レジャー業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

作成日：2024年6月4日

レジャー業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

レジャー業界のコンテンツ提供においては、実際に訪問・滞在してもらう設備の維持、管理が前提です。取引先には設備の新築・改修・点検などを行う業者や、清掃・警備などを担う業者、飲食や物販の業者、テナント業者などがあり、数多くの契約が欠かせません。
各種契約を紙で締結すると量が膨大になり、紙や印刷にコストを要するだけでなく、保管にも場所や人的コストを割く必要があります。

加えて、上記契約の中には、紙での契約書締結に際して印紙税が発生するものもあります。例えば、設備関連の請負契約や、一つの業者と継続的な取引を実施する際の継続的取引に関する契約などです。特に請負契約の印紙代は工事金額に連動するため、非常に高額となることが多く、無視できないコストと言えるでしょう。

契約の管理工数削減、加えて印紙代削減の観点からも、契約業務の効率化が欠かせません。

レジャー業界の契約業務において悩みがちなポイント

リモートワークに対応したい

レジャー業界のコンテンツ提供には現場ありきの業態が多いものの、内勤業務の一部はリモートワークへの切り替えが可能です。現場に十分なリソースを割くためにも、バックオフィス業務のリモートワーク化のニーズは高く、契約業務も例外ではありません。

ただし、従来の業務フローの場合は、出社の必要性が高いでしょう。リモートワーク化にあたっては、押印をはじめとした契約に関する業務の抜本的な見直しが必要です。

紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい

レジャー業界のサービス提供には、設備の改修や新設、清掃や保守点検など様々な事業者との提携が不可欠です。そのような取引先においては、紙の契約書が好まれるケースも想定されます。

しかし、紙での契約は作成や保管にコストがかかります。さらに、適宜契約の見直しを行うために内容確認する際にも効率的ではありません。契約業務効率化にあたって、ペーパーレス化は欠かせない要素と言えるでしょう。

収入印紙代や郵送代を減らしたい

レジャー業界の設備維持に不可欠な各種工事は「請負契約」、日常的な清掃・メンテナンスは「継続的取引」に該当します。それぞれの契約書を取り交わすにあたっては、印紙税が発生します。特に、工事の請負に関する契約は金額が高額になりがちなため、連動して印紙代も高額となる傾向にあります。

また、契約書を郵送でやり取りする際の郵送代も、積み重なると無視できるものではありません。

レジャー業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント

契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結

システムの検討にあたり、契約書の作成段階から保管までの全フローをオンライン完結できることは重要です。契約業務はレジャー業界の運営に欠かせない業務ですが、システムを整えればフルリモートでの締結が実現します。

抜本的なコスト削減、フルリモート化を実現するにあたっては、オフラインのフローを一切挟まず、完全にオンラインでの対応が完了することが欠かせないでしょう。

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紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理

システム上で作成した電子契約に加え、紙での契約書もクラウド上で一括管理できることが重要です。レジャー業界に欠かせない設備関連の取引先の中には、紙での契約を好む企業も少なくないでしょう。したがって、即座に全契約をクラウド化することは現実的ではありません。

そのような場合でも、紙の契約書をファイル化してシステム上で保管できれば、管理コストや内容確認にかかる手間を大きく削減できるため、業務効率化が実現します。

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電子契約で印紙代や郵送費が0円に

システム上で作成した電子契約は、印紙税法における「課税文書」に該当しません。つまり、紙で同じ内容を作成した場合に印紙税が発生するような契約でも、印紙代なしで契約を締結できます。レジャー業界では請負契約や継続的取引に関する契約が多く発生するため、印紙代の削減効果は膨大と言えるでしょう。

電子契約はメール等のオンラインでやり取りができるため、郵送費もかけることなく契約の締結が可能です。

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