-公社・団体向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
公社・団体の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
公社とは、公共法人や公共企業の略語で、公共の利益を追求する組織を指します。公共のサービスを提供し、社会全体の福祉向上を目的とする法的な枠組みをもつ組織が、公社に当たります。
公社の課題はいくつかあり、財政面の課題や競争力の向上、進化する技術への適応、持続可能な経営の追求などが主な課題です。
公社は公共サービスを提供するために設立されており、サービス提供のためには十分な財政基盤が必要です。さらに公社は、民間企業と同様に競争力のあるサービスの提供が求められています。
また、特に第三セクターおよび地方公社と関係をもつ地方自治体においては、経営健全化の方針を踏まえて一層の取り組みが推進されています。
出典：総務省「今後目指すべき地方財政の姿と令和５年度の地方財政への対応等についての意見」
公社の課題を解決に導くためには、業務効率の向上が重要となります。例えば、戦略的な経営計画や技術の導入、従業員の教育・育成などが必要です。これらの方法を取り入れ、現代の変化に柔軟な対応をとることで、競争力の高まりや持続可能な経営が期待できます。
公社・団体における請求書受領・送付業務のよくある課題
【受領】多様な事業活動に伴う請求書処理の複雑性
公社や団体では、多くの事業活動やプロジェクトを運営しており、それに伴う請求書の処理が複雑です。
たとえば公共事業やイベントの企画・運営、研究開発など、多岐にわたるプロジェクトからの請求書は、それぞれ異なる予算項目や契約条件に基づくため、正確な処理と管理が求められます。
【受領】補助金や助成金に関連する請求書の管理
公社・団体では、政府や自治体からの補助金・助成金を受けて事業を行うことが多いです。
これらの資金に関連する請求書は、規定や条件が厳格であり、適切な管理と正確な申請が必要です。不適切な管理を行った場合には、資金の返還や信頼失墜につながるリスクがあるため注意しなければなりません。
【送付】会員への年会費請求の複雑化
公社や団体では会員制を採用するケースが多く、年会費徴収のための請求書発行は重要な業務のひとつです。
会員の種類やランク、加入期間に応じた請求書の発行は、特に大規模な団体では管理が複雑化しやすく、請求内容に誤りがあれば、会員からの不信感が募る場合もあるでしょう。
このような背景から、特定の経理担当者に業務負荷が集中する事例も多いです。
【送付】サービス提供に伴う請求書の多様性
公社・団体では、研修プログラムやセミナー、出版物の販売など、会員や外部機関へさまざまなサービスを提供しています。
これらのサービスに関する請求書の発行は、サービスの種類や内容に応じて多様化し、経理担当者の請求書作成の負担を増加させます。
また請求書の発行と同様に、未回収債権の管理が煩雑となる点も課題といえるでしょう。
公社・団体の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウド請求書発行」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
公社・団体向けに参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善例
放射線治療や薬物療法を中心に、切らずに治す「低侵襲がん医療」に特化した医療法人社団神戸低侵襲がん医療センター様は、紙媒体で受領する請求書の支払いをエクセルで管理していました。
また、仕訳入力も手作業で行っており、非効率な業務体制に課題を感じていました。
請求書受領・経費精算業務の改善例
老舗百貨店である株式会社藤井大丸様では、バックオフィスの自社開発システムではテレワークができないことや、財務諸表の作成に労力や時間がかかっている点が課題の1つでした。
請求書・経費関連では「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
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マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
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マネーフォワード クラウド請求書発行
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
公社・団体が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
公社・団体にて請求書受領ソフトを導入する場合には、請求書の受領から支払いまでの手続きを簡略化するだけでなく、適切な保管や管理が可能かどうかチェックしましょう。
特に公社・団体では、公共事業やイベントの企画・運営など、さまざまなプロジェクトを通じて多種多様な取引先から請求書を受領します。それらの請求書のデータ化や、組織内での承認プロセスのオンライン化に取り組むことで、請求書受領業務を効率化できます。
また受領した請求書については、補助金や助成金申請に活用するケースが多いため、適切に保管できる請求書ソフトを選択するとともに、データ保存する場合には、電子帳簿保存法対応の有無も確認しましょう。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
公社・団体にて請求書発行ソフトを導入する場合には、会員への年会費やさまざまなサービスに関する請求書作成が効率化できるかどうか慎重に検討しましょう。
品目登録や取引先の設定により、過去の請求内容を反映して請求書を作成できれば、年会費請求のミスを削減することにも役立つだけでなく、業務属人化の解消にも貢献します。また複数のサービスごとに請求書をカスタマイズすることに加え、未回収債権を管理できる請求書ソフトを導入することで、回収遅延をいち早く察知でき、組織内における財務状態の健全化にもつながるでしょう。
さらに会計ソフトとの連携機能があれば、売上仕訳の作成も自動化でき、経理業務の効率化も実現できます。