テレワークを快適に！おすすめの業務効率化ツールを紹介

新型コロナウイルスや働き方改革の影響で、会社ではなく自宅などで仕事を行うテレワークやリモートワークと呼ばれる業務形態が普及しています。こうした業務形態は従来とは異なる仕事のやり方であるため、以前に比べて仕事の効率が落ちてしまっている方も多いのではないでしょうか。業務効率改善のためのIT活用は、大企業だけでなく中小企業でも必須です。本記事ではテレワークに役立つおすすめの業務効率化ツールを紹介します。

テレワークとは

日本テレワーク協会によると、テレワークとは情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方と定義されています。これまで仕事といえば、オフィスまで出勤して決まった時間に実施することが当たり前でした。

しかし、現在は情報通信技術の発達によって、時間や場所を問わず在宅でも仕事が行えるようになっています。テレワークを導入するメリットは、オフィス縮小などによるコスト削減や、従業員のワーク・ライフ・バランスが適正化できる点です。

テレワークの課題

さまざまなメリットを享受できるテレワークですが、一方で課題も存在します。その1つがコミュニケーションの取りづらさです。

同じ事務所にいれば、話しかけるだけで他のスタッフとコミュニケーションが簡単に取れます。しかし、テレワークになると、気軽な会話や質問がしづらくなります。そのため、コミュニケーションロスが原因で、生産性の低下につながる可能性もあるでしょう。

次に、情報セキュリティ対策の強化も課題の1つです。

パソコンを社外に持ち出すときには、機密情報の流出に気をつけなくてはいけません。不正アクセスや盗難など、さまざまなリスクが考えられます。また、ファイルや情報の外部共有にもセキュリティ上のリスクがあるため、VPNを介した専用ツールの使用を必須化するといった対策も必要です。

さらに、テレワークを実施したことがない企業においては、Web会議システムなどのツールの選び方がわからないという課題も考えられるでしょう。

テレワークにおすすめの業務効率化ツールの紹介

テレワークの課題を解決して生産性を上げるためには、業務効率化ツールの導入がおすすめです。ここでは代表的なツールであるGoogle Workspace、Microsoft365、Dropbox Business、Zoomを紹介します。

Google Workspace

Google Workspaceとは、Googleが提供するビジネス向けグループウェアです。オンラインストレージであるGoogle ドライブをはじめ、オフィスソフトウェアであるGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライド、オンライン会議のGoogle Meet、スケジュール管理のGoogleカレンダーなど、ビジネスシーンに必要なツールが一通りそろっています。もちろんファイルの共同編集機能もあり、チームでの作業にも便利です。

さらに、2段階認証をはじめとするセキュリティ設定も充実しており、情報流出や不正アクセスへの対策も安心です。また、Googleらしくスマートフォンやタブレットとの親和性も高く、テレワークの自由度がより高まることでしょう。

Microsoft365

Microsoft365はMicrosoftが提供するグループウェアです。業務における事実上のデファクトスタンダードといえるエクセル、ワード、パワーポイントといったOffice系ソフトに加え、オンライン会議やチャット、共同作業を一括して行えるTeamsを使用できます。

セキュリティ面も万全で、デバイスの紛失や盗難発生時に遠隔操作でデータを消去できる機能や、誰がどの情報にアクセスできるかを制御できる機能なども備えています。さらに、オンラインストレージのOneDriveではファイルの共同編集が行え、業務効率化につながることでしょう。また、Microsoft365はスマートフォンやタブレットでの使用も可能です。

Dropbox Business

Dropbox Businessはオンラインストレージです。オンラインストレージ内にデータを格納することで、テレワークの際にいちいちパソコンにコピーして持ち帰る必要がなくなり、仕事の自由度を高めることができます。また、セキュリティも堅牢なため、むしろパソコン内に情報を格納するよりも安全といえるかもしれません。

データ容量はProfessionalプランで3TB、Standardプランで5TB。また、Advancedプランでは、必要に応じて容量を追加できます。チーム内でのファイル共有のほか、外部共有も可能なため、わざわざメールでファイルを送信する必要はありません。もちろん、スマートフォンやタブレットからの利用も可能です。

Zoom

ZoomはWeb会議システムの代名詞といえるツールです。Zoomを使えばパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使って、いつでもどこでもMTGに参加できます。Zoomはホストから送られてくるURLをクリックするだけで、誰でも簡単にWeb会議へ参加できるため、外部の方との打ち合わせにも便利です。

Zoomの活用範囲は非常に広く、社内会議だけでなくオンライン商談やセミナー、採用面接などにも使われています。MTG内容の録画も簡単に行えるため、議事録を後から作成したり内容を確認したりする場合にも便利です。

まとめ

テレワークには、従来の働き方にはないメリットある一方で、業務効率の低下やセキュリティ面での課題もあります。こうした課題を解決してくれるのが業務効率化ツールです。

今後もテレワークを活用する企業の増加が予想されますので、業務効率化ツールの導入は必須でしょう。業務効率化ツールにはそれぞれの特徴や個性があるため、本記事の内容を参考に最適なものを選択してもらえれば何よりです。

よくある質問

テレワークとは？

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方と定義されています。

テレワークの課題は？

コミュニケーションの取りづらさや、情報セキュリティ対策の強化などが挙げられます。

テレワークにおすすめの業務効率化ツールは？

Google Workspace、Microsoft365、Dropbox Business、Zoomなどがあります。