-官公庁向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年2月13日
官公庁の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
官公庁は現在、紙の使用と手続きの複雑性という点において課題があります。この課題を解決するには、伝統的な手法にとらわれず、電子文書やデジタルワークフローを導入することで、手続きを簡素化し効率を高めることが必要です。
また、データの分断と連携の不足も課題です。DXは異なるデータソースを統合し、システムの連携を促進するための手段となります。官公庁がDXを導入することで、意思決定プロセスはスムーズに進むでしょう。DX導入を成功させるには、新しい技術に対応できる人材の確保が必要です。
総務省の資料によると、官公庁で勤務する人材は減少しており、地方公共団体の総職員数は1994年から2016年まで減少が続いていました。以降は増加傾向にあり、2022年はピークの1994年から15％増加しています。
出典：総務省「地方公共団体の総職員数の推移」
組織は新しい技術に対応できる人材の確保を急ぐとともに、スキル向上のための投資を行い、課題の解決を図ることが期待されています。
官公庁における請求書受領業務のよくある課題
紙の文化が残っている
脱ハンコは各企業でも進みましたが、これはペーパーレス化の前段階であり、官公庁においては内部資料も外部からの連絡においても紙の文化は依然として残っています。
官公庁が企業等から受け取る請求書もその1つで、封書で届けられた請求書は開封、分別、データ入力、申請、支払と処理完了までに多くのステップを必要とします。また、紙ベースの処理では、情報の共有や管理が難しく、人為ミスのリスクも高くなるでしょう。
属人化や兼務の多さ
官公庁では、限られたスタッフが担当業務を受け持ちますが、小さい組織ほど請求書の受領業務において、属人化しやすい傾向があります。属人化が進むと、要員の休暇や要員交代時などに業務品質の維持が難しくなりがちです。
また、新たに増えた業務を既存人員の兼務にて対応することも多く、繁忙期が重なったときは残業などが多くなります。業務の属人化や多すぎる兼務業務を続けるよりも、ITツールへのシフトを検討すべきでしょう。
官公庁の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書受領業務や保管業務をなくしたい場合
受領請求書には、依然として紙の請求書も多く、相手先のことを考えるとすべて請求データで受領することは現実的ではありません。そこでBPOサービスが付帯しているシステムを選択すると、導入したシステムに合わせて、業務プロセスの一部分を委託できます。
「マネーフォワード クラウド債務支払のBPOサービス」では、紙の請求書のデータ化・システムへのアップデート代行・請求書明細の下書き入力代行・証憑のファイリングと保管業務の代行などが可能です。支払申請の下書き入力をアウトソースすることにより、会社では内容を確認し、支払業務のみに業務を減らすことができます。
③請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
官公庁向けに参考となる請求業務の改善事例
請求書受領業務の改善例
放射線治療や薬物療法を中心に、切らずに治す「低侵襲がん医療」に特化した医療法人社団神戸低侵襲がん医療センター様は、紙媒体で受領する請求書の支払いをエクセルで管理していました。
また、仕訳入力も手作業で行っており、非効率な業務体制に課題を感じていました。
請求書受領・経費精算業務の改善例
老舗百貨店である株式会社藤井大丸様では、バックオフィスの自社開発システムではテレワークができないことや、財務諸表の作成に労力や時間がかかっている点が課題の1つでした。
請求書・経費関連では「マネーフォワード クラウド債務支払」「マネーフォワード クラウド経費」を導入しています。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
マネーフォワード クラウド債務支払 BPOサービス
請求書の受取から入力までをデジタルとBPOで解決し決算処理を加速！
マネーフォワード クラウド債務支払 BPOサービスでは、システム導入でも残ってしまう経理部の負荷が高い業務を代行いたします。
官公庁が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
紙の請求書の受領は、官公庁においても当面続くものと思われます。しかしながら、担当者間の情報共有や人為ミス防止のためには、業務の上流における「データ化」が好ましいと言えます。
業務フローにおける紙ベースでの運用範囲はできるだけ少なくし、データを活用することで、業務の効率化や品質の向上を図ることができます。実際、物理的な紙がその場になくても支払処理まで完結可能です。
債務管理ソフトを導入する際は、紙の請求書でも早期にデータでの運用が可能かどうかに着目しましょう。例えば、PDFファイルで受領した請求書においても、AI OCR機能やオペレーターによる補正があれば、よりデータへの信頼度が上がります。