住宅業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
住宅業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
住宅業界において、契約書の適正な保存・管理は非常に重要です。消費者相手のビジネスとしては単価の高い商品を扱う業界で、住宅の購入は買い手にとっても一生に一度の大きな決断であるケースも少なくありません。
建売住宅を販売する際の売買契約書、注文住宅を販売する際の建築工事請負契約書、いずれも買主にとって確定申告や将来的な売買・相続時に重要な書類です。しかし、顧客側で契約書を適正に管理できるとは限らないのが実情です。事業者側の契約書の保管義務は10年間ですが、契約書の半永久的な保存はアフターフォローとして顧客への付加価値になります。
2022年のデジタル改革関連法により、住宅の売買において電子契約が認められ、契約書の管理コスト・保管コストは大幅に下げられました。社内リソース削減の面でも、顧客へのアフターフォローの面でも、契約書を電子化して適正に保管することが強く求められます。
住宅業界の契約業務で悩みがちなポイント
①収入印紙代や郵送代を減らしたい
住宅業界の契約書において、収入印紙代は大きなコストです。建売の売買契約、オーダーメイドの注文住宅、いずれも数千万円規模の取引が珍しくない契約で、必要な収入印紙は契約書1通につき10,000円以上が基本です（500万～1000万円の取引の場合）。
各顧客との契約で同等以上のコストが生じるため、その総額は無視できません。また、顧客や社内間で書類を郵送でやりとりする場合、郵送コストも別途発生します。
②社内稟議のフローを効率化したい
住宅業界において、スムーズな契約の締結は売上に直結します。住宅の購入は見込み顧客の多くにとって一世一代の高額な買い物です。一度購入の意思を示しても、時間が経つと他の選択肢に目移りするだけでなく、手続きが遅いと信頼を失い購入の意思の撤回もされかねません。
契約がモデルハウスや販売所など、事務所と離れた場所で行われるケースも多いため、効率よく迅速に稟議を承認し、遠隔での契約締結を実現することが重要です。
③リモートワークに対応したい
顧客と対面で営業が行われることの多い住宅業界において、契約業務などのバックオフィス業務はリモートワークに移行しやすい業務の一つです。ただし、契約の金額が大きく、取引相手の多くが一般消費者である住宅業界において、契約書はセキュリティの高い環境で厳格に管理する必要があります。
契約業務のリモートワーク対応には、スムーズかつセキュリティの高い業務環境が求められます。
住宅業界の契約業務に役立つ電子契約システムの機能
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約に切り替えることにより、印紙代・郵送費が不要になります。電子契約で締結した契約も紙の契約書と同様の効力を持ちますが、電子契約書は印紙税法上の「課税文書」にはあたりません。そのため、紙の契約書であれば高額な収入印紙を貼り付ける必要のある住宅業界の売買契約書・建築工事請負契約書も、印紙代なしで作成できます。また、メールなどWebでのやり取りが可能なため、郵送費も発生しません。
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムでは同システムで作成した契約書はもちろんのこと、紙で契約した契約書もデータ化することでシステム上で管理できます。これまで締結していた紙の契約書も一元管理できるため、管理や保管に従来要していたコストも削減することが可能です。システム導入後も顧客や取引先の都合で紙の契約書での締結が必要な場合でも、管理事態はシステム上で統合できるため業務コストは下げられます。
契約業務をオンラインで完結
電子契約システムを導入すると、契約書の作成、稟議の申請から承認、締結から保管までの全工程をシステム上で完結できます。住宅業界ではモデルハウスやショールーム、販売所など事務所以外の場所で商談、契約されるケースも少なくありません。そのようなとき、遠隔からでもオンラインで速やかに契約業務の手配ができると顧客の信頼感を損なったり、時間が経って心変わりされたりといった損失を防ぐことができます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
ペーパーレスによるコスト削減と業務効率化を実現
不動産業界の第一住建ホールディングスさまは、2022年4月に「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
住宅業界を含む不動産業界において、売買や建築請負工事の契約で発生する印紙代は膨大なコストです。電子契約を導入したことで、ペーパーレス化によるコスト削減・業務スピード向上が実現しました。電子契約の締結数によらず、料金が一定である課金システムもサービス選択の決め手になりました。
バックオフィス業務の効率化を実現
建設工事受発注プラットフォームの運営を手掛けるクラフトバンク株式会社さまは、会社分割での設立時に「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
バックオフィス業務専任メンバーが少ない環境の中、バックオフィスのデジタル化をテーマに、契約業務を効率化できる電子契約システムの導入自体は前提とされていたようです。電子契約システムの知見が少ない現場社員でも、簡易な説明会の開催で使いこなせるシンプルなUIも評価いただいています。
契約数が増えても送信料を0円に抑えてコスト削減
M&A仲介を主要事業とする株式会社M&A総合研究所さまは、他社の電子契約システムからの乗り換えで「マネーフォワード クラウド契約」を導入されました。
当初使用していたシステムは従量課金制が採用されており、契約数が増えるほどコストが増える状況でした。マネーフォワード クラウド契約の料金体系「送信料0円」は、利用規模の拡大にも適していたそうです。
契約業務の改善に役立つお役立ち資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
はじめて電子契約を利用することになった方や、電子契約サービスの導入を検討されている方など、煩雑な契約業務に悩まれている方に、ぜひご覧いただきたい入門編の資料をセットにいたしました。
