導入の決め手は「帳票の再現精度」と「帳票確認画面のUIの良さ」。月1000枚の帳票送付業務の約8割を電子化し業務工数を削減！

社内の一体感を強みとするガラスメーカー。DX推進の根底にあるのは「従業員が働きやすく、より良い会社になるように」との思い

――まずは会社概要をお聞かせください。

坂井様：当社は親会社であるセントラル硝子の国内ガラス事業部門を分社化し、2022年に誕生したメーカーです。

主な事業は建物や自動車に使われるガラスの製造や加工で、近年は新たな事業部を立ち上げ太陽光パネルのカバーガラスのリサイクルにも取り組んでいます。以前から断熱性や遮熱性に優れたエコガラスも扱うなど、環境への取り組みにも積極的に取り組んでいます。

また、子会社化によって規模がコンパクトになったことが幸いし、今まで以上に経営層と従業員の距離が近くなったのも特長です。代表の川瀬もメンバーのチャレンジに対して理解が深く、若手もアイデアを発表しやすい環境です。

その一環で私たちも、DXに向かって挑戦を続けています。

――DX推進課の概要やKPIを教えてください。

坂井様：2024年7月に発足したDX推進課は、その前年に立ち上がったプロジェクトを母体とする組織です。私を含む初期メンバーは他業務との兼務で専門知識はありませんでしたが、「とにかくデジタルの強みを知ることから始めよう」と第一歩を踏み出しました。

プロジェクト始動の背景には、「決裁のスピードが遅い」「電子帳簿保存法の改正に対応できるのか」という社内の課題がありました。そこでデジタルを活用し、ワークフローとペーパーレスの両面から解決を目指そうとスタートを切った次第です。当時から意識してきたのは机上の空論で終わらせないよう現実的な目標やコスト、運用フローを見据えることで、今も変わらず小さな課題を見つけてはコツコツと改善に取り組んでいます。

なおDX推進課の目標は、全ての従業員が「セントラル硝子プロダクツは仕事がしやすく働きやすい会社」と思える環境の整備です。そのためにも各自のパフォーマンスを高めようと、デジタルによる業務効率化や福利厚生サービスの導入を進めています。分社化を経験した従業員の様々な思いをくみながら、より良い会社づくりに貢献するのが私たちの大切な役割ですね。

（お写真向かって右から 後根様、柳田様、阪口様、佐々木様、山内様、坂井様）

マネーフォワード クラウドインボイスを選んだ決め手は「従来の帳票を再現できる柔軟性」「送付前の再確認が可能なこと」

――マネーフォワード クラウドインボイスの導入目的をお聞かせください。

坂井様：DX推進課の前身であるプロジェクトには帳票の発行・送付業務を主に担当している調達管理部のメンバーも参加していました。会話を通じて「毎月1000枚以上の帳票を手作業で封入し、郵送している」と聞き、非常に驚きましたね。業務の担当者はIT部門の経験もあり「デジタルの力で何とかしたい」との思いを強く持っていました。

そこで対策を講じる中、世の中には多くの帳票送付サービスがあることを知りました。企業の業務DXをテーマとした製品展示会にも足を運び、比較・検討を重ねる中で「マネーフォワード クラウドインボイス」に出会いました。こちらは懸命にインターネットで調べてくれた山内のおかげです。

山内様：製品との出合いについて補足すると、検索エンジンで「帳票送付サービス」などと検索すると、マネーフォワード クラウドインボイスはほぼ上から1位や2位に表示されました。「世の中に広く知られ、信頼できる製品なのだろう」と考え、さっそく資料を取り寄せることにしました。

さらに、製品導入の検討にあたり、現場の声を一番に重視したいという思いがあったため、調達管理部に帳票送付サービスに関して必要な条件を尋ねました。すると、「とにかく日常の業務で利用することから、システムの操作性としての使いやすさを優先したい」とのことでした。この辺りからシンプルな操作性を特長とするマネーフォワード クラウドインボイスが有力候補になりましたね。当社にとって不要な機能が無く、画面の配色やシステム内のデザインも統一され、例えば画面内のタブメニューも多過ぎず非常に見やすかったです。

――採用に至った決め手は何ですか？

山内様：選定時にはマネーフォワードを含む計3社のサービスを比較しました。それぞれの機能や操作性、メリットやデメリットを調べ、調達管理部と共に自社にとっての最適なシステムはどれかを絞り込んでいきました。

決め手は、まず帳票の送付前に内容を再確認できる点です。調達管理部にとって業務を進めるうえで大変重要なポイントであり、事前にチェックできないサービスは候補から外しました。これは、作成した帳票を送付する際、送付先や記載内容のミスに気付かず、情報漏えいなどが発生するのはどうしても避けたかったためです。システム選定の上でプレビューが見られる機能は不可欠でした。

