食品業界の契約業務を電子契約システムで効率化

更新日：2024年2月13日

紙での契約業務が膨大になりがちな食品業界

食品業界は仕入先、卸先など取引する相手が他業種と比べても多くなりがちな業界です。それぞれの取引先とは取引内容に応じた契約書を締結するのが一般的です。契約書の締結は取引に欠かせませんが、作成から締結、保管までの各種業務の負担はトータルで考えると軽いものではありません。特に紙での契約締結を行う場合、様々な場面で時間とコストがかかります。

契約書を作成して送付したり、受け取った書類に捺印したりと、それぞれの工程に送料や人的コストがかかります。契約書一つひとつのコストは大きくなくとも、契約書の数が増えれば総合でかかる負担は無視できるものではありません。

特に食品業界は取引先が多くなりがちであるため、契約にかかるコストも肥大化する傾向にあると言えるでしょう。食品業界においては、紙での従来の契約書の締結が膨大なコスト増の要因となりかねないのです。

食品業界の契約業務で悩みがちなポイント

①社内稟議のフローを効率化したい

社内稟議のフローが煩雑であると、契約を締結する現場にとっても稟議を行う側にとっても大きな負担となります。とりわけ食品業界においては締結する契約の数が多くなる傾向にあるため、稟議に工数がかかると、トータルの手間は膨大です。

適正な契約を行うため、稟議は必要な手続きではあります。しかし、稟議で発生する細々としたタスクは関係者の負担となり、またそれに伴う契約の遅れから発生する機会損失も無視できません。契約の数が多い食品業界だからこそ、社内稟議フローの効率化は急務と言えるでしょう。

②収入印紙代や郵送代を減らしたい

食品業界は他業界と比べて取引先が多い傾向にあるため、契約のたびに発生する収入印紙代や郵送代も多く発生します。1回の契約で発生する印紙代・郵送代は数百円程度であっても、取引先が増えれば増えるほどに契約に関わるコストは膨らみます。トータルで考えると膨大なコストになりかねません。

食品業界は全業界の平均と比べても利益率が低く、単純計算すると契約1件あたりから生み出される利益が低いケースもあります。そのため、1回の契約に発生する印紙代・郵送代のコストも無視できないものと言えるでしょう。

③契約書の保管をラクにしたい

契約書の数が多いと、印紙代・郵送代のコストがかかるだけでなく契約書の管理・保管の手間もかかります。1通1通は数枚程度の紙の束であったとしても、量が増えてくるとその総量は膨大です。PDF化して電子保存する方法もありますが、紙の契約書は一定年数は元本を保管する義務があります。

また、PDF化するにしても、量が多いと単純なスキャンでも相応の手間がかかるのです。さらに、データで保管するにしてもフォルダに膨大な量のPDFを保存すると、必要なときに探し出すのにも時間がかかります。このように、紙の契約書は締結後も保管面において様々なコストがかかるのです。

電子契約システムで効率化できるポイント

契約業務をひとつのサービスで完結
電子契約システムを利用すると、契約の準備から締結、保管に至るまで全てのプロセスがひとつのサービス上で完結します。現場での稟議の起案から役職者による稟議の承認、承認後の契約の締結までのプロセスをシステム上でワンストップで行うことが可能です。さらに、締結した契約書はシステムに自動保存されます。
現場が地方の支社など離れている場合でもタイムラグなく契約の締結ができるため、契約に時間がかかることによる機会損失も軽減することができるのです。
詳しくはこちら

電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約システムで契約を締結する場合、相手方にメールなどで送るだけで手続きを進められます。締結された契約書は社内のシステムに自動保存されるため、社内外で書面をやり取りする郵送費もかかりません。加えて、電子契約システムで作成した契約書は法律上「課税事項に該当する文書」に該当しないため、印紙代を必要としません。
電子契約システムを導入することで従来発生していた印紙代・郵送費を削減することができます。
詳しくはこちら

紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムではシステム上で締結した契約はもちろんのこと、紙の契約書を一元管理できるものも多いです。電子化した紙の契約書も無造作にフォルダで管理すると管理が煩雑になりますが、システムに格納すれば適切な管理が可能です。
システム導入後も、相手方の都合で紙の契約をせざるを得ないケースも考えられます。そういった場合でも電子契約システムを導入すれば紙の契約書の管理も簡単に行えるのです。
詳しくはこちら