先送り体質を改めたい人のための、タスク管理入門

「タスク管理」は重要なスキルの一つです。責任ある立場になればなるほど、様々な関係者からの要求は増加し、記憶に頼るだけでは仕事を管理することが難しくなります。

なお、タスク管理を行うことのメリットは数多くありますが、まとめると概ね以下のようなものとなります。

・仕事を忘れない
・「仕事を全て管理している」という安心感により、気が散らない
・仕事のボリュームを把握することで、スケジュール管理できる
・曖昧な状態の仕事をタスクとして詳細化し記述することで目標が明確になる。

要はタイトルにもある通り「先送りしない」で仕事が出来るといえるでしょう。

ですが、このようなメリットを知りつつも、実際にきちんとタスク管理を実行できている人はそう多くありません。また、「やり方」についても諸説あり、色々と試してはみたが、途中で諦めてしまう人も少なくないようです。

そこで、今回は、「タスク管理」をしっかりやりたい人のために、「タスク管理の4ステップ」と「継続するための3つのコツ」をお伝えします。

タスク管理入門

1.タスク管理ツールを選定する

タスク管理は手帳だけでも実行できますが、できることならばスマートフォンのアプリがあるタスク管理ツールを使うほうが、挫折しにくいでしょう。理由としては以下のようなことが挙げられます。

・ツールはスケジュールの組み換えが容易にできる
スケジュールやタスクは次々と変更がかかります。その時、手描きのメモだと何度も書き直しが生じたり、いちいち予定を消したりとかなり煩雑です。また、仕事の「優先度」を組み替えるときもソフトウェアを使えば「ワンタップ」で可能です。

一昔前は、「システム手帳」がこの役割を果たしていましたが、スマートフォンをお持ちであれば圧倒的にアプリを使うほうが修正、消去ともに効率が良いです。

・繰り返しタスクを何度も入れる必要がない
タスクの中には数多くの繰り返す仕事、「ルーチンワーク」があります。ルーチンワークを何度も記入するのは手間がかかり、面倒です。タスク管理ツールであれば「繰り返しタスク」を設定するだけで、ルーチンワークを管理することが出来ます。

・手帳や筆記用具よりも、スマートフォンの方が扱いやすい
これは趣味・嗜好の問題かもしれませんが、手帳や筆記用具よりもスマートフォンの方が取り出しやすいと思います。手帳や筆記用具にこだわりたい方もいらっしゃると思いますので、あくまで主観的なものかもしれませんが。

・スペースを気にすること無く、メモを書くことが出来る
手帳を使うタスク管理での大きな課題の一つが、「メモを書くスペースが足りない」ということです。ちょっとした作業のノウハウや手順、参考URLや注意事項など、ソフトウェアを使えばいくらでも書き込むことが出来ます。

どのソフトウェアを使うのが良いですか？と聞かれることもありますが、どのタスク管理ツールも似たり寄ったりです。こういう記事を参考にしてもよいと思います。因みに私個人はToodledoの無料プランを使っています。

2.タスク管理を始めるための4ステップ

タスク管理の方法はシンプルで、以下の4ステップで完成です。

これで完成です。あとはスマートフォンにツールのアプリをダウンロードし、PCと同期させておきます。

この時のコツとして、タスクの書き方に注意します。タスクは必ずアウトプットを明確にしてください。作成する、発行する、更新する、報告する、などです。こうしておくことで、タスクのゴールが明確になります。

ですから、アウトプットが明確でない「検討する、相談する」はできるだけ使わないほうが良いと思います。もし検討や相談が必要であれば、「検討し、案を紙にまとめる」であったり、「相談し、報告書をまとめる」であったりなど、アウトプットを付属してください。

3.タスク管理を継続する3つのコツ

さて、これでタスク管理を行う準備が出来ました。あとは日常で使うだけです。ここで、３つのことを守るだけで、継続するのが簡単になりますので、憶えておくと良いと思います。

コツ1. 　思い出した時、思いついた時にすぐにタスクを登録
思いついたらタスク登録、という習慣を作るため、常にソフトウェアを起動させる習慣をつけてください。横から急に入った仕事も一旦タスク登録し、次に上げる優先度をつけて取り組むとうまくさばくことが出来ます。

コツ2.　優先度を使いこなす
タスクには優先度を入れることが出来るツールがほとんどです。「優先度」はその日の仕事の順番になりますので、朝仕事を始める前に優先度を入れる習慣をつけてください。

その際、すぐに終わるタスクは優先度をTOPに、時間がかかって大事なものをHighに、重要でない雑務はLowにすることで、スムーズに仕事ができます。

コツ3.　1日に出来る仕事はそう多くないことを知る
経験的に、1日に出来る仕事の量は、大体4個から5個程度。それ以上詰め込むと大抵時間内に終わらず、タスク管理が嫌になってきます。

時間がかかりそうな仕事は、スケジュール表にも書き込むことで時間を確保し、その日野スケジュールが埋まったら、残っているタスクは別の日程に回しましょう。

まとめ

以上でタスク管理の話は終わりです。ツールを使いこなし、4つのステップと3つのコツで、「先送り体質」を改めましょう！