紙からデジタルへの転換で効率化を実現。業務工数削減と経費削減に成功し、余力を他の経理業務に集中！

紙の支払通知書発行・郵送からの脱却を目指し、クラウドサービスの導入を検討

――はじめに会社概要と事業内容について教えてください。

舩山様：株式会社メイコーは、主にプリント基板の設計・製造・販売および付随する電子関連事業を行っています。プリント基板とは電子部品を固定し、それを電気的に接続するための主に緑色をした絶縁体の板のことで、テレビに入っているものをイメージされる方も多いでしょう。現在では携帯電話やスマートフォン、自動車、通信衛星、ゲーム機など様々な電子機器で使われています。当社グループではこれらの生産だけでなく、設計や開発業務、電子部品の実装なども含めた幅広い業務を手がけています。

また私たちは海外にも拠点があり、中国やベトナムなど複数の生産拠点を保有しています。各拠点で大量生産の受注ができますので、お客様のニーズに沿った形で国内外の生産体制を整えられているのが強みです。

――経理本部はどのような業務を担当されているのでしょうか？

舩山様：経理本部では、決算業務や支払処理、売掛金管理など幅広い財務管理業務を担当しています。特に取引先への支払通知書の発行・送付は定期的に発生する重要な業務の一つです。

また、基幹会計システムの管理・運用も行っており、グループ全体の財務状況を適切に把握・管理をしています。私自身はマネジメント業務を中心に担当しています。

――マネーフォワード クラウドインボイス送付を導入された理由や、当時抱えていた課題について教えてください。

舩山様：本社では請求書を郵便で送っていたので、これらを電子化することが一番の目標でした。それに伴い、送付にかかる工数や郵送代などの費用も削減していきたいというのがシステム導入検討の背景としてありました。紙類をファイリングしたり保管したりするスペースも削減できますし、費用面でも削減できると考えて導入しました。

また、グループ会社でも支払通知書を作成して印刷し、封入して郵送するという流れで業務を行っていました。仕入先へ送付する検収明細表・支払通知書が月200件程あり、帳票作成や送付を手作業で行っていたため、負荷が多くかかっていました。しかも基幹システムから自動作成される帳票なのでレイアウトの変更や項目追加も容易ではなく、変更・追加する場合にはIT部門に依頼書を提出しなければならないため、対応完了までに約1か月かかる場合もありました。得意先へ送付する請求書に関しても、表計算ソフトで作成し、郵送していたので、作業負荷と費用がかかっていました。

リリース直後から運用開始。現場のリアルな声が反映され「一緒に作り上げていける」と確信

――マネーフォワード クラウドインボイス送付をどのようにして知りましたか？

舩山様：もともと当社では、アール・アンド・エー・シー（2020年7月に株式会社マネーフォワードの連結子会社化）の入金消込・債権管理システムであるVictory-ONEを導入していました。その関係から、マネーフォワード クラウドについても知っていました。当時、マネーフォワード クラウドインボイスは発売開始間もないサービスで、当社が導入する際の機能等の要望も反映いただける可能性があると考えました。実際に営業担当の方や開発担当の方とのコミュニケーションをとる中で、一緒に作り上げていけるという感覚がありました。

その流れもあり、製品の機能や対応についてマネーフォワードを信頼していましたので、他社との比較は主に価格面でした。もっとも大きな決め手だったのはやはり以前からの関係性ですが、テレビCMなどで有名な他社製品と比較してトータルのコストも低かったように思います。とはいえ、何よりも実際に自社内でシステムを運用、普及させるにはコミュニケーションのとりやすさが重要でした。無事に運用も始めることができました。

――導入に際して御社の要望を出されたとのことですが、具体的にはどのようなものでしたか？

舩山様：大きく2点あったと思います。1つ目はCSVデータを請求書と一緒にメール添付してお客様に送れる機能で、先方の仕訳作業をスムーズにするのが目的でした。2つ目はウェブアクセス認証で、同じくメールに書かれたURLをクリックすると帳票がダウンロードできる仕組みです。こちらは帳票送付時のセキュリティの観点から必要だと考えました。

――導入の際に苦労された点はありましたか？

舩山様：逆にマネーフォワードのエンジニアの方々は苦労されたと思います。こちらの要望を丁寧に整理して製品に反映くださったおかげで連携ができ、一緒に乗り越えられました。

また、初回の打ち合わせから導入、運用までウェブ会議だけで完結しました。時代の流れもあると思いますが、それでも距離を感じることなくスムーズに導入できたのは良かったです。

業務効率化が実現し、余力を他業務に振り向けることが可能に。月末月初の集中作業も分散

――実際に導入後、どのようなメリットを感じていますか？

舩山様：導入前は月末に支払通知書の作成・郵送が集中していましたが、マネーフォワード クラウドインボイス送付では事前に準備を進め、予約送信もできるようになりました。月末月初の過密していた業務負荷から解放されて、業務の平準化が進んだと考えています。

以前は封筒に宛名を印刷する作業もあり、わざわざコピー機にセットするのが大変でした。こうした手間も皆無になりました。また、基幹会計システムとの連携もスムーズだと感じています。

またグループ会社の経理部門においても、仕入先への検収明細表・支払通知書の送付作業負荷が20％減、得意先への請求書の送付作業負荷が50％減と大幅に解消できました。現在は基幹システムからデータ連携して請求書を作成しているため、手入力による業務負荷が減少しております。

――業務効率化によって人員配置や業務内容に変化はありましたか？

舩山様：担当者の人数は変わっていませんが、業務効率化によって生まれた時間とリソースを活用して他の作業も担当してもらえるようになりました。売掛や債権関連以外の経理業務にも注力できるようになっています。効率化によって債権関連業務全体の約３割の工数が削減され、その時間を他のプロジェクトに充てられるようになりました。

――使いやすさについてはいかがですか？

舩山様：直感的に操作できるので快適だと感じています。送付先の登録が正しければ間違いが生じることもなく、新しい担当者に代わっても対応できると思います。また、請求書だけでなく関連ファイルも一緒に添付して送れるのはありがたいです。

迅速な窓口対応も導入メリットの一つ。次々と便利な機能が追加され、今後にも期待大！

――マネーフォワードへの今後の期待をお聞かせください。

舩山様：さらなる便利な機能の追加を期待しています。例えば、送信時のメッセージも複数パターンから選択できるようになるとうれしいです。マネーフォワードの製品も市場でのシェアが増えてきていると思いますので、さらなるバージョンアップを期待しています。

なお、最近追加された機能で良かったのは、WEB ID登録の案内履歴が見られるようになったことです。送信したのか、未送信なのかが確認できるようになり、便利になりました。

――最後に、マネーフォワード製品の導入を検討している方々にメッセージをお願いします。

舩山様：マネーフォワードのサービスはとても優れていて、サポート窓口も問い合わせればすぐに回答いただけます。また、便利な機能が続々と追加され、さらなる業務効率化につながっています。とても簡単な操作で伝票作成から送付まで実現できますので、とても心強いパートナーだと思います。