株式会社親交設計

クラウド勤怠導入で業務効率化だけでなく、新しい働き方まで実現しました

株式会社親交設計 取締役 市村啓子様
従業員の意識も改革。業務全体を効率化し、スムーズなテレワーク移行も実現
超高層ビルなど、建築物の構造設計を手がける親交設計様。電子タイムレコーダーを使用していましたが、2020年4月以降の「働き方改革」における各種規制への対応を見据え、勤怠管理効率化のためにマネーフォワード クラウド勤怠を導入。
従業員の意識改革にもつながり、業務全体の効率化ができた上、新型コロナウィルス流行以降には、テレワークへの移行もスムーズにできたそうです。また、すでに導入済みだったマネーフォワード クラウド給与との連携で、勤怠管理のみならず、給与計算の作業も大きく効率化できています。

煩雑な作業に苦しむ中、働き方改革への対応も迫られていた

タイムレコーダー導入後も作業の大変さは変わらなかった

市村様:私たちは、オフィス・商業ビルなどの超高層ビルや病院、倉庫等の構造設計を主に手がけ、免震構造により、社会の安心・安全を支えていくことをミッションとしています。

現在の従業員数は13名です。個々がプロジェクト進める形式であり、現場に直行・直帰するケースも多いため、各自の進捗や勤務実態を把握しにくい状況がありました。勤怠管理は総務職員1名が担当し、給与計算は私が担当していますが、当初はどちらも紙ベースで収集しExcelに手入力する形でした。

作業効率を上げるため、4年前にUSBでデータを取り込める電子タイムレコーダーを導入、また3年前にマネーフォワード クラウド給与を導入しました。しかし、給与計算は効率化できても、月初の勤怠集計・入力作業の大変さは変わりませんでしたね。直行や出張のために打刻ができていなかったり、打刻忘れをすることもあり、その度にタイムカードを書き直してもらわなければなりませんし、給与計算ソフトに直接データを入力できず、結局勤怠データは手入力が必要でした。

残業状況を把握できず、有休の残数管理も翌月の確認に

また、タイムレコーダーでは各自の残業状況をリアルタイムで把握できず、月末の締め日になって作業負担が偏っていたことが判明するという問題もありました。有給休暇の申請も紙で行っていたので、こちらの残数管理も1ヶ月後にずれ込んでいましたね。

国の働き方改革による残業規制や有休取得義務への対応が翌年に迫る中、「今のやり方では対応できない」と考え、クラウドの勤怠管理システムの導入を検討することにしました。


法律に準拠した機能や給与計算と連携できる点が決め手に

コンタクトセンターの丁寧な対応も信頼できた

クラウド勤怠管理システムを提供する各社を比較検討した結果、マネーフォワード クラウド勤怠は様々な機能が充実しているだけでなく、法律に準拠したアップデートをしているという点で安心できると考えました。クラウド給与と連携させることもでき、手入力の手間からも解放されます。また、コンタクトセンターに問い合わせた際、こちらの様々な疑問や不安にも丁寧に答えてくれて、信頼できると感じたことも導入の決め手となりました。

導入支援サービスを利用してお任せ。本来の業務に集中できた

導入の際には、初期設定の手間を省くために導入支援サービスもお願いしましたが、実現したいことを伝えれば、それに合わせた細かな設定までお任せできるので、本来の設計業務に集中することができました。

また、事前に「2020年4月の運用開始を目指したい」と伝えたら、あらかじめ進行スケジュールを作成してくれたことも非常に助かりましたね。「運用の前に一カ月のテスト期間が必要」というアドバイスのもと、3月いっぱいは従来の方式と並行して数字のチェックをしながら移行作業を行いました。従業員にも使い方に慣れてもらうため、タイムレコーダーの脇に打刻専用のPCを設置し、直行直帰の場合はスマホから打刻してもらうようにしました。直感的に操作できる画面のため、最年長の60代の従業員も問題なく慣れてくれました。

従業員の意識改革にもつながり、業務効率もアップできた!

3日かかった作業が1日以内に短縮。従業員全体の残業も削減

導入後、月初の作業効率は飛躍的にアップしました。以前なら、勤怠集計から給与計算までに実労働で3日はかかっていたものが、1日もかからず終わるようになりました。有給休暇の申請・承認もシステム内で完結できますし、残業状況もリアルタイムで把握できます。残業時間数などに応じたアラート表示もされるので、働き方改革への対応も負担なくできました。

それに、作業を担当する私たちだけでなく、従業員のみなさんにとっても効率化ができるようになったと感じます。タイムカードの書き直しや、各種申請にかかる手間がなくなったことはもちろんですが、何より、一人ひとりが稼働時間を意識しながら働くようになりました。上長と共に、本人も残業時間数をリアルタイムで確認できるので、「今月は残業が多いからもっと効率化しよう」「誰か手の空いている人に頼ろう」「来月は残業を抑えるために仕事のペース配分をしよう」など、個々の意識が大きく変化しています。より自律的に“自分の働き方”を考えてくれるようになったと感じますし、結果的に会社全体の残業時間削減につながりました。

クラウド勤怠の導入が“新しい働き方”を支える大きなサポートに

コロナ禍でもテレワークへの移行をスムーズにできた

今回の導入では、テレワークへの移行がスムーズにできたことも非常に良かった点だと感じています。偶然にも正式運用をスタートした4月に、新型コロナウィルスの影響でテレワークを実施せざるを得なくなりました。しかし、3月のテスト期間を経たことで、トラブルなくスムーズな移行ができました。その後、従業員の要望で原則テレワークを続けることになり、広いオフィスが必要なくなったため、より小規模なオフィスに移転し、その分のコストも削減できています。

マネーフォワード クラウド勤怠の導入によって、個々の働き方からオフィスの在り方まで、新たな選択肢を広げることができたと感じます。今後は、従業員のみなさんと一緒に、さらなる働き方改革をしていきたいですね。

株式会社親交設計
2011年に設立。超高層ビルをはじめとする建築物の構造計画・設計および監理を主務とする。免震、制震などの高い技術力・豊富な経験をもとに、大規模建築や超高層建物から小規模平屋に至るまで様々な建築用途に応じた構造設計を行う。また、既存建物の耐震診断やコンピューターによる建築設計支援(CAD)なども手掛ける。