新幹線のきっぷの領収書は再発行できる?

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近年、北陸新幹線や北海道新幹線が相次いで開通したことで、新幹線を利用する機会はますます多くなっています。

ビジネスで新幹線を利用した場合、経費精算には領収書が必要です。万が一新幹線のきっぷの領収書を紛失してしまった場合、再発行してもらうことはできるのでしょうか。

領収書の再発行はきっぷの購入方法で異なる

近年はインターネットでの予約サービスが普及したことで、新幹線のきっぷの購入方法は多様化しています。購入方法によって領収書の発行方法は異なるほか、再発行できるかどうかも異なります。

駅や旅行会社できっぷを買う場合

駅や旅行会社の窓口できっぷを買う場合は、係員に領収書を発行してもらいます。券売機で買う場合は、きっぷが発行される前に領収書発行ボタンが画面に表示されるので、それにタッチします。

駅や旅行会社の窓口できっぷを買った場合は、領収書の再発行はできません。

インターネット予約できっぷを買う場合

JR各社はインターネットで新幹線のきっぷを予約できるサービスを提供しています。事前に駅や旅行会社に出向く必要がないほか、きっぷ代金の支払い前であれば、変更手数料がかからないメリットがあります。

インターネットで予約して駅の券売機できっぷを受け取る場合は、先ほどの「駅や旅行会社できっぷを買う場合」と同様に、駅の券売機で領収書を受け取ります。この場合は、きっぷの現物がある場合、又は、クレジットカードの利用明細があれば再発行可能です。

モバイルsuica特急券やEX-ICサービスのようなチケットレスサービスの場合は、駅の券売機できっぷを受け取らないので、駅で領収書をもらうことはできません。インターネット予約のサイトで表示される領収書を印刷します。

予約サイトで表示される領収書の発行回数は、JRの会社によって対応が分かれていて、発行が1回限りで再発行できない場合と、期限はあるものの発行回数が無制限の場合があります。

発行が1回限りで再発行できない場合は、表示される領収書のデータを保存しておくことが推奨されています。プリンタの不具合で印刷に失敗したときや印刷した領収書を紛失したときなどにもう一度印刷することができるので、事実上、再発行が可能になります。

なお、予約サイトから印刷した領収書を駅の窓口に持ち込んで、手書きの領収書として再発行してもらうことはできません。予約サイトから印刷した領収書が経費精算に使用できるかどうかは、前もって確認しておいたほうがよいでしょう。

新幹線の領収証
(出典:領収書の印刷方法について|JRおでかけねっと

新幹線のきっぷの領収書を紛失した場合

インターネットで予約した場合を除いて、新幹線のきっぷの領収書は再発行されません。このような場合の対応方法をいくつかご紹介します。ただし、必ずしも勤務先が精算を認めるとは限らないので注意が必要です。

新幹線のきっぷで代用する

まだ新幹線に乗る前で手元にきっぷが残っていれば、きっぷで代用できる場合があります。

新幹線を降りて改札機に投入すると、きっぷは回収されてしまいますが、係員のいる改札口で事情を話せば、きっぷを持ち帰ることができます。

通常、新幹線のきっぷには乗車区間と運賃・特急料金が記載されているので、出張に出向いたことと、運賃・特急料金を支払った事実を示す有力な証拠になります。しかし、きっぷでの代用を認めるかどうかは、勤務先によって判断が分かれるので、前もって上長や精算担当者に確認することをおすすめします。

きっぷもない場合

新幹線のきっぷは降りるときに回収されます。したがって、出張から帰ってきたあとで領収書を紛失した場合は、新幹線のきっぷは手元にありません。

もし、クレジットカードできっぷを買ったのであれば、利用明細や請求明細で購入の事実が証明できるので、それらで代用できないか上長や精算担当者に相談するとよいでしょう。

きっぷを現金で買って、領収書ときっぷ以外に購入の事実を証明するものがない場合は、まずは、上長や精算担当者に相談しましょう。

新幹線の運賃・特急料金はJRの駅に掲示されているほか、市販の時刻表やインターネット上の経路検索サイトでも確認することができます。また、経費精算の実務では近距離の交通費は領収書を不要としている場合も多く、不正を防ぐために領収書の提出を求めているのが実情です。

したがって、過失によって領収書を紛失したことと、出張に行った事実が確認できれば、運賃・特急料金を類推して精算することは不可能ではありません。ただし、この方法で経費を精算してもらえるかどうかは、会社の判断によります。

まとめ

新幹線のきっぷに限らず、領収書は購入した時に発行してもらうことが基本であって、再発行はされません。領収書は購入した時に発行してもらい、受けとった領収書は紛失しないことが基本です。

最近では、クレジットカードが普及したことや、ネット予約によるチケットレスサービスもあることから、新幹線のきっぷの領収書にもさまざまな種類があります。経費精算に使える領収書の種類は事前に確認しておくことをおすすめします。

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※掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:緒方 康人 (公認会計士 / 税理士)

税理士法人ゆびすい
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