Google Workspaceを利用する上でVaultは必要?機能や強みを徹底解説!

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Google Workspaceを利用する上でVaultは必要?機能や強みを徹底解説!

GoogleのクラウドグループウェアであるGoogle Workspaceの上位プランで利用ができるGoogle Vaultは、自動でセキュリティやコンプライアンスに関わる処理を実施できるサービスです。例えば、Google Workspaceを使用しているユーザーのデータの保持、記録、検索、書き出しなどが実施できます。

本記事ではGoogle Vaultの機能や強み、なぜ必要なのかについて解説します。

Google Vaultとは

Google Vaultがどのようなサービスなのか、その概要を解説します。

電子情報開示のためのツール

Google Vaultとは、Google WorkspaceのGmailのメールやチャットの記録、Googleドライブのデータ管理、保全などをおこなうサービスです。

保持されたデータは検索と書き出しが可能なため、セキュリティ性やコンプライアンスを高めるために役立ちます。書き出したデータは公式な電子情報開示データとして利用可能です。

一度設定をおこなえば、自動で記録や保全が実施される点が特徴で、これにより最小限の手間で自社のデータを適切に管理できます。

Vaultが役に立つ場面

Google Vaultによって保持されたデータは、具体的にどのような場面で役に立つのでしょうか。

まず裁判の際、裁判所から電子情報開示の要請が来るというケースが挙げられます。アメリカでは、訴訟において原告と被告がお互いにあらゆる証拠の開示を求められる制度が厳格に運用されています。この電子版がe-Discoveryと呼ばれる制度です。

通常は大きな手間をかけて、開示すべきデータを用意する必要があります。しかし、Google Vaultがあれば自動的に保持されたデータから必要なものを検索し、書き出すだけです。

また、各社員が不正なやりとりや情報漏洩をしていないかについても、監査レポートという形でかんたんに確認できます。怪しい動きがあった際に管理者へアラートを通知する機能もあります。

Vaultに対応したサービスとそのデータ

Vaultに対応したサービスやデータは幅広く、Google Workspaceの多くのサービスが対象となっています。

サービス
保持
記録保持
検索と書き出し
サポートされるデータタイプ
Gmail
メール本文およびテキストベースの添付ファイルなど
Googleドライブ
・Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームなど
・ユーザーがアップロードしたGoogle以外の形式のファイル、共有ドライブ内のファイルなど
Googleグループ
メールのテキストやテキストベースの添付ファイルなど
Google Chat
・履歴を有効にした場合、ダイレクトメッセージ、グループメッセージなど
・テキストベースのファイルなど
従来のハングアウト
Chat のルールの対象Chat の記録保持の対象Gmail の検索と書き出しを利用履歴を有効にした場合、チャット上のメッセージと添付ファイルへのリンクなど
Google Meet
Meet 固有のルールが有効になっていない限りドライブのルールの対象ドライブの記録保持の対象ドライブの検索と書き出しを利用録画と付随するチャット、Q&A、アンケートのログなど
Google Workspace版Google Voice
テキストメッセージやボイスメール、文字起こしされたデータ、通話履歴など
Googleサイト
サイト固有のルールが無効になっていない限りサイトのルールの対象ドライブの記録保持の対象ドライブの検索と書き出しを利用サイトを構成するページ、テキスト、画像、埋め込みコードなど

Google Workspaceでやりとりをおこなう、ほぼすべての手段が網羅されており、隙の無い記録が実現できるでしょう。

Google Vaultの機能

具体的なGoogle Vaultの機能について解説します。

データの保持

まずGoogle Vaultではデータの保持ができます。ユーザーがデータを削除した場合でも、アーカイブとしてデータが残る点が特徴です。万が一、証拠隠滅のために漏洩した証拠やデータを削除した場合でも、その証拠がGoogle Vaultに保持され続けます。

データの検索

大勢の社員がいる会社では、Google Vaultに記録されるデータ量も膨大です。Google Vaultではユーザーアカウントや組織、日付、キーワードなどを使ってかんたんにデータの検索ができます。必要な記録を効率的に見つけられるため、電子情報開示の省力化が実現できるでしょう。

データの書き出し

検索によって見つけ出したデータは書き出しが可能です。これにより、データを使って分析を進めることが容易になり、セキュリティの維持に役立ちます。ただし、書き出したデータが15日間で削除される点には注意しましょう。

