出張管理サービス5選!経費削減したい管理担当者向け、10%削減の事例も

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出張管理サービス

毎月のルーティンワークに追われる経理担当者にとって、経費削減のための大規模な取り組みを始めることはなかなかハードルが高いものです。そこで今回は、取り組みやすく、かつ効果を期待できる経費削減のアイデアとして、「出張費用の削減方法」について取り上げます。多くの旅行代理店で提供されている出張管理サービスを活用して、なかには10%の出張費用削減を実現した企業もあるそう。

これまで出張費に関してはコスト意識もなく、必要経費として申請されるがまま放置してきたという企業も多いのではないでしょうか。なぜ出張費は膨らみがちなのか、そして、出張管理サービスがどう役立つのかについて見ていきましょう。

出張費がかさみやすいのはなぜ?

出張経費に関して「出張旅費規程」を定めている企業・法人がある一方、特に上限を定めていないケースも見受けられます。出張費用に関する規定がない場合、社員や役員が必要以上に高額な宿泊プランを予約したり、QUOカードなどの金券付きプランを好んで選択したりすることがあります。なかには、部署ぐるみでこうした出張経費のかさ増しを容認している場合も。これでは経費はかさむ一方ですし、社内で不公平感が生まれかねません。

そのような状況について、各企業はどのように考えているのでしょうか?

日本CFO協会による「出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策」の結果からは、国内・海外出張費用について「適正化の余地がある」と考える企業が約6割を占めていることが明らかに。

図1. 国内・海外出張費についての適正化*

図1. 国内・海外出張費についての適正化*

では「実際に旅費削減に取り組んでいるか」というと、意外に取り組めていない企業が多い、という状況が下記の結果からも分かります。

図2. 国内・海外出張の旅費削減に取り組んでいるか*

図2. 国内・海外出張の旅費削減に取り組んでいるか*

また、会社として対策をしているかどうかに関わらず、多くの企業では社員の意識にも課題があるようです。社員のほとんどが出張旅費規定を理解してはいても、上司による規定違反チェックが不十分であるケースが多く、出張での不正や違反が少なからず発生しているのが現状です。ほとんどの企業で出張日当(出張手当)が用意されていますが、空(カラ)出張(架空出張)で日当の請求が不当になされたり、定められた金額やグレードを無視したホテル、航空券、新幹線が利用されてしまったりといった不正が起こりえます。

図3. 過去にどのような違反・不正が発生しているか*

こうした不正を防ぎ、経費削減を実現するために、出張手配を経理部や総務部で代行するなど対策を始めた企業もあります。しかし、こうした対策に注力する一方、出張手配の業務効率化も同時に必要とされ、相反するニーズに板挟みになっている経理・総務担当者も多いことでしょう。社員に出張旅費規定を厳守させつつ、経理・総務担当者の手をわずらわせないためにはどうしたらいいのでしょうか?

*出展(図1,2,3):一般社団法人日本CFO協会「出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策」

出張費用、出張経費の削減方法とは

出張管理サービスを活用すれば、手間なく経費削減!

出張費用を削減するために効果的なのが、旅行代理店との法人契約を結ぶ方法です。意外と知られていないのですが、法人向けならではの割引が受けられるサービスもあります。また、企業の出張旅費規定に沿ってQUOカード付きの宿泊プランを除外したり、役職やポジションに合わせた上限金額で宿泊プランを表示させたり、といった細かな設定が可能なことも多く、手配作業やチェック作業を簡素化できます。具体的に、5つのサービスについて特長を見てみましょう。

1. じゃらんコーポレートサービス

法人向けの限定プランの提供や、表示プランの絞り込み、従業員の出張状況の一覧表示など、さまざまな機能が用意されています。初期費用、運用費用が無料で使いやすいのも魅力。ポイントの付与もあります。

2. 楽天トラベル 無料出張管理サービス「Racco-ラッコ-」

法人向けプランの提供、出張状況の可視化、表示プランの絞り込みだけでなく、ホテル、航空券、国内レンタカーの予約もできます。月間利用分を1枚の請求書にまとめられるので社員の立て替えは不要です。

3. JTB 法人向け出張手配・管理ソリューション「Bzit」

出張の交通費から宿泊まで、国内外を問わず一括で手配できます。オプションで電子承認の機能が利用でき、効率的な管理が行えます。

4. 株式会社エボラブルアジア「エアトリBTM」

国内航空券、新幹線、特急、宿泊を網羅したサービス。各チケットをお得な価格で購入できます。国内航空券は、当日予約も可能。繁忙期でも利用できるうえに、当日でも変更が可能です。

5. アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行

航空運賃、ホテル費用がリーズナブルで、経費削減に役立ちます。世界30,000のホテルを網羅する独自の優遇ホテル・プログラムを利用可能。危機管理ルール、旅程管理ツールなど便利なアプリも提供しています。

出張管理システム活用のメリット

上記のように出張管理サービスごとに特長や強みが異なるので、企業の特性・ニーズに合わせて検討するのがおすすめです。出張管理サービスを導入するメリットについてまとめると、次のような点が挙げられます。

  • コスト削減

先に紹介したサービスでも、さまざまな法人割引が受けられるものがあります。出張先・頻度といったメインの出張スタイルや、出張手配に関して改善したい部分を考慮してサービスを検討することで、よりコスト削減効果も高まってくるでしょう。

  • 可視化と適正経費の分析

個人の出張先、回数、費用などが一覧で確認できるため、適正な経費利用がなされているかをチェックできます。データを分析し、経費削減に向けたPDCAサイクルを実施できます。

  • 出張手配におけるルール順守を厳格化

表示できる宿泊プランを「特典なし」に限定したり、宿泊金額上限を設定したりできるので、出張旅費規定に沿った自動チェックが可能。空(カラ)出張、限度額を超えての経費利用といった不正や違反を防止できます。

  • 出張手続きの簡素化

出張する営業スタッフなどにとっては、切符やホテルの手配が楽になり、立て替えも不要です。また、雑多な経費精算の数が減り請求書が一本になるため、経費精算の作業もとても簡単になります。

  • 有事における出張者の危機管理

災害時などのリスクマネジメントに活用できます。社員の出張状況が一覧で確認できるため、安否確認がスムーズに行えます。

まとめ

旅行代理店との法人契約は、忙しい経理担当者にとって多くのメリットがあります。手間なく出張旅費が抑えられてコスト削減できることはもちろん、バックオフィス部門にとって大きな課題の一つである、災害時のリスク管理にも効果的です。出張者も手配が楽になって一挙両得。出張費用の削減策として、各旅行会社のコーポレート利用を検討してみてはいかがでしょうか。

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

執筆:加藤 由起子 (かとう ゆきこ)

BtoBのコラムやブログ、eBOOKなど、数多くの企画、執筆経験を持つライター。Web、システム制作会社での勤務経験あり。これまでに中堅・大手の通信、教育、システムベンダー企業の記事などを幅広く担当。



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