-航空業界向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年4月12日
航空業界の現状と課題、DXや業務効率化の必要性
航空業界は、現在複数の要因により変革の時期を迎えています。まず、新型コロナウイルスの影響により、需要の急激な減少や国際的な旅行制約があり、航空会社に深刻な影響を与えています。業界全体が需要回復と経済的な回復を模索しています。
一方で、航空業界は環境に対する圧力も受けています。温室効果ガスの排出削減や持続可能な航空燃料の導入など、環境への配慮が強調されています。これは業界にとって大きな技術的・経済的な挑戦といえるでしょう。
出典：国土交通省 航空局「航空脱炭素化の取組の進捗について」
他にも、航空業界は激しい競争や燃料価格の変動、規制の変更といった課題にも直面しています。これらの要因は、業界全体の運営において安定性・競争力を維持する必要があります。
業務効率化は、航空業界が抱える課題への対処と同時に、競争激化する市場で生き残り、成長するために重要です。例えば、デジタル技術やデータ分析の導入により、予測メンテナンス、運航計画の最適化、効率的な顧客サービス提供などが実現されると、業務効率向上とコスト削減につながります。新たなテクノロジーの活用は、業界が変革に対応し、持続可能な未来を築く一助となるでしょう。
航空業界における請求書受領・発行業務のよくある課題
【受領】国際取引に伴う請求書処理の複雑化
航空業界はグローバルな業務を展開しており、海外の航空会社やサービスプロバイダーからの請求書を正確に処理しなければなりません。たとえば海外の空港での着陸料や燃料補給サービスの請求処理など、外国為替への対応や海外税制に対する理解が求められるケースもあります。
また航空業界では、航空機のリースやメンテナンスに関する費用など、高額な取引も頻発するため、経理担当者はより一層慎重な対応が必要となるでしょう。
【発行】多様な顧客層への請求書発行
航空会社においては、一般の乗客だけでなく、企業顧客や旅行代理店など、多種多様な顧客に対してサービスを提供しています。これら異なる顧客に対して請求書を送付する場合には、それぞれの契約条件や料金体系に沿った内容で発行しなければならないため、丁寧な対応が求められます。
たとえば団体旅行や企業契約に基づく特別料金プランの請求処理は、一般的な乗客に対する請求とは異なるアプローチが必要となるでしょう。
【発行】電子請求書への移行と顧客対応
航空業界でも、業務効率化と環境問題への配慮から電子請求書への移行が進んでいます。しかし請求書を電子化することで、顧客からの問い合わせの増加を引き起こす可能性があり、電子請求書に不慣れな顧客層へのサポート体制を強化する必要があります。
また個人だけでなく、企業や旅行代理店などの顧客も含まれるため、顧客ごとに異なる請求内容や送付方法を採用するケースもあり、請求業務の複雑化を招く要因にもなりかねません。
航空業界の請求書関連の課題解決に向けたDX例
①請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
②請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
③帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウド請求書発行」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
航空業界の企業様に参考となる請求業務の改善事例
請求書受領・経費精算業務の改善事例
埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙書類や二重入力の多い業務フローだったため、紙書類を途中で紛失するリスク、金額を間違えて入力するリスク、上司が社内に不在で承認フローが遅れるリスクなど、さまざまな問題が発生していたそうです。
経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、業務フローの改善・電子帳簿保存法への対応を完了しています。
請求業務の改善事例
ホクトシステム株式会社様では、店舗物件を探されているお客様に情報提供をしており、月額会員料をカード決済できないかという要望をよくいただいていたそうです。
また、社内の不正を抑止できるよう履歴管理をしたいという背景もあり、マネーフォワード クラウド請求書を導入いたしました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
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マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
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マネーフォワード クラウド請求書発行
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
航空業界の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
請求書受領に関するソフト導入の場合
航空業界に属する企業が請求書受領ソフトを導入する際には、国際取引に伴う複雑な請求書処理を効率化できるかどうか慎重に検討しましょう。請求書データの読み込み機能だけでなく、外国為替レートの自動変換や外国語による請求書にも対応したソフトを活用すれば、経理担当者の作業負担を軽減することが可能です。
さらに高額な取引の多い航空業界では、請求書データの追跡や会計ソフトとの連携が可能なソフトを使用することで、社内のデータ分析や財務状況の透明性を強化できます。またバックオフィス業務をオンライン化することで、リアルタイムでの情報共有が可能となり、スピーディーな経営判断にも役立てることができるでしょう。
請求書発行（送付）に関するソフト導入の場合
航空業界において請求書発行ソフトを導入する場合には、自社の顧客層に合った運用が可能かどうか検討しなければなりません。特に航空会社では、個人の利用客だけでなく、団体旅行や企業契約、旅行代理店との取引など、多種多様な顧客に対して請求書を発行する機会も多いため、顧客ごとに契約内容や料金体系、請求書の発行頻度が異なるケースも多いでしょう。
したがって請求書ソフトを活用する場合には、請求書テンプレートの使い分けや、メール送信・郵送などの送付方法の切り替えなど、顧客ごとに異なる請求プロセスを実施している場合でも、滞りなく社内の請求業務を効率化できるサービスを導入することが重要です。