新聞業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年6月4日
新聞業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
新聞業界は日々目まぐるしく動く世の中の情報を取材し、まとめ、紙面をつくりあげる必要があります。新聞の大きな収入源の一つである紙面広告においてもタイムリーな広告主のニーズに合わせた迅速かつ柔軟な対応が求められるのです。急な短納期の要望などにも応える必要があり、制作に時間を割くためにも契約はスピーディーに、効率的に実施する必要があります。
また、新聞業界の契約においてはペーパーレス化も大きな課題です。広告主からの広告出稿の契約、購読者からの定期購読の契約など、件数が多くなりがちであるため、紙の契約で実施していると膨大な量の紙を保管するスペースが必要となります。広告出稿の場合、継続的な契約となることも多いことから、効率的に内容を確認できる必要もあるでしょう。
このような事情から、新聞業界の契約業務においては、締結から保管まで全てのフローにおいて効率化の必要性が高いと言えます。
新聞業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
紙面の新聞の定期購読はインターネットから申し込み可能ですが、紙で行われているケースも少なくありません。また、紙面広告の広告主はデジタル広告と比較すると歴史ある業界・企業が多く、紙の契約書が好まれるケースもあるでしょう。
しかし、新聞の制作以外の部分でのペーパーレス化のニーズは逆に高く、契約業務についても例外ではありません。
契約締結までのフローを効率化したい
新聞の紙面広告の中には、掲載日に強い希望があり、契約締結から出稿までの納期が非常に短いケースも想定されます。契約締結までのフローが煩雑で時間がかかる場合、関連する部署全体に負担がかかる可能性もあります。
希望日に掲載ができない場合、新聞の大きな収入源の一つである紙面広告の失注にも直結します。業務負荷軽減だけでなく、収入確保の面からも契約フローの効率化は必須と言えるでしょう。
収入印紙代や郵送代を減らしたい
新聞への広告掲載は広告の請負にあたるため、印紙税法上の「2号文書」に該当し、契約の金額に応じた印紙代が発生します。
新聞への広告掲載は全国紙で多くのスペースを割いた場合、数千万単位の費用が発生するケースもあります。契約書に必要な収入印紙の金額は契約金額に連動して高くなるため、ときに非常に高額になってしまうのです。
また、契約件数が多いと、やり取りに要する郵送代も無視できません。
新聞業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
-
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
電子契約のシステム選定においては、電子契約と従来の紙の契約書をシステム上で一括管理できることが重要です。様々な購読者、広告主を相手にする新聞業界では、即座に全ての契約を電子契約に切り替えることは現実的ではないでしょう。そのため、切り替えが可能な契約先から徐々に移行していく必要があります。
紙の契約書もデータ化することでクラウド上でまとめて管理できると、移行期間の管理もスムーズに行えるでしょう。
-
契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
システムで契約書を作成し、締結までオンラインで完了することも重要です。広告出稿の契約の場合、案件によっては契約の締結から短納期での対応が求められます。そのため、契約の締結を迅速に行うことが、関連部署のリソースをひっ迫しないためにも、納期による失注を防ぐためにも重要です。出稿の契約は断続的に続くケースも多いため、締結した契約書をオンラインで保管し、内容をすぐに確認できるようにすることも求められます。
-
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約システムで締結した契約は、印紙税法上の課税文書に該当しません。そのため、「2号文書」に該当する内容の電子契約を締結しても、印紙税は必要ないのです。新聞の広告の契約はときに非常に高額となるため、契約の金額に関わらず印紙税が発生しないコストメリットは膨大なものと言えるでしょう。
また、メール等オンラインでやり取りが完結するため、郵送コストも省くことができます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社第一住建ホールディングス様の事例
幅広い不動産関連の事業を手掛ける第一住建ホールディングス様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により紙文化からの脱却を実現しています。紙文化の根強い不動産業界ですが、コロナ禍での紙の業務に課題を感じて電子契約システムを導入しました。
その結果、ペーパーレス化が実現し、業務が効率化して契約までのリードタイムを短縮できてきています。当初は社内外から不安の声が多かったものの、導入後は利便性が評価され、受け入れられているようです。
キューサイ株式会社様の事例
青汁やヘルスケア、スキンケア事業など、美容・健康事業を手掛けるキューサイ株式会社様は「マネーフォワード クラウド契約」の活用により、契約までの時間を従来の1/4にまで短縮できました。
電子契約システムの導入により、2名体制で全ての契約業務をこなす、担当者への業務付加が高い環境を効率化しています。1件あたり平均して60時間以上かかっていた契約業務を15時間程度まで大幅に短縮することに成功しました。
株式会社M&A総合研究所様の事例
完全成功報酬制のM＆A仲介を主要事業とする株式会社M&A総合研究所様は「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、契約コストをコストを1/10にまで削減しました。
従来から業務効率化のため他社の電子契約システムを導入していましたが、1通ごとに送信料がかかることが課題だったそうです。そこで送信料がかからない本システムに切り替えることで、システムの利用料金を従来の1/10と大幅に削減することに成功しました。
契約業務の効率化に関する参考資料
-
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
