より充実したサービスのために会計業務を仕組み化。世界のVIPから指名される執事のワークスタイル

日本バトラー&コンシェルジュ株式会社代表取締役社長として、世界のトップ1%のVIPに信頼され、仕事を任されている新井直之さん。近著『世界のVIPが指名する執事の手帳・ノート術』では、マネーフォワード クラウドの活用について紹介されていました。
そんな新井さんのインタビューを前編、中編、後編と3回にわたってお届けします。中編のテーマは、執事をまとめる経営者として仕事術。マネーフォワード クラウドを使い、執事サービスをより向上させた仕組み作りを語ってくださいました。

取材ご協力:
新井 直之(あらい なおゆき)
執事/日本バトラー&コンシェルジュ社長
フォーブス誌世界大富豪ランキングトップ10に入る大富豪、日本国内外の超富裕層を顧客に持つ同社の代表を務める傍ら、企業向けに富裕層ビジネス、顧客満足度向上、ホスピタリティに関する講演、研修、コンサルティング、アドバイザリー業務を行っている。
ドラマ版・映画版・舞台版『謎解きはディナーのあとで』、映画版『黒執事』では執事監修、主演の櫻井翔さん、北川景子さん、水嶋ヒロさん、DAIGOさんらの所作指導を担当。
著書に『執事だけが知っている世界の大富豪58の習慣』(幻冬舎)、『世界のVIPが指名する執事の手帳・ノート術』(文響社)、『執事が目にした!大富豪がお金を生み出す時間術』(青春出版社)などがある。

 

執事業務に煩雑な経費精算が欠かせない理由

執事が仕えるお客様の多くは、日常的なお出かけではお財布をお持ちなりません。マネークリップに紙幣を数枚。あるいは、胸ポケットにクレジットカードを1枚。そんなスタイルを好まれます。

とはいえ、細々したお買い物はなさいます。そこで、私たち執事が言わば”お財布係”となり、お客様のプライベートでの支払いを立て替えるのです。そのほとんどはスーパーでの日用品の購入代やカフェやレストランでの飲食代、移動に使ったタクシー代など、さほど大きな金額ではありません。

ただ、立て替えの回数は多く、経費精算の処理は煩雑です。
弊社の場合、以前は毎月、私が各執事からエクセルで作った明細一覧を受け取り、処理していました。
このあたりは執事でもありながら、経営者でも、経理担当者でもあるつらいところです。1人がいくつもの顔を持ち、複数業務を進めなければいけないジレンマは中小企業にお勤めの方には、共感していただけるのではないでしょうか。

日本バトラー&コンシェルジュでのマネーフォワード クラウドの活用法

私は前職がコンピュータ関係の仕事でしたので、早くから市販の会計ソフトを使っていました。年々使い勝手は向上していましたが、しかし、入力作業の煩雑さは変わりません。各執事から集めた明細を処理するのに毎月2、3日の作業時間が必要でした。しかも、決算期にはまた手間が増えます。
こうした経費の事務処理作業は創業時から手のかかる仕事の一つで、どうにか負担を軽くできないか悩みの種でした。

そこで昨年に導入したのが、「マネーフォワード クラウド経費」「マネーフォワード クラウド会計」です。結果から言うと、劇的に短時間で処理できるようになりました。
各執事に、「マネーフォワード クラウド経費」に登録したクレジットカードを持ってもらい、支払いの立て替えはカードで済ませるように徹底。また、現金で支払った場合も一人ひとりに「マネーフォワード クラウド経費」でレシートを撮ってもらい、交通費についてもSuicaやPASMOを読み込みデータ化するようにしました。

各執事がエクセルで明細を作っていたときは、レシートから数字を拾うときに打ち間違えが頻発していました。こうした入力ミスは人力でやっている以上、避けられません。
しかも、確認する側はレシートと照らし合わせ、ミスがないかチェックしなければならないわけです。
それが、クレジットカードやSuicaなどと連動させることでミスがなくなり、入力する側、確認する側の負担も一気に減るわけです。

また、「マネーフォワード クラウド経費」では1件20円で入力サービスが用意されています。当初、私は「20円とはいえ、お金がかかるのか……」と抵抗感を感じていました。
しかし、自分で入力すると1時間で50件くらいが限界です。計算すると、1000円。これを代行してもらった場合、時給1000円で発注しているのと同じことです。  
会社員の給料の平均時給は1800円と言われていますから、そう考えると、かなり割安ですよね。