監査レポートの作成

各ユーザーのGoogle Workspace上での活動はGoogle Vaultに記録保持されており、監査レポートとして詳細をエクスポートすることが可能です。

この監査レポートに記録されている活動は、各ユーザーはもちろん、管理者でも削除できないため、客観的な証拠として役立つでしょう。

データの削除

Google Vaultにすべてのデータが記録されるということは、会社の機密データも残り続けるということです。Google Workspaceは高いセキュリティで守られていますが、不必要にデータを残すことでリスクにつながる可能性もあるでしょう。

そのため、Google Vaultには任意にデータを削除する機能が実装されており、高い安全性を実現できる点がメリットです。

使わないとどうなる?Google Vaultをおすすめする4つの理由

Google Vaultを使わないと、どのようなデメリットがあるのでしょうか。また、他のe-Discovery対応サービスと比べた場合の優位性についても気になるところでしょう。ここではGoogle Vaultの利用をおすすめする理由を4つ紹介します。

1. 電子情報開示要請への対応が簡単

Google Vaultは裁判所などから電子情報開示要請があったときなどでも、簡単に対応できます。もしGoogle Vaultを使っていなければ、突発的な対応のために大きな工数が取られ、通常業務に支障が出る可能性もあるでしょう。

また、コンプライアンスの観点から、社員による情報漏洩の兆候を早期、かつ自動的に見つけられる点もGoogle Vaultのメリットといえます。

2. メンテナンスが不要

Google Vaultは必要な設定さえおこなえば自動的に動作してくれます。クラウドベースのサービスであるため、インストール作業も必要ありません。

セキュリティ上のリスクに自ら対応し続ける必要も無く、障害が起こった際の対応やメンテナンスもGoogleがおこないます。そのため、維持や管理の手間が非常に少なく、コストを抑えることが可能です。

3. 手頃な利用料金

独立した電子情報開示要請に対応するツールを使うには、一定のコストがかかります。しかし、Google VaultはGoogle Workspaceに含まれたサービスであり、対応したプランであれば追加料金は必要ありません。

ただし、Google Vaultの単独購入はできないため、Google Workspaceの特定プランを契約することが利用条件です。
Business Plusは月額2,040円で利用可能です。その他のプランは企業ごとに料金が異なるため、Googleや代理店などへ問い合わせる必要があります。

  • Business Plus:2,040円/月
  • Enterprise :要問い合わせ
  • Enterprise Essentials(ドメインの所有権を証明済みの場合のみ):要問い合わせ
  • Education Fundamentals および Plus:要問い合わせ

4. Googleならではのインターフェースの使いやすさ

Google検索やAndroid、Chromeブラウザなど、さまざまなサービスやソフトウェアを開発してきたGoogleには、使いやすいユーザーインターフェースのノウハウがあります。

Google Vaultも非常に使いやすいものとなっており、ほかのサービスと比べても使い勝手は非常に快適です。Googleのサービスやソフトウェアを過去に使ったことがある人であれば、すぐに使いこなせるでしょう。

Google Vaultを利用するには?

Google VaultはすべてのGoogle Workspaceのプランに含まれる機能ではなく、利用できるプランが限られています。Google Vaultが必要な場合は、プラン選択の際に注意が必要です。

Vaultが含まれないGoogle Workspaceのエディションに注意

Google Vaultが含まれているエディションは、以下の5プランです。

  • Business Plus
  • Enterprise
  • Enterprise Essential(ドメインの所有権を証明済みの場合のみ)
  • Education Fundamentals
  • Education Plus

Business StarterやBusiness Standardには含まれませんのでご注意ください。

なお、各プランの詳細については以下の記事もご参照ください。

アドオンで利用できるエディションも存在

Google Vaultが追加料金無しで利用できる5プラン以外の場合は、Frontlineプランにおいてアドオンライセンスで利用できます。購入は、Google管理コンソールからオンラインで購入できるほか、販売パートナーやGoogleからの購入も可能です。

管理者がデフォルトのデータ保持ルールを設定

Google Vaultを使用するためには、管理者がデフォルトのデータ保持ルールを設定する必要があります。これにより、必要な期間データをアーカイブとして保持すると同時に、期間が過ぎたデータを完全に削除できる点がメリットです。セキュリティやコンプライアンス面の安全性担保が期待できるでしょう。

セキュリティ・コンプライアンスを重視する会社はGoogle Vaultを使うべき!

本記事で紹介したように、Google Vaultには手間をかけずに各ユーザーの活動を記録する機能が備わっており、セキュリティ性やコンプライアンスの向上に役立ちます。

近年ではセキュリティやコンプライアンスが企業にとってますます重要な要素となっています。しかし、対策には大きな手間やコストがかかるものが多いことが一般的です。

Google Vaultであれば容易に対策が可能なため、セキュリティやコンプライアンスを重視する企業は、導入を検討する価値が十分にあるでしょう。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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