年末調整の申告書回収が1.5ヶ月から2週間に短縮。問い合わせもほぼゼロに

少人数だからこそ、効率化が欠かせない

ーーはじめに、御社の事業内容を教えてください。

田中様（以降敬称略）： 「みんチャレ」という習慣化アプリを提供しています。ダイエットや禁煙、勉強など、一人ではつい三日坊主になりがちなことも、同じ目標を持つ5人1組のチームで励まし合い、報告し合うことで“持続”できる。そうやって習慣化を後押しするアプリです。個人のお客さまに加え、現在は自治体や健康保険組合が主なお客さまで、自治体の住民の健康づくり、組合員の生活習慣の改善などにも活用いただいています。

ーー田中さまの役割を教えてください。

田中： 労務を担当しています。入退社の手続き、給与計算、年末調整に加え、育児や介護などライフステージの変化に応じたサポートも担っています。会社全体は役員を含めて50名弱ですが、その労務まわりを実質一人で回しています。そのため、日々の手作業を減らし、業務を効率よく進めることが求められています。

導入前に抱えていた、紙回収ゆえの3つの課題

ーー導入前、年末調整ではどのような課題を感じていましたか？

田中： 当時は、計算や帳票の作成は税理士の先生に依頼し、申告書の回収だけを自社で行っていました。その回収を“紙”で行っていたことで、大きく3つの課題がありました。「郵送の往復に時間がかかること」「提出状況が見えず督促がしづらいこと」、そして「記入方法の問い合わせが多いこと」です。

1つ目の「郵送の往復に時間がかかる」については、当社は在宅勤務が中心のため、まず全員に紙を郵送などで配布し、記入・返送してもらい、不備があれば再度郵送で戻す、というやり取りが発生します。

バックオフィスのメンバーも在宅勤務のため、会社で書類を受け取れるのが週に一度ということもありました。そこで不備が1つ見つかると、修正・再提出してもらいますが、その修正を確認できるのは翌週以降です。
こうしたやり取りが積み重なり、漏れなく回収し終えるまでに時間がかかっていました。

ーー2つ目の「提出状況が見えず督促がしづらいこと」についても、詳しく教えてください。

田中：紙で回収していると、「従業員が記入を進めてくれているのか」「締め切りに間に合うように投函しているのか」がまったく見えず、届くまでわからない状態でした。

締め切り前に確認すると、「もう送りました」と返ってくることもあれば、「書き方がわからず記入できずにいた」ということも多々ありました。出社して郵便物を確認して初めて状況がわかるので、その前に督促や記入の案内をしようにも、動きようがありませんでした。

また、配布についても手渡しと郵送が混在していたため、「あの人に申告書を渡したか」が曖昧になることもありました。
提出状況をExcelで管理していましたが、私たちも毎日出社していたわけではないので、リストが最新の状況を反映しているとは限りません。申告書の一斉配布後に入社した方などもいて、渡した相手も、つまずいている相手も見えないまま、締め切りを管理しきれずにいました。

ーー3つ目の「記入方法の問い合わせ」も、対面で教えられないぶん、対応が大変そうです。

田中：そうなんです。記入方法の問い合わせが多く、その対応に追われていました。若手のメンバーも増えており、「年末調整とは何か」「自分はどこに記入すればよいのか」という段階から始まります。年代が上がれば、保険やiDeCoなどに加入する人も増え、申告する項目も増えていきます。

人数分だけ記入のパターンがあるのが年末調整です。オンラインの打ち合わせでは、紙を画面越しに見せてもらっても伝わりにくく、一緒に確認することもしにくいため、一件ずつ個別にチャットで対応していました。
当時はまさに「カスタマーサポートセンター」のようで、回収が完了するまでに約1.5ヶ月を要していました。

労務を一人で担っている以上、この時期に年末調整だけにつきっきりになれば、ほかの業務に手が回らなくなります。その状態を避けるため、まずは紙をなくしたいと考え、ツールでの改善に踏み出しました。

紙からWebへ｜決め手は「給与連携のしやすさ」と「従業員の負担の少なさ」

ーーマネーフォワード クラウド年末調整を選んだ決め手は何でしたか？

田中：最終的な決め手は、給与情報の連携と、従業員の負担の少なさでした。もともとの問題は、紙であること、そして所定の申告書は様式が複雑で記入の難易度が高いこと。この2つでした。そこで、Web上で質問に答えていくだけで申告書を提出できるツールを探し、他社のサービスとも比較検討しました。

当社では、マネーフォワード クラウド給与を使っていたため、他社のサービスだと給与情報をCSV等で取り込む必要がありました。その点、マネーフォワード クラウド年末調整なら、そのまま給与データが連携でき、ミスなく効率よく進められます。

また、従業員にとっても、他社のサービスを導入するとパスワード管理などで追加の手間が生じます。一方、マネーフォワード クラウド年末調整であれば、毎月の給与明細の延長でそのまま使えます。「いつも使っているサービスに年末調整の機能が追加された」という感覚に近く、新しく覚え直す負担もほとんどありません。

ーー新しいツールの導入となると、決裁者への説明でつまずくケースも多いと思います。社内の承認は大変ではありませんでしたか？

田中： まず、紙の回収で生じている課題を具体的に整理し、それがWeb回収で解決できることを説明しました。そのうえで、他社のサービスとも比較し、給与情報の連携のしやすさと従業員の負担の少なさから、クラウド年末調整が最適だと伝えました。課題とその解決策を示すだけでなく、他社と比較したうえで最適だと根拠をもって示せたことが、納得を得られた理由だと感じています。

