仕訳作業を大幅削減！部署ごとのカードで確認作業が減り効率的に

軽井沢を拠点に別荘管理や不動産事業を行う「株式会社FunBase」。リゾートホテルの運営なども行い、幅広く事業を展開されています。同社は、経費管理の効率化を目指し、マネーフォワード ビジネスカードを導入しました。今回は、経理担当者の湯山様に、導入の背景やその効果についてお話を伺いました。

カードを1枚のみで利用していたことで、カード明細の仕訳業務が煩雑に

–「マネーフォワードのビジネスカードを導入する前の課題について教えてください。」

以前は、社長が持つ1枚のクレジットカードのみで経費を管理していました。また、備品購入は社員が行う際も1枚のカード番号で行っていました。そのため、それぞれの部署や従業員で購入した明細を確認する際も、どの部署のものかを推測しながら仕訳業務を行っていたんです。仕入れ・備品購入・出張費なども全て一つのカードで決済していたので、購入した部署がわからなければ従業員に確認するなど、明細を処理をするのに非常に時間がかかっていました。

また、業務の中で買い物代行なども行うことがあるのですが、その際に従業員が立て替えを行ったり、小口現金で購入して後から清算を行ったりしていました。ただ、小口現金があると残高と金額が合わないこともあり、なるべく現金の取り扱いを減らしたいと考えていました。

部署ごとにカードを発行できる点と会計連携が容易な点が導入の決め手に

経営管理部 湯山様

–「マネーフォワード ビジネスカードを選んだ理由について教えてください。」

マネーフォワードのビジネスカードを選んだ理由の一つは、部署ごとにカードを発行できる点です。これにより、各部署が独自に経費を管理できるようになり、何に使ったかの把握もしやすくなるため、業務の効率化に繋がりました。また、マネーフォワード クラウド会計との連携が簡単であることも大きな決め手となりました。

クラウド連携により経理業務の時間を大幅に削減！カードごとに番号が付与されていて部署ごとの支出を把握しやすく

–「マネーフォワードのビジネスカードを導入して、どのような変化がありましたか？」

マネーフォワード ビジネスカードの導入後、部署ごとにクレジットカードを配布したことで、経理業務の効率化が進みました。以前は、仕訳作業に2日ほどかかっていましたが、現在はクラウド連携によりその時間が大幅に削減されています。特に、消耗品や備品、出張費用などの購入内容を確認する手間が省けたことが大きなメリットです。

また、カードごとに異なる番号が付与されるため、各部署の経費を明確に管理できるようになりました。そのため、経理担当者が各部署の支出を簡単に把握できるようになり、業務の透明性が向上しました。

安心安全な利用ルールと承認フローでよりよく運用

–「現在、社内でのマネーフォワード ビジネスカードの運用方法について教えてください。」

利用記録はスプレッドシートでも管理しています。レシートは月に1回各部署ごとにまとめて経理担当者に提出し、ECサイトで購入したものはスプレッドシートに領収書のPDFを貼り付けて申請しています。スプレッドシートには金額も記入する決まりになっていて、一定金額以上の決済は部長クラス以上の社員が行う、もしくは承認者が承認をしてから決済をするなどして内部統制を徹底しています。

今後もマネーフォワード ビジネスカードを活用していき、従業員の立替の負担を減らしながら、業務も効率化できる環境を整えていきたいと思います。