【簡単解説】支払管理とは？具体的な方法と効率化について解説

「支払管理」は正しく行えていますか？支払管理が正確にできていないと会社の信用問題に繋がります。そこで今回は、支払管理とその具体的な方法について詳しく解説します。

支払管理とは？

支払管理とは、「すでに支払ったものや、これからの支払う予定のあるものを管理すること」を意味しています。支払管理は会社の経営において必要不可欠なものです。支払管理ができていない会社は企業としての信頼を損失する可能性があります。正確に支払うべき内容を確認し、しかるべきときに支払うように管理していきましょう。

支払管理をしっかり行うことで以下のようなメリットがあります。

• 会社にある資金を把握できる
• 資金の流れをコントロールできる
• 企業にある資金を効率的に運用できる
• 支払いのための資金をスムーズに準備できる

会社を安定して経営するためにも、支払管理は適切に行う必要があります。

支払い管理の具体的な方法

では、支払管理は具体的にどのような方法で行われているのでしょうか？

一般的な支払管理の流れは以下の通りです。

1. 支払管理表を作る
2. 支払情報を管理表に入力する
3. 社内で共有する

非常に重要なことなので、しっかりと支払管理ができるように準備し、安定した経営を目指しましょう。

支払管理表を作って管理する

支払管理のためには、支払管理表を作成して使うのがおすすめです。支払管理表には「今までの支払」や「今後の支払」の情報を入力しておきましょう。

一覧表としてまとめておくことによって社内での共有がしやすく、支払漏れなどのリスク回避が可能です。

一般的に支払管理表はExcelで作成され、そのシートを使って企業は資金のコントロールをしています。

支払管理のファーストステップは「支払管理表を作成すること」です。

支払管理表の作り方

支払管理表に確実に必要な7項目は以下の通りです。

• 支払完了チェック
• 支払日（過去の支払も含む）
• 取引先社名
• 取引区分
• 取引内容
• 支払金額
• 支払先

これらの情報に不足があると、あとから社内の資金を確認しようとして支払管理表を見たときに把握できません。

たとえば、取引区分の項目を支払管理表に設定していないと、「何に対してどれくらいお金を使ったか」がわからなくなってしまいます。

以上の7つの項目は最低限必要です。支払管理表を作る際には、漏らすことなく組み込むようにしましょう。

支払管理表の注意点

管理表を運用する上では「入力ルールを明確にしておく」ことが大事です。

この点を疎かにしてしまうと、支払管理表の情報がまとまらず、支払漏れが起きたり、取引先との信頼関係が崩れてしまったりする可能性があります。たとえば、支払をした時点で支払完了とするのか、それとも取引先が支払を確認した時点で支払完了とするのかを社内で統一していないと、万が一不備があった際に問題が大きくなってしまうでしょう。ほかにも、取引先社名をどのように表記するかも明確にしていないと、あとから非常に手間のかかる作業を強いられることになります。

支払管理表を入力する際のルールは「誰が読んでも同じように解釈できる」よう明確に、かつ丁寧に設定するようにしましょう。

支払管理ができないと…

支払管理を適切に行えない場合、ビジネスではさまざまな問題が発生します。

• 支払い漏れの恐れがある
• 取引先との信頼関係が崩れる
• 取引で損をする可能性が高まる
• 会社経営が不安定になる

トラブルを発生させないためにも、しっかりと担当者を含め社員全員が支払管理の大切さを学ぶことが重要になります。

支払漏れの恐れがある

「支払日」の管理が重要です。支払漏れが起きてしまうと、取引先との信頼関係が崩れ、会社の評判が下がり、企業としての信用を失いかねません。「決められた期日通りに支払を行う」当たり前のようですが、非常に重要な約束です。

取引先との信頼関係が崩れる

ビジネスにおいてお金は非常に重要なものです。期日通りの支払がされなければ、取引先との信頼関係は崩れてしまいます。

場合によっては、大きなクレームやトラブルにつながることもあるでしょう。社員がクレーム対応に追われ通常業務が滞ってしまったり、重要な取引先を失うこともありえます。また企業としての信頼を損ねることが大きなリスクです。一度崩れてしまった信頼関係を回復することは非常に難しいことです。

取引で損をする可能性も

新規の取引で損をする可能性があります。なぜなら、過去の仕入れ価格を確認できないため、新規の取引先の提示する価格の妥当性を判断することができないからです。

支払管理では過去の取引も記録し、残しておきます。たとえ、現場の担当者が変わって前の取引先について詳細を理解していなかったとしても、記録を見ることによって、新しい取引先との価格交渉を有利に進められることもあるでしょう。

会社経営が不安定になる

設備費、維持費、給料の支払など、会社を経営するためにはたくさんのお金が必要です。「過去にどこでお金を使ったのか」や「未来でどこにお金が必要になるのか」を把握できるように支払管理を行っていれば、計画的で安定した会社経営が可能です。

支払管理を簡単にするには？

支払管理は会社が大きくなっていくほどに複雑になっていきます。具体的には、部署がわかれることによって情報の共有がしにくくなったり、経理の負担が大きくなったりなどです。そのままでは、いつ支払漏れなどの問題が起きてもおかしくありません。

そんな企業においては支払管理を効率化・簡素化することが早急に求められます。そのためにどのような方法が考えられるのでしょうか。

Excelやパッケージソフトを利用する

会社や事業の規模が小さいうちには、自社で作ったExcelや市販のパッケージソフトでも良いでしょう。しかし、従業員や取引先の数が多くなり、規模が拡大してくると、支払の回数や金額も増えます。その場合、人力での管理や簡易的なシステムでは対応しきれなくなるかもしれません。

会社や事業の規模が大きくなったら、システムやクラウドサービスの導入を検討してみましょう。

クラウドサービスで支払管理をする選択肢

クラウドサービスで支払管理が実行できると、Excelなどで運用するよりもミスが少なくなり業務工数の削減が期待できます。新規でシステムを構築することと比較しても初期投資も大きくかからず、スピーディに導入が可能になります。また、社内にいなくてもインターネットがあればスムーズに支払管理へのアクセスができるため、テレワークを推し進められている現在の環境では最適と言えます。

クラウドサービスで支払管理をする際の注意点とは

セキュリティ

クラウドサービスを利用する際になんといっても気をつけたいのが「セキュリティ」です。クラウドサービスはどこからでもアクセスできるのがメリットですが、場合によってはリスクにもなりえます。各社のセキュリティ対策がどのように行われているのか、自社のポリシーと照らし合わせて確認しましょう。また、クラウドサービスの提供者側にトラブルが起きてシステムが利用できなくなる場合もあります。自社ではどうすることもできず、サービス提供者の対応を待つしかありません。

クラウドサービスを利用する際には「信頼できる業者を選ぶ」ことが非常に大事なのです。

まとめ

支払管理は、会社の経営には絶対に必要なお金の流れを把握し、コントロールする方法です。

会社の規模が小さいうちには自社でExcelを使って支払管理表を作成して使用することができますが、規模が大きくなれば話は違います。自社にとって最適な方法を探してみましょう。