経費削減に効果あり！トヨタ・サントリーが禁止する3つの「あたりまえ」

企業の規模が大きくなるほど、社内には無駄な業務が発生すると言われます。

「今、自分がしている仕事はひょっとしたら無駄なのではないか？」という視点で見直すと新たな世界が見えるかもしれません。

今までは当たり前に行われていたことに「なぜ？」と問いかけてみることで、無駄を発見し工数の削減、ひいては経費削減を実現することができます。

今回はトヨタ、サントリーなどの有名企業で“禁止”されている3つの「あたりまえ」を紹介します。

社内向けの資料に「パワーポイントは禁止」

photo by ImagineCup

TEDの様なプレゼンテーションを見ていると、作りこまれたパワーポイントの資料を使いたくなります。しかし、実際に作りこまれたパワーポイントの資料を「社内で」使うメリットはあるのでしょうか。

例えばAmazon、トヨタは次の2つの理由から、社内向け資料の作成時の「パワーポイント使用の禁止」を発令して工数の削減、経費削減を実現しています。

1.作り手の作成時間の無駄の追放で経費削減

社内でのプレゼンテーションと社外向けのプレゼンテーションとでは、そもそも目的が異なります。多くの人に向けて発信する社外向けプレゼンテーションは、どちらかというと広告の意味もあるため、見た目的な美しさやプレゼンテーションの完成度は重要になります。

しかし、社内向けのプレゼンテーションの目的は、その内容をしっかりと検討することです。そのためにはアニメーションに凝ったり、過度に装飾にこだわる必要はありません。むしろこれらの内容に関係のない業務は工数削減の対象です。

実際にトヨタは、社内プレゼンテーションでパワーポイントを使うことを禁止している代わりに、テキストでのプレゼンテーションを推奨しています。テキストで作成することで発表者が自分の思考をたどり、よりロジカルに内容を伝えることができるからです。また、テキスト化していく過程で発表者自身の思考を深めるきっかけにもなります。

2.読み手に費やさせる時間の無駄の追放で工数削減

もう一つの理由は「理解のしやすさ」です。一見してきれいなスライドはわかりやすく感じますが、実際はスライドを見るあまり発表者の発言を聞いていない場合があります。また、抽象化されたスライドを読み解くのに時間がかかったり誤解を招く危険性もあります。

社内の「報・連・相」を禁止して工数、そして経費削減

例えば、部下に報・連・相を徹底することで逆に報告のための書類作りに追われ、本来すべき仕事をする時間が失われてしまう可能性があります。さらに、報告が目的化してしまうと何のために報・連・相をすべきなのかが不明瞭になってしまいます。

一方で、仕事を進める上で「この人には事前に聞いておいたほうがいいアイデアがありそう」とか、「この人には事前に共有しておいたほうが後々スムーズ」といった部分は積極的に報・連・相をしましょう。

「社内のメール」は禁止

メールは確かに便利ですが、例えばアクセンチュアでは2つの理由から「社内でメールを使うことを止め」工数削減に取り組みました。

1.メールを送る必要があるのか

「○○さん、おつかれさまです。××の△△です。++の件ですが…」

といったビジネスメールのフォーマットを使うことが、本来伝えたい情報が見えづらくする原因にもなってしまいます。

また、例えば、ある案件について詳しい社内の人材を探す時にも、複数人とやりとりをする必要が生まれ実際に顔を合わせるよりも時間がかかってしまう場合があります。

2.メールである必要があるのか

電話かファックスしかなかった時代にはメールは非常に早い連絡手段でした。ですが最近は様々なビジネスでも使えるSNSツールが発達してきていました。アクセンチュアも先に紹介したメールのデメリットを解消するためにSNSを導入しました。

SNSを導入することでアクセンチュアの場合は

といったメリットがありました。

あえてアナログな手段を見直してみたサントリー

メールやSNSを使った情報交換は便利ですが、アナログな手段に価値を見出した企業もあります。

例えばサントリーは週に1度パソコンを使用することを禁止する時間を設けました。確かにSNSやメールを使うと簡単に情報を送ることはできますが、重要なのはその情報を元に行動することです。

相手に行動を促したり、微妙なニュアンスを共有するためには、電話や直接会うことがいまだに最も有効な手段です。この施策を行ってから、社内ではメールを送った後に電話を入れるなど、デジタルな手段とアナログな方法を組み合わせる社員などが出てきました。

まとめ

企業規模が大きくなるほど社内には無駄な業務が発生します。特に急成長、拡大中の会社にとっては「今まで通りやっていたのに、人数が増えたらうまく行かなくなり始めた」といった状態になりかねません。そんな時は一度、当たり前にやっていた業務を見直すことで、工数の削減、経費削減が実現できるかもしれません。

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