-封入封緘機を使用中の企業向け-請求書ソフトの選び方・よくある課題・導入事例
更新日：2024年2月13日
封入封緘機とは？Web請求書発行との比較
封入封緘機は、封筒に書類や資料を挿入し、それを封緘するための機械のことです。主に、企業や事務所などで大量の郵便物や文書を扱う際に利用します。一方のWeb請求書システムは、企業や事業者がインターネットを介して請求書を作成し、顧客に送付するプロセスを指します。
現在、封入封緘機を使用している企業は、手続きの煩雑さや環境への負荷、情報提供の遅延といった課題を抱えています。封入封緘機の手続きには人手と時間がかかるうえ、紙の使用が増加し、顧客への請求書提供も迅速に行えません。
しかし、封入封緘機からWeb請求書システムへ移行することで、手続きや情報提供に関する業務効率を高めることが可能になります。Web請求書システムはプロセスを自動化し、手続きを簡略化するため、人手と時間の確保も期待できるでしょう。
また、Web請求書システムは紙を使用しないため、環境への配慮にも貢献します。環境省では、働き方改革とCO2削減を最重要課題としており、書類や資料などを電子化することは、環境保全効果につながると期待されています。
出典：環境省「働き方改革とＣＯ２削減等の両立を応援する取組を開始します」
封入封緘機の使用における請求書発行（送付）業務のよくある課題
導入コストは安くない
業務効率を上げる封入封緘機は、パワフルな性能を持ち、大容量の書類や封筒のフィーダー（供給装置）を搭載しています。しかし、検査システムも整備されている上位モデルは導入コストが高くなり、設置スペースや電源を確保する必要があるでしょう。
大量に送付する書類が請求書などに限られている場合には、諸経費や人件費を考える必要がでてきます。
封入封緘機でのトラブル
送付する書類と封筒を準備すれば、折り畳み、封筒への封入、封緘、通数確認等を自動化できる封入封緘機は、システムで監視できることも含め、大いに業務効率化につながります。
しかし、物理的なモノを扱う以上、紙詰まりなどのトラブルや誤作動もあるため、監視要員の常駐が必要です。また、梅雨時などには湿度に配慮する必要があり、機械のために部屋の空調を考慮する必要もあります。
オペレーターのトレーニングが必要
封入封緘機を運用するには、従業員（オペレーター）のトレーニングが必要です。使い方だけでなく、トラブルへの対処法を正しく理解してもらう必要があります。
また、経理部門で一部の取引先にのみ追加資料を添付したいときなどには、封入封緘機にセットする前にオペレーターによく確認しておく必要があります。直前になって補足資料を添付したい場合などは別途郵送するほうが早いときもあるでしょう。
封入封緘機を使用中の企業様向けの課題解決に向けたDX例
①請求書作成～送付を効率化したい場合
毎月の請求業務を効率化するためには、自社が発行する請求書の作成から送付までの一連の業務フローを踏まえ、担当者による手作業をできる限り削減することが重要です。
「マネーフォワード クラウド請求書Plus」では、社内のCRMや販売管理システムと連携し、手入力なしで簡単に請求書データを作成することが可能です。
社内の申請・承認を行った請求書についてはメールや郵送で一括送付でき、担当者の発送業務の負担を大幅に軽減できます。さらに作成した請求書の情報は会計システムにも売上仕訳として反映でき、自社の損益状況をリアルタイムで把握する際にも有用です。
②帳票送付業務を自動化したい場合
作成した請求書を取引先に送付する際、郵送の場合には印刷や封入、発送作業が必要となり、送付件数によっては担当者がまとまった時間を拘束されてしまいます。
「マネーフォワード クラウド請求書発行」では、作成した帳票データをアップロードすれば、あとはワンクリックで一括送信することが可能です。
またWeb送付や郵送、メール送信などの送付方法は取引先ごとに設定できるため、取引先の都合などによって急に送付方法を変更しなければならない場合にも、設定を変更するだけで対応できます。
③請求書の受領～会計処理を効率化したい場合
仕入先などから受領する請求書については、社内での承認作業や振込手続き、会計システムへの入力、請求書の保存などの業務フローを踏まえ、業務効率化のための最適な方法を実践しましょう。
「マネーフォワード クラウド債務支払」では、メールで受領した請求書データを自動で取り込み、AI OCR処理を行うことで、支払条件などの情報を読み取ることが可能です。
受領した請求書については、あらかじめ設定した社内のワークフローに基づいて承認作業を行ったあと、ワンクリックで振込指示ができます。APIを用いたシステム間連携もできるため、「マネーフォワード クラウド債務支払」の情報を会計システムやマスタ管理にも活用し、バックオフィス業務全体の効率化を追求することが可能です。
封入封緘機を使用中の企業様向け！請求書発行業務の改善事例
請求書作成業務の改善例①
株式会社ワーク・ライフバランス様では、請求書の発行は会計事務所に依頼していたため、送付したデータに間違いがあると修正してもらい再発行する手間が発生したり、取引先を待たせてしまったりと問題点がありました。
さらに月末には、税理士と当社各部門の責任者6名が集まって、紙で出力した請求書を確認する作業もありました。
請求書作成業務の改善例②
一次産業の生産者を支援するdot science株式会社様は、創業当初より知人の経営者からのすすめで「マネーフォワード クラウド会計」と「マネーフォワード クラウド請求書」を導入しました。
創業時のメンバーにバックオフィス経験者がおらず、どう進めるか悩んでいたそうです。さらに発注先も多いため、請求書作成やその管理についても課題を感じていました。
請求書受領・送付業務の改善に役立つお役立ち資料
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マネーフォワード クラウド請求書発行
法令対応を実現し、請求書送付業務の手間とコストを削減！
すべての帳票を自動で送付。郵送からWeb送付への切り替えなどで、郵送コストを削減することも可能です。
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マネーフォワード クラウド債務支払
受領請求書をペーパーレス化し、大量の請求書処理業務もかんたん＆効率化！
メールで受領した請求書データの自動保存、AI OCR機能で支払先や支払金額等の入力を自動化が可能です。
封入封緘機を使用中の企業様が請求書ソフトを導入する際のチェックポイント
フレキシブルな発行方法が選択できるか？
封入封緘機を利用する場合も、郵便局への搬送経費や郵便料金は必要です。すべての取引先について請求書を電子化することは、先方の意向もあるため現実的ではありません。そこで、取引先を請求書発送によって区分して、Web送付やメールで発送可能な取引先から段階的に電子化を実施するのが好ましいといえます。
請求書ソフト側で送付方法を柔軟に選択する機能があれば、段階的なペーパーレス化を実現できるでしょう。
送付データの一元管理ができるか？
インボイス制度では、税込1万円以上の場合は返還インボイスが必要となり、一旦交付したものに誤りがあった場合は修正したインボイスが必要となります。
また、インボイスを納品書等との組み合わせて書類全体で認識するケースもあります。このような複雑な請求書がある場合、同一取引先におけるデータを一元管理しないとうまく業務は回りません。封入封緘機に入れる前に、請求書ソフト側で顧客情報を一元管理できれば、担当者の交代や取引先からの問い合わせ対応にもスムーズに対応できます。