Google Workspaceの管理コンソールでできる設定のポイントまとめ

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Google Workspaceの管理コンソールでできる設定のポイントまとめ

Google Workspaceはテレワーク時代に適したさまざまな機能を持つグループウェアです。そんなGoogle Workspaceの設定を行うためのツールが管理コンソールであり、管理者がセキュリティなどの設定を一括管理できます。今回はGoogle Workspaceの管理コンソールを使いこなすための設定ポイントをまとめました。

管理コンソールとは

管理コンソールとは、Google Workspaceにおけるすべてのサービスを管理できるツールです。その中には、ユーザーの追加や削除、アカウント管理、支払いの管理、モバイルデバイスの設定が含まれます。

管理コンソールを活用し各種設定を行うことで、管理者がGoogle Workspace上の組織を一元的に管理することが可能になり、セキュリティ強化による安全性の向上などが実現できます。

管理コンソールでできること

それでは、具体的に管理コンソールでできることについて見てみましょう。

ユーザー(アカウント)の追加・削除

組織には人の出入りがあるため、その度にGoogle Workspace上にユーザーのアカウントを作成して追加・削除する必要があります。管理コンソールにはアカウント追加・削除を行う機能があり、組織内のユーザーを一元的に管理することが可能です。

また、ユーザーだけでなく、グループ作成や削除なども行えます。グループを作成することで、たとえばメーリングリストの作成や、グループメンバーの会議への一括招待、コンテンツの共有などが行え、業務をより円滑に進められるでしょう。

二段階認証設定

管理コンソールでは二段階認証の設定を行うこともできます。二段階認証の詳細については後述しますが、組織として一括ではなく、ユーザー個別あるいはグループごとに必須・不要の設定を行うことが可能です。たとえば、管理者アカウントや財務・特定の営業部門などの機密性の高いアカウントは二段階認証を必須にするなど、柔軟な設定を行うことで、セキュリティ性と利便性を両立できるでしょう。

権限の管理と監査

各アカウントに対する個別の権限設定も、管理コンソールで行えます。たとえば、会社の機密情報は一定の職位以上の方でないとアクセスできないようにしたり、人事にかかわる情報は人事部門のみアクセス可能にしたり、組織やルールに合わせた運用が可能です。また、権限の設定はグループ単位でも行えるため、アカウント数が多い場合でも簡単に権限管理できます。

さらに、管理コンソールには監査機能も備わっており、ログイン情報やドライブ、管理コンソール自身などに対しての監査ログを取得することが可能です。レポート出力することもできるため、容易に内容がチェックできるでしょう。

データの移行

これまで使っていたMicrosoftのMicrosoft ExchangeやExchange Online(Office 365)からGoogle Workspaceに移行する場合に便利な、データ移行サービスが管理コンソールに用意されています。このサービスは無料で利用でき、最大100人までの環境移行が可能です。

ドメイン管理

Google Workspaceはマルチドメインに対応しており、複数のドメインをすべてGoogle Workspaceに追加できます。これにより、組織のドメインが複数あってもユーザーが持つIDは1つでよいため、一元的に管理することが可能です。管理コンソールではドメインの追加と削除および、ドメインエイリアスの追加ができます。

セキュリティ対策

会社などの組織の機密データは、常に流出のリスクにさらされているといっても過言ではありません。ここでは、Google Workspaceでやっておきたいセキュリティ対策について解説します。

二段階認証機能

二段階認証とは、IDとパスワードのみでGoogle Workspaceにログインできるのではなく、もう1種類の認証手段を用意し、ログイン時にその入力を求めることでセキュリティ性を高める機能です。不正ログインやサイバー攻撃のリスクを下げるために有効なセキュリティ強化手段といえます。

二段階認証の認証手段としては、

  • ハードウェアセキュリティキー
  • スマートフォンからのログイン確認
  • バックアップコード
  • テキストメッセージまたは電話

といった手段があり、重要度と利便性を勘案して選択できます。

パスワード強化の設定

管理コンソールでは、各ユーザーが使用するパスワードの最小文字数や最大文字数を設定できます。あまりにも短いパスワードは破られやすいため、8文字以下などの最小文字数設定はおすすめできません。

また、パスワードの安全度も重要です。たとえば、パスワードが数字だけで構成されていると、解析にかかる時間は短くなります。管理コンソールのダッシュボードから「セキュリティ→パスワードの監視」にアクセスすると、ユーザーごとにパスワードの安全度を示すグラフが確認可能です。

安全度が低いユーザーに対しては、セキュリティ強化の観点からパスワード変更を依頼するべきでしょう。

機能へのアクセス制限

Google Workspaceではさまざまなサービスが提供されていますが、そのすべてが組織に必要なものとは限りません。また、組織内のグループごとに必要・不要がわかれるサービスも存在するでしょう。

管理コンソールでは、特定のユーザーあるいは特定のグループに対して、サービスや機能を有効にしたり無効にしたりできます。たとえば、マーケティングチームにのみYouTubeの使用を許可するような設定が可能です。

まとめ

管理コンソールには多機能なGoogle Workspaceを便利にする、さまざまな設定が用意されています。管理コンソールを使いこなすことが、Google Workspaceを使いこなすことにつながるため、ぜひこの機会に有効活用できるようにしましょう。

特にセキュリティ対策については、不正ログインやサイバー攻撃といったリスクから組織を守るために、入念に設定を行っておきたいところです。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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