直感的な操作画面｜紙との比較で、従業員も一目で納得

ーー導入するとなったとき、不安に感じたことはありませんでしたか？

田中：不安は2つありました。1つは操作面です。私自身、クラウド年末調整を使うのは初めてだったので、使いこなせるか不安はありました。ただ、実際に触れてみると画面がわかりやすく、直感的に操作できました。わからない点が出てきても、サポートページやチャットですぐに解消でき、設定も想定したほど複雑ではなく、思っていたよりすんなり終えられました。

ーーもう1つは、どのような不安でしたか？

田中：「従業員に受け入れてもらえるか」でした。年末調整は年に一度のため、やり方を変えることで、かえって従業員の負担が増え、反発が生まれることを懸念していました。そこで、従業員にとっていかにラクになるかを工夫して伝えました。週に一度、全社が集まる会議で時間をもらい、紙の申告書の記入例と、クラウド年末調整の提出画面を並べて見せたのです。紙の申告書は専門用語も多く、どこに何を書くべきかわかりにくい。一方、クラウド年末調整は、表示される質問に答えていくだけで進みます。それを、実際の画面を見せながら説明しました。

※出典：国税庁「令和7年分 給与所得者の保険料控除申告書」を加工して作成

両者を見比べてもらうことで、その場で「手で書くよりラク」という反応が生まれました。操作マニュアルのURLもメールに添えて共有しましたが、何より効いたのは、この2つを並べて利便性を実感してもらえたことだと思います。その結果、抵抗を示す人はほとんどおらず、早い人は、説明したその日のうちに「忘れないうちに」と提出してくれました。腰が重くなりがちな年末調整で、その日のうちに取りかかってもらえたのは、利便性が伝わった何よりの証だと感じています。

回収は1.5ヶ月から2週間へ。問い合わせもほぼゼロに

ーー実際に利用してみて、どのように変わりましたか？

田中： まず、約1.5ヶ月を要していた回収が、2週間で終わるようになりました。思い切って締め切りを2週間に設定したのですが、それでも期限内に全員そろいました。紙での提出で発生していた、郵送の往復によるタイムラグがなくなったのが大きいです。

また、提出状況も画面上でリアルタイムに把握でき、一時保存のまま止まっている方には、状況に応じて個別にお声がけできます。以前のように提出状況がわからず気を揉むことはなくなりました。

加えて、あれほど多かった記入方法の問い合わせも、ほぼゼロになりました。画面の案内に沿って進めれば迷わないため、個別の質問対応に追われることがなくなりました。実際に従業員からも「本当にラクだった」という声が多く、想像していたよりずっとスムーズに回収できました。

ーー税理士事務所への依頼内容に変化はありましたか？

田中： はい。回収にかかっていた時間が短縮できたことで、これまで税理士の先生に依頼していた計算や帳票の作成も、ツールを使って自社でスムーズに対応できるようになりました。
従業員がWeb上で申告した情報と、クラウド給与から取り込んだ給与情報をもとに自動で計算され、毎年のようにある税制改正にも自動で対応してくれるので、安心して任せられるのは大きいです。税理士の先生には、今ではイレギュラーな内容の確認・相談と、最終チェックだけをお願いする形になりました。

複数のサービスを利用することで、入社から給与計算・年末調整まで一続きに

ーー年末調整のほかにも、給与計算や入社手続きでマネーフォワード クラウドをご利用と伺いました。田中さまの業務では、どんな点が役立っていますか？

田中： 入社の手続きから毎月の給与計算、年末調整までを、一続きで効率よく進められている点です。入社のときに登録した情報が、その後の給与計算にも年末調整にも引き継がれるため、同じ内容を入力し直す必要がありません。

入社時の情報収集を“紙”で行っていた時は、書類を郵送し、返送を待ち、届いたものをこちらで入力し直していました。マイナンバーの原本を預かる際には、「なくしたら大変だ」と気を張っていました。今は同じやり取りをデータで完結できるため、郵送を待つ時間も、原本の管理に気を遣うこともなくなりました。しかも、入社時に集めた情報は、そのまま毎月の給与計算に引き継がれます。

毎月の給与計算でも、負担が軽くなりました。例えば介護保険料は40歳から天引きが始まりますが、以前はその管理を自分で行う必要があり、従業員一人ひとりの年齢を毎月気にかけ、控除の開始を見落とさないよう注意していました。今はそこに神経を使わずに済みます。ミスが許されない給与計算において、控除漏れの心配なく進められるのは、大きな安心につながっています。

空いた時間は、社員が長く安心して働ける環境づくりに

ーー最後に、今後の展望を教えてください。

田中： 労務には、毎月決まって発生する定型的な業務が数多くあります。マネーフォワード クラウドのおかげで、そうした定型業務にかかっていた時間が、本当に削減できるようになりました。その分を、当社独自の福利厚生や, 社員に喜んでもらえる制度づくりに充てたいと考えています。子育て中の社員も多く、育休・産休や介護など、初めてではわかりにくい場面のサポートも増えていきます。社員が長く安心して働ける環境を整えることに、より多くの時間を使っていきたいです。

ーー貴重なお話をありがとうございました。
在宅勤務が中心で少人数という体制のなかで、ツールの良さを“見せる”ことで自然に浸透させていかれた工夫は、同じ悩みを持つご担当者さまにとって大きなヒントになると思います。これからも、労務のご担当者さま、そして従業員のみなさまの負担を軽くできるサービスづくりに尽力してまいらいします。