従業員数増加に必須！身上異動の手続きをラクにする方法
作成日：2024年2月19日
従業員数が増加すると届出への対応業務が負担になる…
従業員数が増えるにつれ、身上異動の手続きも増えていきます。そのため、以下のようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか？1件の変更届への対応時間が20分かかるとして、従業員が増加すればそれだけ届出が増えていくことが予測されます。
住所変更
住民票などの証明書類の催促を従業員に繰り返しすることに
免許・資格情報の更新
ファイリングに手間がかかり、保管書類が増え続ける
通勤経路変更手続き
給与システムに手入力をしているが一度に多くの人に対応するため負担
システム活用で届出への対応が20分→5分に効率UP！
システムを活用することで、業務が以下のように変わります。手間を減らすのはもちろん、給与支給計算など関連する業務のミス削減につながります。
オンラインで住所変更手続きを可能に
オンラインでの手続きが可能なシステムを導入することで、従業員が自分で住民票などの証明書類を提出できるようになります。これにより、担当者の手間が軽減されるだけでなく、従業員の負担も軽くなります。
免許・資格情報の更新情報を電子保存
資料の保存を電子化することで、紙のファイリングや印刷用紙の増加を抑えることができます。また、電子化された資料は、必要な情報を瞬時に検索することができるため、効率的な業務運営が実現できます。
通勤経路変更の内容を給与システムに連携
給与システムと連携したサービスを導入することで、従業員が申請した通勤経路を承認後、その情報が給与システムに反映されるようになります。これにより、手入力による負担が軽減され、多くの従業員への対応でもミスを防止できます。
システムなら「マネーフォワード クラウド人事管理」がおすすめ
ここまで、システムを活用することで身上異動の手続きを効率化する具体例を紹介しました。従業員数増加に伴う手続きの負担を軽くするために「マネーフォワード クラウド人事管理」の導入をご検討してはいかがでしょうか？
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身上変更申請
住所や家族情報など身上変更がある場合に従業員自身から申請を行うことができます。管理者から申請依頼をかけることも可能です。
従業員情報の収集
自由にフォームを作成し、従業員情報の収集を行えます。やることリストで対応が必要な承認・提出・再提出操作を確認できます。
入社手続き用書類の作成
雇用契約書をはじめとした書類をかんたんに作成できます。差し込み機能がついたテンプレートが保存可能です。
見たい項目で自由に一覧作成
入社年度や役職など条件を指定して絞り込み検索ができます。また従業員情報をCSV出力する際も、出力する項目を選択可能です。
組織図・役職の管理
組織図や役職を登録し、管理することができます。ツリー形式で確認することが可能です。
担当業務に合わせた権限管理
給与担当、人事担当など担当業務ごとに閲覧・編集権限を設定することができます。複数業務を担当する従業員に対し複数権限を割り当てることも可能です。