Google Workspaceとは?活用術や機能一覧、テレワークでの活用事例を紹介

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Google Workspaceとは?活用術や機能一覧、テレワークでの活用事例を紹介

働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業や団体が増加しています。そんなテレワークに便利な機能をいろいろと備え、業務効率をアップしてくれるグループウェアがGoogle Workspaceです。本記事ではGoogle Workspaceの機能や活用事例を紹介します。

Google Workspaceとは

Google Workspaceとは、インターネット検索大手のGoogleが提供するグループウェアサービスです。以前はG Suiteとも呼ばれており、個人から大企業まで、ビジネス向けの便利なクラウドツールをいろいろと取り揃えています。

たとえば、メールサービスのGmail、予定表サービスのGoogleカレンダー、クラウドストレージのGoogleドライブなど、ビジネスを進めるうえで必要な情報共有を簡単に行えるサービスが盛りだくさんです。特に、情報共有が不足しがちになるテレワークにおいては、抜群の効果を発揮するサービスといえるでしょう。

機能一覧

Google Workspaceにはさまざまな機能が存在しますが、代表的なものを機能一覧として紹介します。これらを使いこなすことで、何かと不便の多いテレワークにおいても適切な労働環境が構築可能です。

Gmail

個人でも利用している方の多いGmailは、Google Workspaceの一部として提供されています。

Gmailといえば「アドレス@gmail.com」がメールアドレスだと思われがちですが、実は独自ドメインの設定も可能です。これにより、「ユーザー名@(会社名).com」のようなビジネス用メールアドレスをメンバーごとに作成可能であり、顧客の信頼性をより向上できるでしょう。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは個人だけでなく、チーム全体のスケジュールが簡単に管理できるスケジュール管理ツールです。

個人のスケジュールを設定できることはもちろん、チーム内で行われるイベントを共有したり、ほかの方の状況を見て新たな会議の日時を決めたりできます。直接会話することが容易ではないテレワーク環境においても、効率的にチームの予定が管理できるでしょう。

スケジュールはクラウド上に保存され、ブラウザからアクセス可能なため、いつでもどこでも、さまざまな端末からアクセスできる点が便利です。

Googleドライブ

ビジネスで利用するさまざまなファイルを、クラウドに保存できるツールがGoogleドライブです。

クラウドストレージという性質上、他の方と共有する際にメールでファイルを送る必要がなく、リンクさえ送ればアクセス可能となります。もちろんセキュリティ面も十分に配慮され、アクセス権の設定やリンクの公開範囲の設定も可能なため、安全に利用することが可能です。

Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド

Microsoft OfficeのWord、Excel、PowerPointに相当するツールがGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドです。

クラウド上で動作するツールのため、パソコンとブラウザがあれば、いつでもどこでも利用可能となっています。1つのファイルを複数人で編集する共同編集機能が利用できるため、テレワークの業務効率化にも役立つでしょう。

Googleフォーム

Googleフォームはアンケートフォームが簡単に作成できるツールです。

メールで行うよりも回答者がより回答しやすく、また質問者が集計しやすいため、アンケート結果の分析も効率よく実施できるでしょう。データをGoogleスプレッドシートに表示することで、より詳しく分析することもでき、作業の効率化が実現できます。

Google Meet

テレワークに欠かせないツールのひとつが、リモートで会議を行うためのビデオ会議ツールです。Google MeetはGoogle Workspaceの一部として提供されているビデオ会議ツールであり、高品質のビデオ会議を簡単に開催できます。

Google Meetはクラウドツールのため、インストール不要で使えるのもうれしいポイントです。また、スマートフォンやタブレット向けのアプリも用意されており、場所や端末を問わずに利用できます。

Google Chat

テレワーク中に「上司や同僚に相談をしたいけど、ビデオ会議を開くほどではない」という場面はよくあることでしょう。そんなときに役立つツールが、チャットツールのGoogle Chatです。1対1のチャットはもちろん、チーム向けのグループチャットも利用できるため、チームとしての仕事を効率的に進めることが可能となります。

データの保護に関しても配慮がなされており、送信中や保管中もデータはすべて暗号化され、各種不正防止機能が適用されます。そのため、安心して使えるビジネスチャットツールといえるでしょう。

テレワークでの活用事例

便利なツールが揃っているGoogle Workspaceのテレワークにおける活用事例をご紹介します。

オンラインでのミーティング

テレワークにおいては対面ではなく、オンラインでミーティングを開催せざるをえません。そのような場合に役立つツールがGoogle Meetです。高画質、高音質のWeb会議を簡単に実施できるため、対面と比べてもそん色ないレベルの会議を開催できるでしょう。

Google MeetはGoogleカレンダーとも連携可能です。Google Meetの会議はGoogleカレンダーから招待・参加が可能であり、Googleカレンダー上の予定からダイレクトにGoogle Meetに参加できます。

場所が離れていても同時に作業可能

テレワークだからといって、すべての作業ファイルが個人ごとに分けられるわけではありません。場合によっては、チームとして編集しなくてはならないようなファイルもあるでしょう。

Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライドには、1つのファイルを複数人で編集できる共同編集機能があります。これを利用すれば、離れたところで働いているチーム各員が、1つのファイルを作成・編集することが可能です。

また、作業中にコミュニケーションをとる必要がある場合には、Google Chatを活用するのがおすすめです。一人で悩む時間が減り、作業効率もアップすることでしょう。

チームメンバーのスケジュールを把握

テレワークにおいても会議や相談は重要です。しかしながら、相手の予定をいちいち確認するのは面倒だという方も多いでしょう。

Googleカレンダーを使えばチームメンバー間でスケジュールを共有できます。カレンダーを見れば各メンバーの空いている時間が簡単に把握できるため、相談や会議を行う日程や時間を手軽に決められます。もちろん、会議や相談はGoogle MeetやGoogle Chatで開催可能です。

まとめ

Google Workspaceはテレワーク時代において高い効果を発揮するグループウェアです。テレワークにおけるチーム内のコミュニケーション不足を補い、業務の効率を上げてくれることでしょう。テレワークをこれから導入する、あるいは導入したがうまくいかない場合には、Google Workspaceの検討をおすすめします。

よくある質問

Google Workspaceとは?

インターネット検索大手のGoogleが提供するグループウェアサービスです。詳しくはこちらをご覧ください。

Google Workspaceにはどんな機能がある?

Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド、Googleフォーム、Google Meet、Google Chatなどがあります。詳しくはこちらをご覧ください。

Google Workspaceのテレワークでの活用事例は?

オンラインミーティングや、離れた場所での同時作業、チームメンバーのスケジュール把握などに活用できます。詳しくはこちらをご覧ください。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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