私が執事として現場に出たときの経費も同様に処理することで、机に座って改めて経費精算の事務作業をすることがなくなりました。
基本的に移動中などのスキマ時間にスマホやタブレットで仕訳をするだけで済んでしまうのです。
どうしても現金で払わなくてはいけない税金の処理などに少し手間がかかるくらいで、月に2、3日かかっていた作業時間が今では、月1、2時間になっています。

会計業務というのは経営上不可欠ですが、付加価値を生みづらい作業でもあります。毎月数十時間かけたとしても、新たな受注につながるわけでもありません。必要だけど、時間をかけないにこしたことはない。
だからこそ、「マネーフォワード クラウド経費」、「マネーフォワード クラウド会計」によって時間と手間を節約できたというのは、弊社のような小さな会社にとって非常に大きなことでした。

会計の見える化によって得られるメリットとは?

実作業の時間、手間が軽減されることと合わせて、実際に「マネーフォワード クラウド会計」、「マネーフォワード クラウド経費」を使ってみて実感したのは、見える化による経営への好影響です。

以前、市販の会計ソフトを使っていたときは、作業の煩雑さから四半期に1回しか自分の会社の会計状況がわからないこともありました。数ヶ月後に「この月は、とんでもない額の経費を使っている」と気づくような状態です。
ところが、「マネーフォワード クラウド経費」、「マネーフォワード クラウド会計」を使うようになってから、1日1日リアルタイムで会計状況が見えるようになりました。

これは会社の経営という観点からすると、1カ月以上前の景色を見ながらクルマを走らせていた状態から、リアルタイムの景色の中で運転するくらいの違いがあります。結果的に会社の財務もよくなりました。

これはBIZ KARTEをご覧の皆様もぶつかったことのある悩みかもしれませんが、新しいシステムの導入には”面倒だ”という心理的な障壁があります。
特にこちらが主導して、他のスタッフに使ってもらうときには気を使いますよね。人は、それなりのコミッションがないとなかなか動きませんから。ただし、経費精算に関して確実に”楽になる”という報酬があります。

執事一人ひとりも事務作業が効率化され、楽になります。それは導入の後押しになりました。以前は決められた時間内で事務作業が終わらず、家に持ち帰って処理する人もいましたが、自動化で残業がなくなりました。それは一つのモチベーションにはなったようです。

また、経費の支払いにも柔軟性を持たせることができました。それまでは月末締めの翌月25日に払いでしたが、リアルタイムで状況を把握できるので、立て替え額が大きくなっている執事には「前払い金で払おうか」と連絡することもできます。

時間を投資して”仕組み”を作ると得をする

大事なのは、初期段階でいかに多くの時間を投資して、簡単になる仕組みを作っていくかだと思います。
弊社は大きな会社ではないので、「導入します」のひと言で進めましたが、やはりスマホを使うことへの抵抗感を感じている執事もいました。そこで、「あなたは特別に導入まで猶予期間を……」としてしまっては、足並みに乱れが出ます。とにかく使い方について懇切丁寧に伝えていきました。

執事は基本的に直行直帰の仕事なので、1カ月近く顔を合わせないこともありました。クラウドの使い方を教えるという理由に会って食事をして、最近の様子を聞き、それが離職率を下げることにつながったというケースもあります。

導入当初にかける時間は初期投資となり、未来の自分を楽にしてくれるのです。最初に投資できる人が、得をする。これはどんな仕事でも同じだと思います。
些細な例ですが、私のパソコンは「お」と入力すると、「お世話になります。日本バトラー&コンシェルジュの新井です」と変換されます。1日に何度打ち込むかわからないような頻出フレーズは短縮登録してしまう。こういう仕組みを最初に作っておくと、それが将来に向けた時間の投資となり、100倍になって返ってくるのです。

「マネーフォワード クラウド経費」「マネーフォワード クラウド会計」によって有効利用できるようになった時間は、本業の執事サービスのさらなる充実だけでなく、経営者としての仕事を取るための営業活動、スタッフとのコミュニケーションに活用しています。

執筆:佐口 賢作 (さぐち けんさく)

1992年より『月刊BIGtomorrow』(青春出版社)のデータマンとして、ライター業に入る。以後、雑誌、書籍、Web、広告制作などで活動。年間平均80人前後のインタビューを行ない、ビジネス書を中心に年間7冊ほどのブックライティングを担当。著作に「ぼくのオカンがうつになった」(PHP)など。



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