を作成し、契約変更があった場合は迅速に反映する体制を整えることが重要です。ミスの発生リスクが起こりやすい業務なので、最小限に抑えるための仕組みづくりをすることが重要です。

3. 書類の効率的な検索と管理
拠点が複数ある企業では、労働条件通知書を含む従業員情報に関する書類の管理と検索性が重要な課題となります。特に、企業の規模が大きくなるにつれて重要書類が増加するため、これらを迅速かつ正確に管理する必要性が高まります。このため、書類の検索と管理の効率化は、企業にとって重要な課題となります。

リスク軽減にはマネーフォワード クラウド人事管理の活用を

こうした課題を解決し、負担を軽減するためには、マネーフォワード クラウド人事管理の活用が有効です。マネーフォワード クラウド人事管理は、労働条件通知書の作成から配布、管理まで対応しており、効率的かつ正確に業務を進めることができます。また、電子的な方法による配布・契約締結も可能なため、紙の書類による手間やコストを削減できます。

既存のテンプレートをそのまま利用可能

新たなシステム構築やマクロを組むことなく、会社独自のテンプレートをそのまま利用できます。また、登録してある従業員情報から情報を読み込むことができるため、従業員ごとに異なる就業場所・氏名ミスなどが起こる心配がありません。

書類の発送作業をなくし、封入ミスを防ぐ電子締結

作成した文書を送信し、「書類の内容に同意」を押して頂くことで電子締結が可能です。
発送作業のためにダブルチェックをしながら印刷・封入・投函をしていた業務が飛躍的に効率化し、さらには封入書類のミスを防ぐこともできます。

見たいときにすぐ見つかる！検索性の高さ

従来の書類管理では、調べたいことがあってもキャビネットから書類を探すのに手間がかかります。クラウド上で書類を管理するマネーフォワード クラウド人事管理では、必要な書類をどこからでも簡単に検索して迅速に見つけることができます。時間と労力を大幅に節約して業務の効率化を実現できる上に、書類保管スペースの削減にもつながります。

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