人材派遣業界における勤怠管理システムの活用 - 課題と解決方法

作成日：2024年2月22日

人材派遣業界における勤怠管理の特徴

多様な働き方のひとつの選択肢として、派遣就業が存在します。派遣であれば、勤務地や勤務日数、仕事内容などを自身のライフスタイルに合わせて選択することも可能です。そのため、派遣はワークライフバランスの向上にも資する就業形態といえるでしょう。

派遣先によって勤務体系が様々
派遣会社が派遣先とする企業は、特定の業界や特定の職種に限定されるものではありません。そのため、派遣社員が実際に行う業務は種々様々であり、勤務体系も多様なものとなっています。製造業での総務職に派遣される社員もいれば、小売業の営業職に派遣される社員もいるでしょう。このことは、派遣社員にとって派遣先の選択肢が増えるメリットとなる反面、勤怠管理の複雑化につながっています。

派遣の雇用形態は特殊
また、派遣社員は派遣元となる派遣会社に雇用されていますが、実際に就業するのは派遣先企業となります。そのため、一般的な雇用形態と異なり、派遣社員は派遣元と派遣先の企業双方による管理が必要となるわけです。派遣元と派遣先の双方において派遣社員の管理を行う二重管理体制は、人材派遣業界における勤怠管理の大きな特徴です。

人材派遣業界における勤怠管理の課題

① 勤務地が別々かつ勤務体系が多様

派遣社員が行う業務は特定されておらず、本人の有するスキルや希望に沿って選択されます。派遣社員がフルタイム勤務を希望する場合もあれば、短時間勤務を希望する場合もあるでしょう。そのため、派遣社員の勤務体系は一定ではなく、多様なものとなっており、勤怠管理を複雑化させています。
また、派遣社員の派遣先となる企業は、派遣会社と同一の都道府県に存在しているとは限りません。協会けんぽの健康保険料率は、都道府県ごとに設定されています。そのため、複数の都道府県への派遣を行う場合は、異なった保険料率を把握する必要があり、勤務体系の多様さと併せて、より勤怠管理を複雑化させることになっています。

➁ 派遣元企業と派遣先企業で異なる勤怠管理システムを利用

派遣社員は、派遣元企業に雇用されながら、派遣先企業で実際の業務を行うことが特徴です。そのため、派遣元と派遣先双方で派遣社員の管理が必要となりますが、双方が同じ勤怠管理システムを使っている場合ばかりではないでしょう。

勤怠管理システムは、数多くのベンダーからリリースされており、その機能も様々です。その中から企業は、自社の状況に合ったシステムを選択することになります。しかし、二重管理が必要な人材派遣業界で、派遣元と派遣先各々が異なるシステムを使っている場合は問題です。異なった勤怠管理システム間では、データの共有や連携が難しくなってしまい、給与や社会保険料、税金などの計算ミスが起きてしまいかねません。

③ 勤務スケジュールが不規則

すでに述べた通り、派遣先における派遣社員の就業状況は様々です。9〜18時や8〜17時などの決まった勤務スケジュールで働く場合ばかりではなく、繁忙に応じて変動するシフト制での勤務を行う場合もあります。また、繁忙期ともなれば、残業や休日出勤を行う必要もあり、複雑なシフト制勤務による勤怠管理をより複雑化させる結果につながっています。
不規則な勤務スケジュールの設定は、勤怠管理の複雑化を招き、集計ミスや計算ミスの発生につながります。特に二重管理が必要な人材派遣業界においては、派遣元や派遣先の一方のみが管理すれば良いわけではないため、より複雑化に拍車を掛けることになっています。

④ 労働時間の管理の難しさ

労働時間には1日8時間、週40時間の法定労働時間をはじめとした上限が存在し、企業は上限時間を遵守しなければなりません。また、2023年4月からは、中小企業にも月60時間超の残業に対する5割の割増率が適用されているため、正確な労働時間の把握は企業にとって、より重要性を増しています。
正確な労働時間の把握は、業種や職種を問うものではなく、人材派遣業界でも当然に要請されています。しかし、多様な勤務体系が存在し、派遣元と派遣先双方での二重管理が必要となる人材派遣業界における正確な労働時間管理は容易なことではなく、大きな課題となっています。

人材派遣業界の勤怠管理を支援する - マネーフォワードクラウド勤怠でできること

働き方改革関連法案に対応した機能

2019年4月から施行された働き方改革関連法案への対応は、企業の大きな悩みとなっています。複雑な勤怠管理が必要となる人材派遣業界では、その悩みもより大きなものとなっているでしょう。
マネーフォワードクラウド勤怠は、残業時間の上限規制や、有給休暇の年5日の取得義務など、働き方改革関連法案にも対応しています。

月の残業時間を集計し、色別にアラートを表示することで、残業時間の上限を一目で把握可能です。また、有休休暇付与の情報と有休休暇取得義務の情報が一覧で閲覧可能となっており、有給休暇取得の期限を見落とすこともありません。

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様々な雇用形態・シフトに対応

多様な勤務体系や複雑な勤務スケジュールが存在する人材派遣業界では、その勤怠管理も多様かつ複雑なものとなっています。しかし、マネーフォワードクラウド勤怠であれば、9～18時などの一般的な勤務制だけでなく、シフト制や裁量労働制、フレックスタイム制など、様々な勤務制にも対応可能です。

勤務予定となるシフトを入力することで、予定の確認が可能となり、所定労働時間と残業時間の自動集計も可能となっています。マネーフォワードクラウド勤怠を導入すれば、人材派遣業界における複雑な勤怠管理であってもミスのない集計が可能となり、大幅な業務効率化が望めるでしょう。

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Web打刻対応 - PCやスマートフォンから

多様な勤務体系を持つ人材派遣業界では、打刻方法にも柔軟性が求められます。営業職への派遣であれば、直行直帰などを行う場合もあり、打刻のためだけに出社することは非効率的といえるでしょう。また、本人が打刻できない場合には、不正な代理打刻の問題も出てきます。

マネーフォワードクラウド勤怠では、Web打刻やスマートフォン打刻など多様な打刻方法が選択可能です。モバイル端末を使った出先からの打刻はもちろん、PCからも打刻可能なため、打刻機の前に行列を作る必要もなくなります。時間や場所を問わない柔軟な打刻方法の提示は、多様な勤務体系を持つ人材派遣業界の実情に適しているといえるでしょう。

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労働時間の客観的把握

2019年4月より、労働時間の客観的把握が企業の法的義務となり、より厳格に客観的把握を行うことが求められています。この義務は、人材派遣業界にも適用されますが、二重管理の必要性などから容易に対応できるものではありません。

マネーフォワードクラウド勤怠では、ICカードやPCでの打刻が可能です。これは、タイムカードやICカード、PC入力などによる労働時間の記録を求めた客観的把握の要件を満たす把握方法となります。正確な労働時間の把握は、正確な給与計算や残業時間の上限規制遵守にもつながります。複雑な勤怠管理が必要となる人材派遣業界では、より大きな効果を発揮するでしょう。

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