キヤノン電子×グラッドキューブ 「最新画像処理技術がビジネス効率をさらなる高みへ」 MF Expense expo 2018 イベントレポートvol.7

9月7日、「経理から始める働き方改革」をテーマに開催された「MF Expense expo 2018」。法人企業の管理・経理部門、経営層などを対象に、自社のバックオフィス業務の効率化に有益な講演やサービスにまつわる多様なセッションが実施されました。

レポートvol.7でご紹介するのは、ドキュメントの電子化を通じて生産性向上と業務効率化に貢献してきた、キヤノン製スキャナーに関するセッション。近年ではさまざまなドキュメントのペーパーレス化にともない、多くの人が業務効率アップを実感している一方で、紙での書類の取り扱いが定着してしまっている業務も。とりわけ大量の書類をあつかう経理業務では、“高速”かつ“シンプルな操作” で書類を電子化できることで労力のカットにつながります。

キヤノン電子株式会社の勝山陽氏、スキャナーのユーザーである株式会社グラッドキューブの財部友希氏の両名によって語られた、“最先端スキャナーが導く働き方改革”についてのセッションをハイライトでまとめました。

【サービス開発企業：キヤノン電子株式会社】スキャン作業の無駄をワンクリックで解決

ビジネス向けドキュメントスキャナーの開発・生産を行うキヤノン電子株式会社。少ない人数でアウトプットを増やすため、業務効率の向上についても、ものづくり企業ならではの取り組みを自社で実施してきたそうです。進展するデジタルネットワークに対応した最新の製品群を提供し、未来のオフィス空間を創造するIMS事業部を率いる事業部長・勝山陽氏は、次のように紹介します。

勝山氏 「当社はものづくり企業として、改善の文化が根付いています。たとえば“無駄な作業を省く”という点においては、作業にかかる工数ごとにストップウォッチで測ることも。無駄な作業や重複している作業があれば、狙いを定めて業務改善に取り組んできました。業務効率は、インプットを増やしてアウトプットを高めることにつきると思います。本業に集中するためにも、無駄を洗い出すことは徹底してきました」。

情報化社会の文書電子化ニーズの高まりに応えるスキャナーを手がけて約20年のキヤノン電子。現在、売り上げの90％以上は海外で得ているそうですが、日本に限らず全世界のユーザーが、文書の電子化を通じて生産性の向上を目指す流れがあるとのこと。しかし、アナログからの完全なデジタルシフトは容易ではなく、いまだFAXの利用があることを踏まえても“紙との上手な共存”を考えていくことが必要だとアドバイスします。ただし、経費精算業務のデジタルシフトは、比較的簡単に効果が期待できる分野といいます。

勝山氏 「マネーフォワード クラウド経費にも、スキャナーでレシートや領収書を一括で読み込める機能があります。業務効率に関連してここで大事になるのは、適材適所のデバイスを選ぶことです。

たとえば、会社で書類をスキャンする場面を思い浮かべてください。まず、自席から離れた複写機に紙をセットし、送信先のPCの宛先を選びます。自席に戻り、ファイルを確認して保存。さらに、そのファイルを探し出して特定のシステムにアップロードします。キヤノン電子は、この一連の動作をできるだけカットしたいと考え、デスクに置けるサイズのスキャナーがシステムと直結する仕組みを開発。たとえば、MF クラウド経費の画面の中にスキャンボタンを付けて、ボタンを押したらスキャナーが起動し、データが自動で経費精算システムに保存されるシステムを開発しました」。

これをSNSでたとえると「カメラツールを立ち上げて撮影・保存→LINEを開いてアルバムからピクチャーを探し出して添付する」という一連の手間を省き、LINEのチャット画面にカメラ機能が組み込まれたイメージ。ワンクリックで手元のレシートや領収書を読み込み、自動でマネーフォワード クラウド経費に取り込むことでミスもなくなり、経理申請の無駄な作業を激減できるとのこと。「マネーフォワード クラウド経費とまとめて高速で処理できるキヤノンのスキャナーは親和性が高い」と勝山氏は言います。

【サービス導入企業：株式会社グラッドキューブ】ベンチャー企業の経理部門の負担がスキャナー導入で改善

キヤノン製スキャナー「imageFORMULA」を導入したことにより、経理担当者の業務効率アップと負担軽減につながった企業の一つが、株式会社グラッドキューブ。大阪に本社を置くITベンチャーで、インターネット広告を事業の柱にしている。近年は、AIを活用したプロ野球やサッカーのデータ解析を紹介するメディア「SPAIA（スパイア）」など新規事業も展開。2007年創業時は6人だった社員も、現在は大阪本社と東京支社あわせて90人を超え、管理部門の強化は常に課題だったそう。取締役COOの財部友希氏は、管理部門の状況について次のように話します。

財部氏 「企業の管理部門に割くべき人員は、全社員の10％程度と言われています。ただ、大阪という土地柄もあって、経理の人材は慢性的な採用難。結果として当社の管理部門は経理と人事あわせて5％を切る人数しかいません。育児で時短勤務をしているメンバーもいるので、過酷な状況です。当社では媒体に支払う手数料も管理していますが、案件の増加にともない、一時は管理が極めて困難でしたが、自社のエンジニアに売上管理システムを構築してもらい、改善に向かいました」。

そうした中、社内の経費精算業務は、改善が難しかったとのこと。

財部氏 「経費精算は月次を締めるという、たった一つの作業でしかないので、そこに時間を取られてしまうのは、経理を少数でまわしているわれわれにとっては、効率化したいパートでした。そこで、導入したのが、キヤノン製スキャナーです。大きなメリットは、これまで1枚ずつ読み取らないといけなかったものが、一度に読み込んでくれるところです。たとえば、営業部門では、期日までに経費入力を終えて、領収書を出すことができない。経理担当者からすると、何度も請求すると嫌われるんじゃないかと感じてしまい、コミュニケーションが取りづらくなっていると悩むことも。そうしたストレスについても、キヤノン製スキャナーを導入したことで解消されました。経理は“経費を入力してください”ではなく、“1ヶ月分の領収書をまるごとください”というだけでよくなり、忙しい営業も楽になったそうです。全体の業務からみれば些細なことですが、コミュニケーション上、不穏な要素だった業務を割愛できたことで、良好な関係に転じたと感じています」。

機能面の利便性について半信半疑だったという財部氏。しかしレシートや領収書も、上下逆だったり斜めだったりした状態でスキャニングしたところ、きちんと真っすぐ補正されて読み込まれるなど、すぐれた機能性に驚いたとか。「生産性向上」「社内コミュニケーションの円滑化」という2点に加えて、管理部門を本業である顧客のビジネスサポートに余剰時間を充てられるようになったそうです。

まとめ

限られた人的リソースを本業に割きたい……とはいえ、社内の経費処理も必要な業務です。そこにかける時間をどれだけ短縮できるかが、企業の競争力にも関わってきます。人手不足で採用に苦戦している企業も、無駄な作業は機械やクラウドといったシステムをうまく活用することで、苦境を改善することができる。ビジネスシーンを研究しつくしたキヤノン電子から生まれたスキャナーは、業務効率化を推進する企業の心強い味方になっているようです。