交通費精算を効率化する！Suica・PASMO・ICOCAなどICカードの履歴活用術とは？

毎月の社内業務である、経費精算。電車やバスなどの交通機関を使うことが多い営業担当者は、特に「交通費精算」に多くの時間をとられてしまっているのではないでしょうか。その日のスケジュールを見直しながら、使用したルート・金額をひとつずつパソコンで路線検索…という作業をしていませんか？実はこの作業、ICカードの利用履歴を上手に活用することで、効率化できることをご存知でしょうか。

今回は、ICカードの履歴を活用した交通費精算のテクニックをご紹介いたします。

Suica・PASMO・ICOCAなど……交通系ICカードの履歴活用術３パターン

電車やバスを利用する際、最近では切符を都度購入するのではなく、ICカードを使用する方がほとんどでしょう。このICカードの履歴活用によって、交通費精算を効率化する方法3つをご紹介します。

【1】駅の券売機で履歴を印字する

1つ目の方法は、駅の券売機でICカードの利用履歴を印字する方法です。最もオーソドックスな方法ですが、履歴印字件数には上限があるため注意が必要です。交通費精算の際には印字した履歴を見ながら、交通費精算書に運賃を一つずつ記入します。過去のスケジュールから使用したルートを思い出し、路線検索する…という手間がなくなるため、移動が多い営業担当者などは定期的に印字をしておくと、交通費精算の際、多少は楽になるのではないでしょうか。

※詳しい印字方法については、各交通機関のHPで印字方法が公開されていますので各サイトをご参照ください。

・Suicaの履歴認方法（→歴表示・印字・残額表示【JR東日本】へ）

・PASMOの履歴確認方法（→履歴の確認【PASMO】へ）

・ICOCAの履歴確認方法（→ご利用に役立つ機能【JRおでかけネット】へ）

【2】「ICカードリーダー」を活用する

2つ目の方法は、専用のICカードリーダーを使い、交通系ICカードの履歴を確認する方法です。大きく分けて、専用端末を購入する方法と、スマートフォンのアプリを活用する方法の2つがあります。

専用端末「PaSoRi」を購入する

ICカード読み取りのための専用端末は「USB対応非接触ICカードリーダー」とも呼ばれ、代表的な製品としてはSonyの「PaSoRi（パソリ）」が挙げられます。価格相場は2,500円～3,500円ほど。Suica・PASMO・ICOCAをはじめ、地域別に使われている他のICカードにも対応*しています。

購入後、はじめにソフトのダウンロードとPCでの設定が必要ではありますが、1度設定してしまえば、そのあとはいつでも楽に履歴確認ができます。印字のために毎回駅まで行く手間が省けるという点は、大きな魅力ですよね。

*対応可能なICカードの詳細はこちら。

ちなみに、機種によって使用できるOS、ブラウザに制限があるケースもあるので注意が必要です。

スマホアプリを活用するーAndoroidのおすすめアプリ4選

専用端末を購入するのが面倒、あるいは邪魔になると感じる方には、アプリを活用する方法がおすすめです。NFC機能付のAndroid端末であれば、スマートフォンにアプリをダウンロードするだけで、簡単に履歴確認ができます。代表的な4つのアプリをご紹介しましょう。

●Suica Reader

Suica・PASMO・ICOCAをかざすだけで、履歴確認ができます。その他、残高確認やCSVへの書き出しも可能。一部のバス情報も見られるというメリットがありますが、定期券の情報が見られないなどのデメリットもあります。

●iTrain Reader

当アプリの最大の特徴は、CSVで書き出せる項目の細かさ。日付、会社、路線、駅、支払額、残額などが分かり、期間指定もできます。ただし、対応する交通系ICカードは現時点でSuicaとPASMOのみです。

●ICカードリーダー by マネーフォワード

CSVでの書き出しが可能なうえ、家計簿アプリ「マネーフォワード」や、経費精算のクラウドサービス「マネーフォワード クラウド経費」への送信も可能。送信した履歴は1件ずつ取り込まれ、明細として管理できます。対応する交通系ICカードは全国26種類と多い点も魅力的です。

●ICカードリーダー～Suica 残高チェッカー～

CSVによる残高、路線、駅、利用金額、利用後残高、チャージ金額の出力が可能です。対応している交通系ICカードはSuica・PASMO・TOICA・Kitaca・manaca・ICOCA・SUGOCAなど。バス路線の履歴確認もできます。

【3】Apple Pay、おサイフケータイ*を利用する

3つ目の方法として、交通系ICカードを使わず、スマートフォンの決済サービスを活用することで交通費の利用履歴を確認する方法もあります。主な決済サービスとして、Apple Payとおサイフケータイについて紹介します。

*「おサイフケータイ」は、株式会社NTTドコモの登録商標です。

●Apple Pay

Apple Payでは、Walletアプリに複数枚のSuicaを登録できます。仕事用とプライベート用で使い分けることで、業務用の交通費だけを簡単に履歴確認できるようになるでしょう。

なお、iPhone上でSuicaの利用金額、乗車区間が見やすく確認できますが、Walletアプリには明細印字機能がありません。スクリーンショットなどで保存しましょう。

●おサイフケータイ×モバイルSuica

モバイルSuicaは、JR東日本の会員制サービスです。おサイフケータイ機能付のデバイスから会員登録するとSuicaが利用できるようになり、利用履歴も確認できるようになります。モバイルSuicaは、基本的にクレジットカードの登録が必要ですが、クレジットカードがなくても使用できるサービスとして「EasyモバイルSuica」もあります。

パソコンからモバイルSuicaの会員ページへアクセスすると、Suicaの利用履歴の確認と印刷ができます。印字は1回のみですが、画面保存すれば繰り返し印刷できます。ただし、履歴確認できるのはモバイルSuicaを利用した場合のみです。カード式Suica利用時の明細は確認できません。

さらに便利！マネーフォワード クラウド経費とモバイルSuicaを連携する

Apple PayとモバイルSuicaを連携することで、便利に履歴確認ができることは前述した通りですが、最後にもう一つ、更に便利な活用方法をご紹介します。

クラウド型の経費精算サービス「マネーフォワード クラウド経費」を活用すると、上記の方法で履歴を確認する際、都度ID認証を行う手間も省けるのです。一度設定してしまえば、あとはアプリ側へ自動で連携される履歴データを確認して申請するだけ。また、定期券内を除外する設定もできるため、通勤範囲内の電車代を差し引く計算の手間もなし。電車の交通費精算が非常に便利になりそうです。

モバイルSuica・Apple Payを利用している人は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

詳しくはこちらをご参照ください。

マネーフォワード クラウド経費アプリ画面イメージ：乗車データは、自動で利用の翌日に反映されます！

経費精算サービスの導入には、会社の経理業務担当者との相談が必要です。まずは経費精算業務を効率化する方法にについて、総務や経理担当に相談してみてはいかがでしょうか？

以上、交通費精算を楽にするために、ICカードなどの利用履歴を確認する方法3つを紹介しました。それぞれにデメリットもありますが、一つずつ路線検索をする手間を考えると効率化につながるはず。ぜひ活用してみてくださいね。