仕事のペースを生み出す、ライフハックの習慣

こんにちは。私はLifehacking.jpという、ライフハックや仕事術、そしてガジェットなどについて書いているブログの管理人の堀と申します。これから数回にわけて、経理担当の仕事の悩みを解決するライフハックについて紹介していきたいと思います。

ライフハックとはなにか

ライフハックは「ライフ = 人生」を「ハック = あざやかに解決する」という意味の造語で、アメリカで誕生したIT時代の仕事術です。古い考え方を尊重しつつも、スマートフォンやクラウドサービスなどを駆使しながら仕事や生活を楽にするためのテクニックを扱っています。

あなたがいま、簡単ではあるものの、非常に細かい仕事をしていたとしましょう。たとえば、メールでやってきた依頼に対して書類を作成し、もう一度それをメールで返信するといった、ありきたりの作業です。
依頼がひとつかふたつならば、大したことはないでしょう。しかし十も、二十もやってきたなら? 仕事量も増えていますが、それ以上に果てしなく書類とメールをいったりきたりしているようになり、とても面倒な気持ちになってくることでしょう。
そこで、書類の作成だけをするステップと、メールの返信だけをするステップに仕事をまとめてみます。すると、先程までの書類作成とメールアプリとのあいだの反復横跳びがなくなり、同じ作業を一度にかためて実行できるのでスムーズに進められますし、気持ちも楽になります。こうした「似た作業同士はまとめる」ルールはプログラミングの世界ではバッチ処理と呼ばれています。
ここで大事なのは、仕事そのものは何も変わっていないということです。作業に手を付ける順番に工夫をするだけで、全体がスムーズで楽になる。こうした「ちょっとした近道」を探すテクニックをライフハックといいます。

今回は代表的なライフハックの例として、ふだん仕事場の整理整頓、仕事のスケジュール、そしてタスクの管理などで使えるテクニックについてご紹介して、ライフハックとはどういうものなのかについて知っていただきたいと思います。

書類を整理するなら三つの山に分ける

机の周りの書類があまりに増えてしまって困ってはいないでしょうか?
そうした時に使えるハックとして、すべてをデジタル化してしまうというものがあります。 ScanSnapのようなドキュメントスキャナーを利用すればすばやく書類をデジタル化できますし、出来上がったファイルをDropbox のようなクラウドサービスに入れて管理すれば、どこからでも閲覧できるようにもなります。情報は一切捨てずに、書類の置き場所という概念から解放されるのです。
しかし、デジタル化できない大事な書類などもあるでしょう。そうした時にはすべての書類を「使用中・保管中・飾り」という簡単な分類に当てはめて整理してみてください。現在アクティブに使用している書類は「使用中」、あとで参照するためにとっておく書類は「保管中」、手紙や賞状といったように記念にとっておきたいものは「飾り」という具合にです。
机の上に置いてあるべきものは最初のアクティブな書類だけです。資料については直近に使ったものが手前に、最近使っていないものが奥になるように机の中にしまいます。分類などはしてはいけません。最近使ったものは再度使う可能性が高いので手前に入れておくだけで、手前から探すことによって目当ての書類を見つけるスピードが高まるのです。
ここで、書類一つ一つの中身を見なければそれが何であるかわからないようになっているのでは面倒です。そこで表紙の左上の部分にポスト・イットをつけて、そこに表題と日付を書き込むようにしておきましょう。用途に応じてポストイットの色をカラーコーディングしておくだけでも、分類するよりも手軽でわかりやすい整理法になります。

仕事をラクにするためのペースを作ろう

朝一番から夕方になるまで、ずっと同じぐらいの緊張で仕事をしていないでしょうか?人間の集中力は有限ですので、朝のうちはできた仕事が、午後になるほど疲れが溜まってきて難しくなってきます。これを無理に気力だけで乗り切るのはストレスですし、効率も上がりません。
そこで、一番頭を使う難しい作業は午前中にまとめておき、メールの返信や簡単な書類の作成といった作業は午後に持っていきておくように「仕事の交通整理」というハックを行います。これだけでも全体が効率化するだけでなく、精神力だけで乗り切らずにすむのでストレスが減ります。
長めの作業と短めの作業があるなら、午前中に長めの作業を、午後になればなるほど短めの作業をおこなうようにしましょう。午後は集中力がもたないことを前提にスケジュールを組めば、集中力が途切れずにペースを作って仕事が可能になります
仕事のペースを乱すものの筆頭に、5分でメールを書くつもりだったのが15分ぐらいになってしまったといったような、時間の見積もり間違いがあります。こうしたペースの乱れを意識するためには、簡単なタイマーを用意して自分の時間の使い方を客観視するのが有効です。
私はiPhone上で「Timer+」というアプリを使用し、その通知をApple Watchのバイブレータで受信することで、2分、5分、10分といった作業時間を意識するようにしています。たとえば5分程度で書きたいメールがあるならば、タイマーをかけて作業を開始し、バイブレーターが知らせてくれるタイミングの前後で仕上げることで、大幅に時間を浪費することがなくなります。

「書いてから仕事をする」を徹底しよう

スーパーで買い物をする際に、忘れ物をしないために買い物リストを作った経験はある人がほとんどだと思います。同じことを仕事で「やることリスト」として作ったことがある人も多いでしょう。
しかし意外に、いまやっている作業について書き込んでいない人が多くいます。やるべきことを頭のなかで管理しているうちに、しだいに作業が目的から離れて脱線してしまったり、冒頭で紹介した「バッチ処理」で効率化できるようなチャンスを見逃したりするのです。
そこでおすすめしているのが、どんなときでも1枚の紙を用意して「いまやっていること」を書き込んでから作業を開始するというハックです。あと何分で、どの作業を、どこまでやるつもりなのか? なるべく1時間単位ではなく、30分、15分といった細かい粒度で書いて管理します。
こうすれば、急な電話や来客があったときでも、すぐに先ほどまでの作業に復帰する際にこの紙をみるだけですみますし、しだいに作業の内容が脱線してゆくのも早めに軌道修正することが可能になります。
書いてから仕事をするというこの習慣は、頭の中でやるべきことをいちいち覚えておく必要がなくなりますので、忙しい人ほど効果のでる、有効な手段です。

経理担当のお悩み、解決します

いかがだったでしょうか? ライフハックは、ちょっとした考え方を日常の作業に加えることによってそれを楽にしたり、便利なツールやアプリに助けてもらうことによって仕事を効率化してくれます。
しかし一番大事なのは、ライフハックを実践することによってあなたがラクになることです。ラクに、ペースよく、燃え尽きないように仕事ができることが、長い目でみると最もメリットが大きいからです。

さて、今回は仕事全般についてのライフハックを紹介しましたが、次回からは経理担当者にありがちな質問や悩みをもとに、それをライフハックで解決していくことをしてみましょう。



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執筆:堀 正岳 (ほり まさたけ)

理学博士。国立研究開発法人海洋研究開発機構(JAMSTEC)所属。 北極における気候変動を中心として研究活動をするかたわら、最新のライフハックや仕事術、ツールなどをブログ『Lifehacking.jp』で紹介。1973年、アメリカ・イリノイ州生まれ。

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