そして利用する上で最も便利だと思った機能は、帳票のフォーマットを自由にカスタマイズできることです。定型のひな形しか使用できない他サービスもありましたが、従来のデータ入力の方法を大きく変えなければならず、法務や監査の観点からも新たな負担が生じると判断しました。一方でマネーフォワード クラウドインボイスは、今までの注文書や支払明細書をほぼそのまま再現できるのが魅力です。実際に使う調達管理部のことを考えると、やはり帳票作成時の柔軟性の高さが最大の決め手になりました。

加えて、マネーフォワードの営業担当の方の対応が迅速だったことも導入のポイントとなりました。いわゆる「会社に持ち帰って検討します」の姿勢ではなく、私たちの質問にいつもその場で答えてくれて感心しました。実は当初、他社のサービスが優位に立っていましたが、こうしたトータルのメリットを鑑みてマネーフォワード クラウドインボイスを選びました。

――運用にあたり、苦労されたことはございますか？

山内様：取引先には、帳票送付を電子化する旨を数回にわたりメールで案内しました。すぐに応じてくれた会社もある一方、使い方などを調達管理部に問い合わせる方もいました。機能を細かく理解しているメンバーも少ないため、説明には苦労したと思います。マネーフォワードに直接質問する流れをうまく伝えられたら良かったですね。

紙代や郵送料などアナログ業務時と比較して年間約100万円のコスト削減を実現しグループ内で表彰も。

導入を機に決裁のワークフローも改善！

――運用開始から1年以上経過し、状況はいかがでしょうか？

山内様：マネーフォワード クラウドインボイスのおかげで、これまで手作業で封入、送付していた月1000枚の帳票のうち、およそ8割が電子化できました。作業時間の削減などの影響は調査中ですが、一定の成果が出ていると思います。

坂井様：コスト面でも、紙や送料など年間約100万円相当の出費を減らせて大変感謝しています。さらに調達管理部と山内は本件への取り組みが評価され、セントラル硝子グループ内で表彰されました。山内は入社後すぐの受賞であり、努力を認められ私もうれしいです。調達管理部の部長からもお褒めの言葉を頂きました。

山内様：私には経験の浅い業務でしたが、マネーフォワードと一緒にスピード感をもって進められたことが受賞につながったと思います。入社後、初めて任された案件で素晴らしい結果を得られモチベーションも高まりました。

坂井様：帳票送付業務を電子化したことによる効果も出ていますね。当社では決裁に際し最大で10前後の印鑑を押さなければならない書類も扱っています。これまでは印刷した紙が各上長のデスクを回っていましたが、マネーフォワード クラウドインボイスの導入を機にこのワークフローもデジタル上で実施できるように業務改善を実施しました。しかも書類がデータベース化され、エビデンスとして残せるようになるなど、全社的にDXが一歩前進したのを感じます。電子帳簿保存法にも対応できたことも帳票の電子化を進めた結果として受け止めています。

――本件を振り返った感想をお聞かせください。

山内様：マネーフォワードは事前に当社の現状を調べ、課題を理解した上で話し合いに臨む姿勢が好印象です。また、物事の概要だけでなく、詳細まで丁寧に把握してくれるのは何よりの強みだと思います。

坂井様：スムーズな運用に向けてオンボーディングの支援サービスもあり、進捗状況や新たな課題を共有できたのも助かりました。何しろ初めて導入するサービスなので、進むべき方向性をチャット形式で確認できたのは良かったです。

――マネーフォワード クラウドインボイスの導入を検討している方々にメッセージをお願いします。

山内様：「帳票フォーマットの自由なカスタマイズ」はマネーフォワード クラウドインボイスの魅力であり、強くお勧めしたい機能です。また、いつでも伴走支援が受けられるため、私のような担当者が一人でタスクを抱え込まずに済む点もお伝えしたいです。

今回、調達管理部では帳票送付の約8割が電子化できましたが、社内にはまだ手作業、手入力、業務の属人化から抜け出せない部署もあります。私たちも引き続きDXの横展開としてサポートしていきたいですね。

坂井様：DX推進課では、社内の課題を吸い上げて解決のための製品を紹介したり、クラウドのデータベースを活用して既存プロダクトの機能を拡張したりと、各部門と一緒になって電子化や自動化を進めています。

わずか4人のチームですが、発足から1年ほどで、すでにリーガルテックや名刺管理、電子契約、AIによる音声読み上げといったサービスの導入や運用を支援してきました。皆さんにもぜひDXの第一歩を踏み出してほしいですね。

マネーフォワードは他にもさまざまなアイデアを持っている企業だと認識しているので、引き続き積極的な提案を期待します。