明細処理の時間が4分の1に！証憑添付機能の活用で業務改善

建設の業界でリノベーション事業や電気事業を行っている「株式会社マウント」。マンションの大規模修繕なども手掛けています。東京都立川市に本社を構え、埼玉、神奈川、千葉など関東地区の広範囲にわたって事業を展開しています。今回は、同社がマネーフォワード ビジネスカードを導入した体験について、代表の仲様と総務部の村田様にお話を伺いました。

現場従業員や経理担当の手間も多く、完了に2ヶ月以上を要した経理処理。煩雑な工程を経るうちに決済から1ヶ月以上経過した明細も

マネーフォワード ビジネスカード導入前は他社のカードを使っていましたが、毎月の経費精算が非常に手間でした。以前利用していたクレジットカードは月次で明細をダウンロードできたため、ダウンロードした明細を見て従業員がエクセルにカードの明細や利用金額などの情報を転記して申請していました。

証憑も従業員が会社に来るタイミングで、手書きで現場名や使用理由を記入したレシートを提出する運用をしていました。提出されたものを一つひとつ明細と照らし合わせてチェックしていたのですが、従業員も20〜30人いますし、全ての明細がきちんと提出されないこともあります。その場合はまたさらに、証憑の回収が遅れたりなどなかなか処理がスムーズにいかないときもありました。

また、カードの利用明細をダウンロードするまでに決済から1ヶ月近く経っている明細もあり、即時で確認できない状況だったため、処理にすごく時間がかかってしまい、経理処理の全てのチェックが完了するまでに2ヶ月以上かかることもありました。

会計システムをマネーフォワードに切り替えたことをきっかけにビジネスカードも導入。自動連携機能で明細が即時反映されて便利に

–「マネーフォワードのビジネスカードを導入する決め手は何だったのでしょうか？」

会計システムをマネーフォワードに切り替えるタイミングで、マネーフォワードがクレジットカードを扱っていることを知ったのがきっかけです。

弊社では、現状クレジットカードを従業員に配布していて、現場に行くときのガソリン代や駐車場代、あとはホームセンターでの資材購入に主に使っています。以前のクレジットカードでは、購入したレシートや証憑を回収する必要がありました。マネーフォワードのビジネスカードは、アプリ上で証憑を添付すると会計システムと自動連携できるため、証憑の回収がとても楽になり経理処理が効率化できる点に魅力を感じました。

経費精算の所要時間が以前の1/4に。自動連携機能や証憑添付機能が時間短縮に貢献

–「導入後、経費処理にはどのような変化がありましたか？」

マネーフォワード ビジネスカードはクレジットカードを利用してすぐに利用明細が上がってくるし、従業員に証憑を添付してもらいそのまま会計に自動連携されるので、明細の確認や回収にかかる時間も大幅に減りました。以前は2ヶ月以上かかっていた経費精算が、今ではその1/4の2週間程度で完了します。

また、マネーフォワード ビジネスカードの証憑添付機能を利用しているので、現在は職人が現場で経費を使った際にその場でレシートを撮影し、アップロードする方法で運用しています。これにより、経理部門が証憑を集めるという手作業がなくなり、経理業務の時間短縮につながりました。